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Artikelverwaltung mit geöffnetem Artikel

Das Modul Artikelverwaltung ergänzt die Module AngeboteVerträge und Aufträge und schafft so die Möglichkeit, zu kalkulieren und entsprechende Dokumente auszugeben. Darüber hinaus ist dieses Modul Bestandteil bei der Buchung des Moduls Rechnungen. Mit dem Modul Artikelverwaltung können Sie Dienstleistungen und Produkte verwalten. So haben Sie die Möglichkeit, diese Artikel in Angeboten zur Kalkulation zu verwenden. Sie können dann Angebote in Verträge oder Aufträge umwandeln und schließlich Rechnungen erzeugen. Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit, Rechnungen ohne die Module Angebote, Verträge und Aufträge zu erstellen.

Die Artikelverwaltung des TecArt-Systems grenzt sich klar von einem ERP-System mit der Verwaltung und klassischer Warenwirtschaft ab. Über die Artikelverwaltung besteht keine Möglichkeit, Warenbestände zu pflegen. Jedoch bietet sich die Möglichkeit, über die umfangreichen Schnittstellen und Erweiterungsmöglichkeiten auch externe Daten, wie Bestände aus anderen Systemen zu integrieren. Weitere Details können Sie bei Bedarf unserem Marktplatz und unserem Developer-Wiki entnehmen.

1. Weiterführende Seiten

2. Ansicht der Artikelverwaltung

2.1. Daten in der Übersicht

 

Die grundlegende Beschreibung der Artikelübersicht fehlt an dieser Stelle noch. Da diese ähnlich aufgebaut ist, wie alle anderen Module, folgt diese später.


2.1.1. Anpassung der Spalten

Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch  - und  -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten  Strg-Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

2.1.2. Gruppierungen

Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen  Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen  Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.

Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

2.1.3. Farbliche Anzeigen

Artikel in der Artikelverwaltung können unterschiedliche Farben annehmen. Abhängig ist dies von der Einstellung des Feldes  Deaktiviert. Wenn der Haken in diesem Feld gesetzt wurde, erscheint der Artikel in der Artikelübersicht Grau. Aktive Artikel werden Schwarz dargestellt. Bitte beachten Sie, dass Artikel in der Artikelliste in den Modulen AngeboteAufträgeRechnungen und Verträge weitere Farben annehmen können. Informationen zu Voraussetzungen und Bedeutung erhalten Sie auf den jeweiligen Handbuchseiten.

2.1.4. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Bearbeiten

Dieser Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung im Modul Artikel zur Verfügung. Wenn nur ein Datensatz markiert ist, öffnet sich der Artikel direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Artikel, können Änderungen an den gewählten Artikeln gleichzeitig vorgenommen werden.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen neue Artikel anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt.

Löschen

Der markierte Datensatz wird gelöscht.

Favorit hinzufügen / entfernen

Häufig verwendete Datensätze können Sie als Favorit markieren. Dabei färbt sich am Anfang der Zeile der Stern gelb ein. Sofern verschiedene Datensätze markiert wurden ist auch die Filterung nach den Favoriten mit dem Button in der Übersicht möglich.
Weiterhin werden Dokumente der markierten Datensätze über TecArt-Drive (alpha) synchronisiert.

Drucken

Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist.

Export

Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch  F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.

2.2. Buttons in der Artikelmaske

ButtonFunktion

Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Datensatz neu berechnet. Der Button wird nur angezeigt, sofern es hinterlegte Formeln gibt.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen, neue Artikel anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.

Bearbeiten

Durch Klick auf diesen Button wechselt der Artikel in den Bearbeitungsmodus. Voraussetzung hierfür ist die Berechtigung Objekte bearbeiten zu dürfen. Andernfalls wird Ihnen der Button nicht angezeigt.

