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Im Modul  Aufgaben werden sowohl Ihre, als auch fremde Aufgaben, die mit Ihnen im Zusammenhang stehen, verwaltet. Das Modul besteht aus verschiedenen Registerkarten. In ihnen werden die Aufgaben bereits gefiltert dargestellt.

Die Hauptansicht ist die Registerkarte  Eigene Aufgaben. Auf dieser stehen alle Ihnen zugeordneten Aufgaben. Dort können Sie auch Filter anlegen oder auf bestehende Filter zurückgreifen, um die Aufgabenliste einzuschränken. Die anderen Standardregister stellen bereits Filterungen von Aufgaben dar, seien es die neuen und noch nicht begonnenen, überfällige Aufgaben oder vergebene Aufgaben. Aufgaben, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde, werden rot angezeigt.

Auch in den Aufgaben ist es möglich, die Registerkarten anzupassen. Nähere Informationen finden Sie unter Objektregisterkarten.


1. Weiterführende Seiten

2. Ansicht der Aufgaben

Modul Aufgaben

2.1. Anpassung der Spalten

Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch  - und  -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten  Strg-Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

2.2. Gruppierungen

Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen  Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen  Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.

Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

2.3. Farbliche Anzeige und Status

Aufgaben können in verschiedenen Farben dargestellt werden. Die Darstellung ist abhängig von ihrem jeweiligen Status und Fälligkeitsdatum.

DarstellungBeschreibung
SchwarzAufgabe, die bereits geöffnet und angesehen wurde.
Schwarz und FettAufgabe wurde von anderem Mitarbeiter angelegt und Ihrem Benutzer zugewiesen. Sobald Sie die Aufgabe öffnen und speichern, wird diese nur noch schwarz dargestellt.
RotAufgaben deren Fälligkeitsdatum erreicht ist, werden generell rot eingefärbt.
Rot und FettAufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden und deren Fälligkeitsdatum erreicht ist, werden rot und fett dargestellt. Nehmen Sie die Aufgabe an, erscheint sie rot, wenn Sie das Fälligkeitsdatum anpassen, wird die Aufgabe wieder schwarz eingefärbt.
GrauGrau werden erledigte Aufgaben angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Aufgabe erst grau wird, wenn alle Zuständigen die Aufgabe zu 100% erledigt haben.

Das Symbol wird im Betreff angezeigt, wenn es sich bei der Aufgabe um eine Serienaufgabe handelt.

Wenn eine Erinnerung für die Aufgabe gesetzt wird, erscheint das Symbol im Betreff. Sobald die Vorlaufzeit der Aufgabe erreicht wird, erscheint die eingestellte Erinnerung und die Glocke wird im Betreff nicht mehr angezeigt.

2.4. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Bearbeiten

Dieser Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung im Modul Aufgaben zur Verfügung. Wenn nur ein Datensatz markiert ist, öffnet sich die Aufgabe direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Aufgaben, können Änderungen an den gewählten Aufgaben gleichzeitig vorgenommen werden.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen neue Aufgaben anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt.

Kopieren

Es wird eine Kopie des Hauptdatensatzes erzeugt. Eventuell vorhandene Anlagen etc. werden nicht mit kopiert. Dabei handelt es sich immer eine exakte Kopie, welche Sie ggf. weiter bearbeiten müssen.

Löschen

Der markierte Datensatz wird gelöscht.

Sicherheit

Der Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung. Wird nur ein Datensatz markiert, werden die aktuellen Zugriffsrechte dieses Datensatzes angezeigt. Beim Markieren mehrere Datensätze wird versucht die Schnittmenge der Rechte zu ermitteln und anzuzeigen. Sollten Sie entsprechende Rechte besitzen, können Sie die Zugriffsrechte für die markierten Datensätze individuell oder mittels Zugriffsliste ändern.

Berechtigungen anzeigen

Dieser Punkt steht nur Administratoren zur Auswahl. Angezeigt werden die aktuellen Zugriffsrechte anhand der Mitarbeiterwahl. Dabei werden die persönlichen Rechte des Mitarbeiters, wie die Gruppenrechte beachtet und in Summe ausgegeben. Der Administrator erkennt damit sofort, wie die Rechte wirken.

Bestätigung

Die Aufgabe kann angenommen, abgelehnt oder keine Bestätigung eingetragen werden, ohne diese zu öffnen.

