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Die Auswertungen ermöglichen es Ihnen, interessante, geschäftsspezifische Auswertungen über Ihre erfassten Daten zu generieren. In diesem Modul werden Ihnen eine Reihe allgemeiner Auswertungen bereitgestellt. Für weitere individuelle Auswertungen aufgrund Ihrer selbst generierten Felder und eingetragenen Daten, für spezielle Berechnungen, Wahrscheinlichkeiten etc. bitten wir Sie unseren Support zu kontaktieren. Er berät Sie gern.

 

Einfache Auswertungen über ein Modul können Sie in jedem Modul über die Möglichkeiten von Formeln in Feldern und den Filterfunktionen vornehmen. Diese Daten können Sie schnell und einfach über die Druck- und Exportfunktion weiter bearbeiten.


1. Weiterführende Seiten

2. Grundlagen

Ergebnisbereich

Nachdem Sie Ihre Einstellungen zu Ihrer Auswertung vorgenommen haben, können Sie sich über den Button  Auswerten das Ergebnis im unteren Fenster anzeigen lassen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die ausgewerteten Daten in verschiedenen Formaten zu öffnen. Sind mehrere Auswertungsvorlagen hinterlegt, können ggf. andere Vorlagen vor dem Export ausgewählt werden.

 

Den Zugriff auf Auswertungen können Administratoren regeln. Daher kann die angezeigte Anzahl von Auswertungen je Mitarbeiter unterschiedlich sein.

3. Voreingestellte Standardauswertungen

Ihr TecArt-System wird mit verschiedenen Standardauswertungen ausgeliefert. In diesem Abschnitt lesen Sie, was Sie genau auswerten können.

AuswertungBeschreibung
Anwesenheit des Mitarbeiters nach Zeitraum
Die Auswertung gibt Ihnen die Onlinezeit eines Mitarbeiters im TecArt-System über einen bestimmten Zeitraum aus. Berücksichtigt und abgezogen werden dabei Tage wie Feiertage oder bei vorhandenen Urlaubs- und Dienstplanungsmodulen Urlaub, Krank und sonstige betriebliche Abwesenheiten. Halbe Urlaubstage oder Arbeitszeit während der Krankzeit werden nicht abgezogen und gelten als Arbeitszeit - die betrieblichen Regelungen sind zu beachten. Ihnen wird die durchschnittliche Anwesenheitsdauer in Tagen und Wochen im Vergleich zur eingetragenen Tagesarbeitszeit des Mitarbeiters ausgegeben.
 

Bitte beachten Sie, dass die Auswertung nur ein Anhaltspunkt für Mitarbeiter ist, die täglich im System arbeiten. Die ausgegebenen Zeiten können mit der tatsächlichen Arbeitszeit auch abweichen.

Für die Auswertung gelten aktuell folgende Parameter:

Termine:

    • Werden berücksichtigt, wenn der Status Abwesend ist.
    • Ist in der Auswertung die Option  Berücksichtige nur erledigte Termine gesetzt, muss der abwesende Termin darüber hinaus erledigt sein, um berücksichtigt zu werden.
    • Wird ein Termin berücksichtigt, so wird die Terminzeit, die außerhalb der Login-Zeit liegt, auf die Onlinezeit drauf gerechnet.

Private Termine:

  • Ist in der Auswertung die Option  Private Termine nicht berücksichtigen gesetzt, werden die Zeiten aller privaten Termine mit Status Gebucht und Abwesend, die innerhalb der Login-Zeiten liegen, von der Onlinezeit abgezogen.
  • War man während des privaten Termins nicht eingeloggt, wird die Zeit nicht abgezogen.
  • Die Bestätigung oder Erledigung spielen bei privaten Terminen keine Rolle. Sollte der Private Termin nicht stattgefunden haben, sollte dieser gelöscht oder in den Status Frei gewechselt werden.

Serientermine:

  • Serientermine werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.
  • Wird ein Termin aus einer Serie herausgelöst und werden Änderungen vorgenommen, ist dieser wie ein Einzeltermin (s.o.) zu betrachten.

Über die Option Auswertung nach Tagen werden die ausgewerteten Zeiten je Tag ausgegeben und man kann ggf. Fehler in der Zusammenfassung besser erkennen.