Speichern

Diesen Button sehen Sie nur im Bearbeitungsmodus des Objektes. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, werden die Details der Änderungen gespeichert. Dabei kann es vorkommen, dass verschiedene Prüfungen vorgenommen werden, bevor die Daten gespeichert werden können. Solch eine Prüfung ist z.B. das Ausfüllen aller Pflichtfelder.
Sollten Sie keine Änderungen vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen den Abbruch mittels gleichnamigen Button bzw. das Fenster einfach zu schließen, da andernfalls sich ohne Änderung das Änderungsdatum neu gesetzt wird.

Abbrechen

Sie befinden sich im Bearbeitungsmodus und möchten den Vorgang nur abbrechen, um in den Lesemodus zurück zu wechseln, dann nutzen Sie bevorzugt diesen Button.

Löschen

Sofern Sie die Berechtigung besitzen das Objekt zu Löschen, wird der Button angezeigt. Mit Betätigung erfolgt eine Sicherheitsabfrage vor dem Löschen und Sie können diese Bestätigen bzw. den Vorgang noch abbrechen.

Zeigt an, ob der geöffnete Datensatz als Favorit gekennzeichnet ist oder nicht. Mit einem Klick auf den Button kann man den Datensatz entsprechend als Favorit markieren oder die Markierung aufheben.

Datei(en) hochladen...

Über diese Funktion können Sie Dateien für den Artikel hochladen. Bilder sollten dabei in den zugehörigen Unterordner  images.

Löschen

Über den Button können Sie das Bild bzw. die hinterlegte Datei löschen. Dabei ist der Button teilweise mit Beschriftung oder mit Icon ausgestattet.

2.3. Objektregisterkarten

Registerkarten sind flexible Elemente in den unterschiedlichen Objekten Ihres CRM. Sie können Inhalte des TecArt-Systems genauso beinhalten, wie Informationen aus anderen Anwendungen Ihres Unternehmens, Produkte unseres Marktplatzes oder Webseiten. Damit stehen Ihnen fast unbegrenzte Möglichkeiten für Anwendungen zur Verfügung.

2.3.1. Neue Registerkarte erstellen

Um einen neuen Registerkarteneintrag zu erstellen, klicken Sie auf das jeweilige Modul, wie bspw.  AufgabenKontakteProjekte oder  Tickets. In der obereren Registerkartenleiste sehen Sie auf der rechten Seite einen kleinen Pfeil Pfeil nach unten. Bitte klicken Sie ihn an und wählen  Anpassen. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Sie haben die Möglichkeit, rechts oben die Anzahl der maximalen Register einzustellen. Auf der linken Seite finden Sie die bisher erstellten Registerkarten sowie eine Checkbox, die den Reiter für alle Benutzer in Ihren CRM freigibt. Auf der rechten Seite haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Funktionen:

AuswahlBeschreibung

Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach oben verschieben und entsprechend anordnen.

Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach unten verschieben und entsprechend anordnen.

Durch diese Funktion können Sie neue Links als Registerkarte hinterlegen.

Durch diese Auswahl können Sie eine neue Registerkarte mit entsprechenden Filterfunktionen erstellen.

Durch diese Auswahl können Sie eine neue Verknüpfung zu einem anderen Objekt oder Vorgang erstellen. Es ist bspw. möglich, mehrere Verträge mit einem Kontakt zu verknüpfen.

Über diese Auswahl können Sie einen neuen Ordner erstellen. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung ein, so wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt.

Durch diese Auswahl können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten einblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl  möglich.

Durch den Klick auf diesen Button können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten ausblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl  möglich.

Durch diese Funktion können Sie aktuelle Registerkarten löschen.

Durch die Bearbeitungsfunktionen können Sie aktuelle Registerkarten verändern.

Über das Checkfeld  Für alle Benutzer setzen werden die Registerkarten und entsprechenden Einstellungen für alle Benutzer gesetzt.