Priorität

Legen Sie über NiedrigNormal oder Hoch die Wichtigkeit Ihrer Aufgabe fest, ohne diese zu öffnen.

Status

Setzen Sie den Aufgabenstatus auf ErledigtIn BearbeitungNicht begonnenWartet auf jemand anderen oder zurückgestellt.

Termin erstellen

Aus dem markierten Datensatz wird ein Termin erzeugt. Die hinterlegten Notizen werden in den Termin automatisch übernommen.

Anruf erstellen

Aus dem markierten Datensatz wird eine Anrufnotiz erzeugt. Die hinterlegten Notizen werden in den Anruf automatisch übernommen.

Wiedervorlagen

Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen des markierten Datensatzes an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen.

Wiedervorlagen hinzufügen

Erstellt eine neue Wiedervorlage/Erinnerung für den markierten Datensatz.

Favorit hinzufügen / entfernen

Häufig verwendete Datensätze können Sie als Favorit markieren. Dabei färbt sich am Anfang der Zeile der Stern gelb ein. Sofern verschiedene Datensätze markiert wurden ist auch die Filterung nach den Favoriten mit dem Button in der Übersicht möglich.
Weiterhin werden Dokumente der markierten Datensätze über TecArt-Drive (alpha) synchronisiert.

Drucken

Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist.

Export

Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch  F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.

2.5. Filterfunktionen

2.5.1. Standardfilter Alle...

SuchleisteIhr System wird mit einem Standardfilter ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht auch aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München dagegen nicht.

 

Um Ihre Filtereinstellungen für Alle... festzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche . Wählen Sie dann rechts oben beim Eintrag  Kopiere Bedingungen von Filter den Eintrag Alle... aus und bestätigen Sie mit Kopieren. Sie erhalten nun die Filterbedingungen aufgelistet.

 

Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter definiert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den entsprechenden Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, der dann die Änderung über unseren Support in Auftrag geben kann.

2.5.2. Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie bspw. kein Leserecht auf ein Objekt, erhalten Sie auch kein entsprechendes Suchergebnis. Gleiches gilt für eingetragene Suchbegriffe, die im ausgewählten Filter nicht vorkommen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

  1. Der Schnellfilter, zu finden unter  oder  Erweiterte Suche (bei gemeinsamen- und eigenen Dokumenten), ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld. Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben. Vor dem Dropwdown Feld finden Sie die Bezeichnung  Suchen oder Suche.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt die Filter werden nicht miteinander kombiniert.
 

Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button  * betätigen.

2.5.3. Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die entsprechenden Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

OperatorOperation
UNDMit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODERBei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND (Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>
Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe Lupensymbol.gif hinter dem Feld.
<#time#>Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

2.5.4. Filter anlegen

Neuen dauerhaften Filter anlegenAlle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert es Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

  1. Öffnen Sie mittels Symbol  oder durch Anwahl von  Erweiterte Suche einen neuen Schnellfilter.
  2. Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden. Das letzte Bedingungsfeld einer Zeile kann bei Textfeldern ebenfalls leer gelassen werden.
  3. Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button  Mehr + bzw.  - Weniger oder die Symbole  oder .
  4. Legen Sie die Gültigkeit für den verfügbaren Personenkreis fest.
  5. Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien Prüfen.
  6. Für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse können Sie ein Feld festlegen. Sie können auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind und ggf. auch nicht in der Liste ausgegeben werden.
  7. Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll. Belassen Sie die Auswahl auf Bitte wählen, so ist diese Funktionalität nicht aktiviert.
  8. Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden.
  9. Wenn Sie den Filter über  AnpassenNeuen Filter erstellenangelegt haben, können Sie diesen über den Button Speichern und Schließen zu Ihren Suchfiltern hinzufügen.
 

Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf  Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in den Übersichten aufgelistet. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf  Anwenden klicken. Um die Ergebnisse des gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button  * betätigen.

 

An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden lassen. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten beim gewählten Suchfilter. Ein Beispiel: Bei Lieferantenverträgen können Sie sich z. B. die Spalte Inventarnummer einblenden lassen, währenddessen Sie diese Spalte bei Ihren Produktverträgen nicht benötigen.