Meine Anwesenheit nach Zeitraum

Über diese Auswertung können Sie sich über einen bestimmten Zeitraum die Onlinezeit im TecArt-System ausgeben lassen. Berücksichtigt und abgezogen werden dabei Tage wie Feiertage oder bei vorhandenen Urlaubs- und Dienstplanungsmodulen Urlaub, Krank und sonstige betriebliche Abwesenheiten. Halbe Urlaubstage oder Arbeitszeit während der Krankzeit werden nicht abgezogen und gelten als Arbeitszeit - die betrieblichen Regelungen sind zu beachten. Ihnen wird die durchschnittliche Anwesenheitsdauer in Tagen und Wochen im Vergleich zur eingetragenen Tagesarbeitszeit ausgegeben.

Für die Auswertung gelten aktuell folgende Parameter:

Termine:

  • Werden berücksichtigt, wenn der Status Abwesend ist.
  • Es werden nur erledigte Termine berücksichtigt.
  • Wird ein Termin berücksichtigt, so wird die Terminzeit, welche außerhalb der Login-Zeit liegt, auf die Onlinezeit drauf gerechnet.

Private Termine:

  • Private Termine werden mit Status Gebucht und Abwesend innerhalb der Login-Zeiten immer von der Onlinezeit abgezogen.
  • War man während des privaten Termins nicht eingeloggt, wird die Zeit nicht abgezogen.
  • Die Bestätigung oder Erledigung spielen bei privaten Terminen keine Rolle. Sollte der Private Termin nicht stattgefunden haben, sollte dieser gelöscht oder in den Status Frei gewechselt werden.

Serientermine:

  • Serientermine werden grundsätzlich nicht berücksichtigt.
  • Wird ein Termin aus einer Serie herausgelöst und werden Änderungen vorgenommen, ist dieser wie ein Einzeltermin (s.o.) zu betrachten.
 

Tragen Sie keinen Zeitraum in die angegeben Felder ein, wird immer der aktuelle Tag ausgewertet.

Arbeitszeit nach Kategorie und ProjektIn dieser Auswertung erhalten Sie Ergebnisse über die geleisteten Zeiten der Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum in Projekten. Dabei können Sie einzelne Projekte oder mehrere Projekte auswählen. Über Kategorien können Sie die einzelnen Leistungen genauer einschränken. In dieser Auswertung wird jedoch keine Aufschlüsselung von Zeiten in Aufgaben vorgenommen, sondern nur die Gesamtzeit ausgewertet. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.
Buchungsliste RessourcenDie Buchungsliste gibt für die ausgewählten Ressourcen im entsprechenden Zeitraum eine Liste aus.
Erweiterter AufgabenstatusÜber den erweiterten Aufgabenstatus erhalten Sie, nach Mitarbeitern aufgeschlüsselt, die erbrachte Gesamtleistung an einer bestimmten Aufgabe. Die Aufgaben können Sie aufgrund eines Zeitraums, Projektes und/oder nach Kunden einschränken.
Kontakte ohne AktivitätDurch diese Auswertung erhalten Sie schnell eine Liste, die Ihnen alle Kontakte auflistet, die in einem bestimmten Zeitraum keine Aktivitäten aufweisen. Dabei können Sie zwischen den Aktivitäten Termine, Aufgaben, Anrufe und E-Mails wählen. Alle angehakten werden entsprechend in die Auswertung einbezogen. Gibt es in einem Kontakt keine der angehakten Aktivitäten im ausgewählten Zeitraum, wird dieser im Ergebnis angezeigt.
ModulaktivitätenDie Auswertung Modulaktivitäten ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Liste, die Ihnen die Verknüpfungen ausgehend von den Modulen Kontakte, Projekte oder Tickets zu ausgewählten Aktivitäten wie Termine, Aufgaben, Anrufe, Notizen, externen und internen Aktionen anzeigt. Zusätzlich können Sie die Liste, sowohl nach Kategorien und Abteilung eingrenzen als auch eigene Filterabfragen kreieren.
ProjektaktivitätenDie Projektaktivitäten listen alle Aktivitäten eines ausgewählten Projektes in einem bestimmten Zeitraum auf.
TagesaktivitätenIn den Tagesaktivitäten werten Sie die geleisteten Zeiten in allen Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe) der einzelnen Mitarbeiter aus. Diese Zeiten werden tagesaktuell aufgeschlüsselt. Dabei werden auch Aufgaben, an denen mehrere Tage gearbeitet wurde, nach der erfassten Tageszeit aufgeschlüsselt. Über die Optionsfelder können Sie verschiedene Aktivitäten ein- bzw. ausschließen. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.
Meine Tagesaktivitäten
In meinen Tagesaktivitäten werten Sie die geleisteten Zeiten in allen Aktivitäten (Aufgaben, Termine, Anrufe) aus. Diese Zeiten werden tagesaktuell aufgeschlüsselt. Dabei werden auch Aufgaben, an denen mehrere Tage gearbeitet wurde, nach der erfassten Tageszeit aufgeschlüsselt. Bitte beachten Sie den generellen Hinweis zur Auswertung von Terminen am Ende dieses Abschnitts.
 