2.3.2. Neue URL

Durch Klick auf  öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie im Feld  Titel die Bezeichnung ein, die später auf der Registerkarte erscheinen soll. Das Feld  Link enthält die vollständige URL Ihres Links, also inklusive http://https:// etc. Wenn Sie das Checkfeld  In neuem Fenster öffnen aktivieren, wird durch Klick auf die Registerkarte die Verlinkung in einem neuen Fenster geöffnet. Bei den Feldern  Breite in Pixel und  Höhe können Sie die Reitergröße selbstständig einstellen. Unter den allgemeinen Zugriffsrechten können Sie festlegen, für welche Gruppen der Reiter sichtbar sein soll.

Sie können auch Registerkarten erstellen, die Informationen aus anderen Feldern im Kontakt auslesen. Sollten Sie bspw. bereits ein Feld für die Webseite des Kunden angelegt haben (z. B. das Feld user34) und möchten die Webseite in einem Register angezeigt bekommen, tragen Sie <#user34#> im Formularfeld "Link" ein. Die Informationen werden direkt aus dem Feld user34 des Kontaktes geladen und die Webseite wird in dem neu erstellten Register dargestellt. Webseiten im Format https:// funktionieren nicht. In diesem Fall müssen Sie das Format http:// nutzen.

2.3.3. Neue Übersicht

Wählen Sie den Button , gelangen Sie zu den Einstellungsparametern für einen neuen Reiter.

Unter  Name tragen Sie ein, wie der neue Reiter heißen soll. Die Filterfunktionen können Sie individuell konfigurieren. Links unten sehen Sie zwei Boxen. Zum einen  Anzeigbare Felder und zum anderen  Angezeigte Felder. Durch die horizontalen Pfeile können Sie die jeweiligen Begriffe hinzufügen oder entfernen. Begriffe, die unter   Angezeigte Felder aufgelistet sind, werden später als Spalten in der Übersicht angezeigt. Unter  Dieses Register ist verfügbar für, lassen sich die jeweiligen Gruppen hinzufügen, die einen Zugriff auf diesen Reiter erhalten sollen.

 

Je nach Modul unterscheidet sich die Felderauswahl bzw. die Spaltenbezeichnung. Die Funktionen sind für alle Module gleich

2.3.3.1. Filteraufbau anhand eines einfachen Beispiels

Möchten Sie Informationen über die unteren Registerkarten in bestimmten Modulen ausgeben, so ist dies über die Standardverknüpfungfelder möglich, die in zahlreichen Modulen des TecArt-Systems vorhanden sind. Möchten Sie bspw. die Standard-Vertragsregisterkarte kopieren und durch zusätzliche anzeigbare Felder erweitern, so erläutern wir Ihnen dies anhand des nachfolgenden Beispiels. Wir werden alle Verträge zu dem zugehörigen Kontakt, in einem Kontakt ausgeben.

Erstellen Sie eine  wie oben beschrieben. Im Bereich der  Datenquelle geben Sie an, aus welchem Modul die Informationen gezogen werden sollen bzw. welche Spalten Sie im Kontakt ausgeben möchten. In diesem Fall wählen Sie die  Datenquelle Verträge. Sie erhalten eine Auswahl von Feldern, der eben eingestellten Datenquelle. Wählen Sie das Standard-Kontaktverknüpfungsfeld (Kontakt) aus. Im nächsten Schritt treffen Sie die Auswahl enthält Objekt ID. Als letztes wählen Sie ID. Die ID ist dafür zuständig, den entsprechenden Kontakt zu identifizieren.

Der Filter gleicht die Standard-Kontaktverknüpfung aus den Verträgen mit der Standard-Kontaktverknüpfung (in diesem Fall die ID des Kontakts) im Kontakt ab und gibt alle zugehörigen Verträge des Kontaktes aus.

Zusammenfassend lautet die Bedingung:  Kontakt -  enthält Objekt ID -  id

Weitere Beispiele mit Standard-Verknüpfungsfeldern wären:

  • Gib alle Projekte eines Kontakts im Kontakt aus.
  • Gib alle Personen eines Kontaktes im Kontakt aus.
  • Gib alle Aufträge eines Kontaktes in einem Auftrag aus.
  • etc.