2.5.5. Filter speichern oder ändern

  1. Filter anpassenWählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button  AnpassenNeuen Filter erstellen um einen neuen Filter zu erstellen oder  Aktuellen Filter bearbeiten um einen bereits angelegten Filter zu ändern.
  2. Legen Sie links oben bei  Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.
  3. Tragen Sie, wie im Schritt Filter anlegen beschrieben, die jeweiligen Kriterien ein.
  4. Um den Filter entsprechend zu speichern, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

2.6. Favoriten

 

Neue Funktion - neu beschreiben - ggf. durch Entwickler Infos geben lassen

2.7. Objektregisterkarten

Registerkarten sind flexible Elemente in den unterschiedlichen Objekten Ihres CRM. Sie können Inhalte des TecArt-Systems genauso beinhalten, wie Informationen aus anderen Anwendungen Ihres Unternehmens, Produkte unseres Marktplatzes oder Webseiten. Damit stehen Ihnen fast unbegrenzte Möglichkeiten für Anwendungen zur Verfügung.

2.7.1. Neue Registerkarte erstellen

Um einen neuen Registerkarteneintrag zu erstellen, klicken Sie auf das jeweilige Modul, wie bspw.  AufgabenKontakteProjekte oder  Tickets. In der obereren Registerkartenleiste sehen Sie auf der rechten Seite einen kleinen Pfeil Pfeil nach unten. Bitte klicken Sie ihn an und wählen  Anpassen. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Sie haben die Möglichkeit, rechts oben die Anzahl der maximalen Register einzustellen. Auf der linken Seite finden Sie die bisher erstellten Registerkarten sowie eine Checkbox, die den Reiter für alle Benutzer in Ihren CRM freigibt. Auf der rechten Seite haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Funktionen:

AuswahlBeschreibung

Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach oben verschieben und entsprechend anordnen.

Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach unten verschieben und entsprechend anordnen.

Durch diese Funktion können Sie neue Links als Registerkarte hinterlegen.

Durch diese Auswahl können Sie eine neue Registerkarte mit entsprechenden Filterfunktionen erstellen.

Durch diese Auswahl können Sie eine neue Verknüpfung zu einem anderen Objekt oder Vorgang erstellen. Es ist bspw. möglich, mehrere Verträge mit einem Kontakt zu verknüpfen.

Über diese Auswahl können Sie einen neuen Ordner erstellen. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung ein, so wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt.

Durch diese Auswahl können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten einblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl  möglich.

Durch den Klick auf diesen Button können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten ausblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl  möglich.

Durch diese Funktion können Sie aktuelle Registerkarten löschen.

Durch die Bearbeitungsfunktionen können Sie aktuelle Registerkarten verändern.

Über das Checkfeld  Für alle Benutzer setzen werden die Registerkarten und entsprechenden Einstellungen für alle Benutzer gesetzt.

2.7.2. Neue URL

Durch Klick auf  öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie im Feld  Titel die Bezeichnung ein, die später auf der Registerkarte erscheinen soll. Das Feld  Link enthält die vollständige URL Ihres Links, also inklusive http://https:// etc. Wenn Sie das Checkfeld  In neuem Fenster öffnen aktivieren, wird durch Klick auf die Registerkarte die Verlinkung in einem neuen Fenster geöffnet. Bei den Feldern  Breite in Pixel und  Höhe können Sie die Reitergröße selbstständig einstellen. Unter den allgemeinen Zugriffsrechten können Sie festlegen, für welche Gruppen der Reiter sichtbar sein soll.

Sie können auch Registerkarten erstellen, die Informationen aus anderen Feldern im Kontakt auslesen. Sollten Sie bspw. bereits ein Feld für die Webseite des Kunden angelegt haben (z. B. das Feld user34) und möchten die Webseite in einem Register angezeigt bekommen, tragen Sie <#user34#> im Formularfeld "Link" ein. Die Informationen werden direkt aus dem Feld user34 des Kontaktes geladen und die Webseite wird in dem neu erstellten Register dargestellt. Webseiten im Format https:// funktionieren nicht. In diesem Fall müssen Sie das Format http:// nutzen.

2.7.3. Neue Übersicht

Wählen Sie den Button , gelangen Sie zu den Einstellungsparametern für einen neuen Reiter.