2.3.3.2. Filteraufbau anhand eines komplexen Beispiels

Filter können unter Umständen sehr komplex sein, wenn Sie an entsprechende Informationen im System gelangen möchten. Anbei erhalten Sie eine Erläuterung zur Anzeige aller Verträge eines Kontaktes im Projekt. Dieses Beispiel können Sie auf zahlreiche andere Bedingungen umsetzen. Weitere Beispiele sind:

  • Gib alle Aufträge eines Kontaktes in einem Vertrag aus.
  • Gib alle Rechnungen eines Kontaktes in einem Vertrag aus.
  • Gib alle Verträge eines Projekts in einem Auftrag aus.
  • etc.

Möchten Sie alle Verträge eines Kontaktes in einem Projekt anzeigen lassen, ist es wichtig, dass Sie ein Verknüpfungsfeld im Projekt anlegen. In diesem Beispiel ist es ein Kontaktverknüpfungsfeld (hier User24), da Sie abfragen möchten, welche Verträge zu dem Kontakt und welcher Kontakt zu dem Projekt gehören.

Wenn das Kontaktverknüpfungsfeld (unser Beispiel: User24) über die Felderverwaltung angelegt wird, so erstellen Sie eine  im Projekt, wie oben beschrieben. Im Bereich der  Datenquelle geben Sie an, aus welchem Modul die Informationen gezogen werden sollen bzw. welche Spalten Sie im Projekt ausgeben möchten. In diesem Fall wählen Sie die Datenquelle Verträge. Sie erhalten eine Auswahl von Feldern, der eben eingestellten Datenquelle. Wählen Sie das Standard-Kontaktverknüpfungsfeld (Kontakt). Im nächsten Schritt treffen Sie die Auswahl enthält Objekt ID. Als letztes legen Sie fest, mit welchem Feld Sie das Kontaktfeld (Verträge) in den Projekten abgleichen wollen. In unserem Beispiel ist es das Feld user24 aus den Projekten. Der Filter gleicht demzufolge die Kontaktverknüpfung aus den Verträgen mit der Kontaktverknüpfung im Projekt ab und gibt alle zugehörigen Verträge des Kontaktes aus. Die Feldbezeichnungen zu den jeweiligen Feldern finden Sie in der Felderverwaltung.

Zusammenfassend lautet die Bedingung:  Kontakt -  enthält Objekt ID -  user24

Sollten Sie Hilfe bei komplexen Filterstrukturen benötigen, ist dies in Form eines WebinarsCustomizings oder Online-Schulung möglich. Melden Sie sich hierzu gerne beim Support.

2.3.4. Neue Verknüpfung

Durch den Klick auf  können Sie neue Verknüpfungen zu Objekten und Vorgängen erstellen. Dies ist z. B. vorteilhaft, um gewisse Beziehungen oder Strukturen zwischen Kontakten, Verträgen, Rechnungen etc. aufzubauen.

Haben Sie das Fenster für eine neue Verknüpfung geöffnet, können Sie einen Titel, das Modul, die Sortierung, die angezeigten Felder festlegen sowie die Gruppen auswählen, die eine entsprechende Einsicht auf die Verknüpfung erhalten sollen.

Wurde die Registerkarte mit  Speichern und Schließen erstellt, erhalten Sie die folgenden Buttons:

  • Verknüpfung hinzufügen - Sie können eine Verknüpfung von einem Objekt oder Vorgang zu einem anderen vornehmen.
  • Verknüpfungen kopieren zu - Sie können bestehende Verknüpfungen aus dem aktuellen Objekt oder Vorgang zu einem anderen kopieren.
  • Verknüpfung kopieren von - Sie kopieren bestehende Verknüpfungen von einem Objekt oder Vorgang zu dem aktuellen geöffneten Objekt oder Vorgang.
 

Sie haben nur die Möglichkeit, immer eine Verknüpfung je Modul anzulegen. Beispielsweise ist es nicht möglich, zwei Mal das Kontaktmodul als Verknüpfungsreiter zu erstellen.

2.3.5. Neuer Ordner

Über den Button  können Sie neue Ordner für Dokumente in den jeweiligen Modulen erstellen. Im Detail legen Sie einen Titel, einen Ordnernamen und den Zugriff auf den Ordner fest. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung an, wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt.

2.3.6. Registerkarte löschen

Möchten Sie einen vorhanden Eintrag entfernen, wählen Sie die Registerkarte in der linken Box an und bestätigen Sie den Löschvorgang über den Button .

2.4. Untere Objektregisterkarten auf Basis von Custom-Templates

Umschaltung des Templates

Nutzen Sie für Ihre Objekte oder Vorgänge Custom-Templates, so ist es möglich, je Template eine andere Auswahl der unteren Registerkarten laden zu lassen. Wechseln Sie zunächst in ein Modul, für dessen Objekte Sie die unteren Registerkarten verändern wollen. Öffnen Sie nun ein beliebiges Objekt dieses Moduls, es ist unerheblich welches. Öffnen Sie innerhalb dieses Objektes nun über den Pfeil  und  Anpassen die Einstellungen für die Objektregisterkarten. Oben neben der Bezeichnung Register anpassen können Sie das Template über die Templateauswahl verändern. Haben Sie ein entsprechendes Template gewählt, können Sie über die Buttons auf der rechten Seite, neue Registerkarten erstellen und diese positionieren. Die Auswahl  Bitte Wählen steht für das Standard-Template des TecArt-Systems. Wird kein Custom-Template in dem jeweiligen Objekt oder Vorgang ausgewählt, lädt das System immer den Standard. Haben Sie alle entsprechenden Einstellungen für Ihr ausgewähltes Template festgelegt, wählen Sie  Speichern und Schließen.

transklu

3. Massenbearbeitung in Listenansichten anwenden

Steht Ihnen die Funktion der Massenbearbeitung zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit, gleichzeitige Änderungen an mehreren Datensätzen vorzunehmen. Die Massenbearbeitung ist in allen Objekten, wie Kontakten, Projekten, Rechnungen etc. sowie in den Aktivitäten wie Termine, Aufgaben, Anrufen und Notizen verfügbar. In der Dokumentenverwaltung und in den E-Mails ist diese Funktion nicht implementiert.

Um eine Information an mehreren Objekten gleichzeitig zu ändern/ zu ergänzen, gehen Sie in die Übersicht des entsprechenden Moduls. Solche Änderungen können nur für Objekte gleicher Art durchgeführt werden. Bitte beachten Sie den unten stehenden Hinweis! Mithilfe der Ausführung eines Filters kann die Auswahl bereits präzisiert werden. Halten Sie die  Strg-Taste bzw. Shift-Taste  gedrückt um mehrere Datensätze in der Listenansicht zu markieren. Öffnen Sie nun das Kontextmenü über einen Rechtsklick und wählen Sie  Bearbeiten... aus. Das sich öffnende Fenster zeigt die Felder der oberen Registerkarten an. Im Fall einer Datenübereinstimmung aller ausgewählten Datensätze, wird Ihnen immer der entsprechende Feldwert angezeigt. Gibt es unterschiedliche Feldinhalte der ausgewählten Objekte, wird Ihnen je Feld Mehrfachwert... angezeigt. Um einen Feldinhalt zu ändern, aktivieren Sie den Haken vor dem gewünschten Feld und fügen Sie Ihre Information ein. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen und beantworten die Sicherheitsabfrage.

Wichtige Anmerkung

 

Die vorgenommenen Änderungen werden auf alle ausgewählten Objekte angewandt und überschreiben bei einer Änderung alle vorherige Werte.

Bearbeitung gleicher Inhalte

 

Werden in Ihrem System ggf. verschiedene Ansichten (Templates) für Objekte verwendet (z. B. andere Felder für Lieferanten und Kunden), müssen Sie darauf achten, dass die gewählten Datensätze immer in der gleichen Ansicht sind. Andernfalls erhalten Sie eine Hinweismeldung.

4. Weitere Seiten zu Artikeln