Unter  Name tragen Sie ein, wie der neue Reiter heißen soll. Die Filterfunktionen können Sie individuell konfigurieren. Links unten sehen Sie zwei Boxen. Zum einen  Anzeigbare Felder und zum anderen  Angezeigte Felder. Durch die horizontalen Pfeile können Sie die jeweiligen Begriffe hinzufügen oder entfernen. Begriffe, die unter   Angezeigte Felder aufgelistet sind, werden später als Spalten in der Übersicht angezeigt. Unter  Dieses Register ist verfügbar für, lassen sich die jeweiligen Gruppen hinzufügen, die einen Zugriff auf diesen Reiter erhalten sollen.

 

Je nach Modul unterscheidet sich die Felderauswahl bzw. die Spaltenbezeichnung. Die Funktionen sind für alle Module gleich

2.7.3.1. Filteraufbau anhand eines einfachen Beispiels

Möchten Sie Informationen über die unteren Registerkarten in bestimmten Modulen ausgeben, so ist dies über die Standardverknüpfungfelder möglich, die in zahlreichen Modulen des TecArt-Systems vorhanden sind. Möchten Sie bspw. die Standard-Vertragsregisterkarte kopieren und durch zusätzliche anzeigbare Felder erweitern, so erläutern wir Ihnen dies anhand des nachfolgenden Beispiels. Wir werden alle Verträge zu dem zugehörigen Kontakt, in einem Kontakt ausgeben.

Erstellen Sie eine  wie oben beschrieben. Im Bereich der  Datenquelle geben Sie an, aus welchem Modul die Informationen gezogen werden sollen bzw. welche Spalten Sie im Kontakt ausgeben möchten. In diesem Fall wählen Sie die  Datenquelle Verträge. Sie erhalten eine Auswahl von Feldern, der eben eingestellten Datenquelle. Wählen Sie das Standard-Kontaktverknüpfungsfeld (Kontakt) aus. Im nächsten Schritt treffen Sie die Auswahl enthält Objekt ID. Als letztes wählen Sie ID. Die ID ist dafür zuständig, den entsprechenden Kontakt zu identifizieren.

Der Filter gleicht die Standard-Kontaktverknüpfung aus den Verträgen mit der Standard-Kontaktverknüpfung (in diesem Fall die ID des Kontakts) im Kontakt ab und gibt alle zugehörigen Verträge des Kontaktes aus.

Zusammenfassend lautet die Bedingung:  Kontakt -  enthält Objekt ID -  id

Weitere Beispiele mit Standard-Verknüpfungsfeldern wären:

  • Gib alle Projekte eines Kontakts im Kontakt aus.
  • Gib alle Personen eines Kontaktes im Kontakt aus.
  • Gib alle Aufträge eines Kontaktes in einem Auftrag aus.
  • etc.

2.7.3.2. Filteraufbau anhand eines komplexen Beispiels

Filter können unter Umständen sehr komplex sein, wenn Sie an entsprechende Informationen im System gelangen möchten. Anbei erhalten Sie eine Erläuterung zur Anzeige aller Verträge eines Kontaktes im Projekt. Dieses Beispiel können Sie auf zahlreiche andere Bedingungen umsetzen. Weitere Beispiele sind:

  • Gib alle Aufträge eines Kontaktes in einem Vertrag aus.
  • Gib alle Rechnungen eines Kontaktes in einem Vertrag aus.
  • Gib alle Verträge eines Projekts in einem Auftrag aus.
  • etc.

Möchten Sie alle Verträge eines Kontaktes in einem Projekt anzeigen lassen, ist es wichtig, dass Sie ein Verknüpfungsfeld im Projekt anlegen. In diesem Beispiel ist es ein Kontaktverknüpfungsfeld (hier User24), da Sie abfragen möchten, welche Verträge zu dem Kontakt und welcher Kontakt zu dem Projekt gehören.

Wenn das Kontaktverknüpfungsfeld (unser Beispiel: User24) über die Felderverwaltung angelegt wird, so erstellen Sie eine  im Projekt, wie oben beschrieben. Im Bereich der  Datenquelle geben Sie an, aus welchem Modul die Informationen gezogen werden sollen bzw. welche Spalten Sie im Projekt ausgeben möchten. In diesem Fall wählen Sie die Datenquelle Verträge. Sie erhalten eine Auswahl von Feldern, der eben eingestellten Datenquelle. Wählen Sie das Standard-Kontaktverknüpfungsfeld (Kontakt). Im nächsten Schritt treffen Sie die Auswahl enthält Objekt ID. Als letztes legen Sie fest, mit welchem Feld Sie das Kontaktfeld (Verträge) in den Projekten abgleichen wollen. In unserem Beispiel ist es das Feld user24 aus den Projekten. Der Filter gleicht demzufolge die Kontaktverknüpfung aus den Verträgen mit der Kontaktverknüpfung im Projekt ab und gibt alle zugehörigen Verträge des Kontaktes aus. Die Feldbezeichnungen zu den jeweiligen Feldern finden Sie in der Felderverwaltung.

Zusammenfassend lautet die Bedingung:  Kontakt -  enthält Objekt ID -  user24

Sollten Sie Hilfe bei komplexen Filterstrukturen benötigen, ist dies in Form eines WebinarsCustomizings oder Online-Schulung möglich. Melden Sie sich hierzu gerne beim Support.

2.7.4. Neue Verknüpfung

Durch den Klick auf  können Sie neue Verknüpfungen zu Objekten und Vorgängen erstellen. Dies ist z. B. vorteilhaft, um gewisse Beziehungen oder Strukturen zwischen Kontakten, Verträgen, Rechnungen etc. aufzubauen.

Haben Sie das Fenster für eine neue Verknüpfung geöffnet, können Sie einen Titel, das Modul, die Sortierung, die angezeigten Felder festlegen sowie die Gruppen auswählen, die eine entsprechende Einsicht auf die Verknüpfung erhalten sollen.

Wurde die Registerkarte mit  Speichern und Schließen erstellt, erhalten Sie die folgenden Buttons:

  • Verknüpfung hinzufügen - Sie können eine Verknüpfung von einem Objekt oder Vorgang zu einem anderen vornehmen.
  • Verknüpfungen kopieren zu - Sie können bestehende Verknüpfungen aus dem aktuellen Objekt oder Vorgang zu einem anderen kopieren.
  • Verknüpfung kopieren von - Sie kopieren bestehende Verknüpfungen von einem Objekt oder Vorgang zu dem aktuellen geöffneten Objekt oder Vorgang.
 

Sie haben nur die Möglichkeit, immer eine Verknüpfung je Modul anzulegen. Beispielsweise ist es nicht möglich, zwei Mal das Kontaktmodul als Verknüpfungsreiter zu erstellen.

2.7.5. Neuer Ordner

Über den Button  können Sie neue Ordner für Dokumente in den jeweiligen Modulen erstellen. Im Detail legen Sie einen Titel, einen Ordnernamen und den Zugriff auf den Ordner fest. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung an, wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt.

2.7.6. Registerkarte löschen

Möchten Sie einen vorhanden Eintrag entfernen, wählen Sie die Registerkarte in der linken Box an und bestätigen Sie den Löschvorgang über den Button .

2.8. Untere Objektregisterkarten auf Basis von Custom-Templates

Umschaltung des Templates

Nutzen Sie für Ihre Objekte oder Vorgänge Custom-Templates, so ist es möglich, je Template eine andere Auswahl der unteren Registerkarten laden zu lassen. Wechseln Sie zunächst in ein Modul, für dessen Objekte Sie die unteren Registerkarten verändern wollen. Öffnen Sie nun ein beliebiges Objekt dieses Moduls, es ist unerheblich welches. Öffnen Sie innerhalb dieses Objektes nun über den Pfeil  und  Anpassen die Einstellungen für die Objektregisterkarten. Oben neben der Bezeichnung Register anpassen können Sie das Template über die Templateauswahl verändern. Haben Sie ein entsprechendes Template gewählt, können Sie über die Buttons auf der rechten Seite, neue Registerkarten erstellen und diese positionieren. Die Auswahl  Bitte Wählen steht für das Standard-Template des TecArt-Systems. Wird kein Custom-Template in dem jeweiligen Objekt oder Vorgang ausgewählt, lädt das System immer den Standard. Haben Sie alle entsprechenden Einstellungen für Ihr ausgewähltes Template festgelegt, wählen Sie  Speichern und Schließen.

3. Weitere Seiten zu Aufgaben