Lässt man die Datumauswahl rechts oben leer, wird immer nur der aktuelle Tag ausgewertet.

WochenberichtWochenberichte sind die elektronische Erfassung der Aktivitäten von Auszubildenden. Diese müssen während der Ausbildung in einem Unternehmen ein Berichtsheft pflegen. Um dieses Berichtsheft elektronisch abzubilden, wurde diese Auswertung erschaffen. Hierbei legen Sie Projekte an, die im Projektnamen mindestens den Begriff Wochenbericht enthalten müssen. Weisen Sie diesem Projekt nur einem Auszubildenden und dem jeweiligen Betreuer, die entsprechenden Lese-, Lösch- und Bearbeitungsrechte zu. Im Projekt muss der Auszubildende täglich eine Aufgabe pflegen und in der geleisteten Zeit die Gesamtarbeitszeit vermerken. In den Notizen werden die Tagesaktivitäten erfasst. Um den Wochenbericht zu erstellen, wird im Wochenbericht die gewünschte Zeit eingetragen und die Inhalte der Aufgaben werden entsprechend ausgegeben. Der Auszubildende braucht den Wochenbericht nur noch zu drucken.
Detaillierte Projektauswertung (kostenpflichtig)Über die detaillierte Projektauswertung können alle erfassten Zeiten der Aktivitäten beliebig gefilterter Projekte ausgewertet werden. Verschiedene Filter- und Gruppierungsfunktionen ermöglichen die Zeitangaben bis auf einzelne Mitarbeiter und die Zeitangaben in verschiedenen Ausgabeformaten.
Ticket-Abrechnung (Kostenpflichtig)Die Auswertung für alle Tickets arbeitet mit dem Modul Tickets zusammen. Sie können grundlegend mit den Filtern der Tickets arbeiten oder eigene Schnellfilter erstellen. Darüber hinaus werden für die Auswertung alle Aktivitäten angesprochen und ausgegeben. Wahlweise sind alle Felder des Moduls direkt in der Auswertung abrufbar und können mit ausgegeben werden. Diese Auswertung ist also eine Kombination aus allen Feldern der Tickets sowie allen Aktivitäten, die den Tickets zugewiesen wurden.
Kunden-Umsatzauswertung
(kostenpflichtig)

Die Kunden-Umsatzauswertung dient der Auswertung geschriebener Ausgangsrechnungen und Gutschriften und ermöglicht es so, die Entgelte dieser Vorgänge auszuwerten. Dabei wird zwischen Ist-Versteuerung und Soll-Versteuerung unterschieden. Bei der Ist-Versteuerung werden die Zahlungen auf die Vorgänge und bei Soll-Versteuerung die Vorgänge betrachtet, gleich dem Zahlungsausgleich des Vorgangs.

Nach der Vorfilterung der Kontakte und Rechnungskonten - damit können Sie einzelne Kontakte auswerten - nehmen Sie die Feineinstellungen Ihrer gewünschten Auswertung vor.

  • Kurzzusammenfassung - zeigt je nach Einstellung die Umsätze, auf Wunsch getrennt nach Vorgangsart an.
  • Kontaktzusammenfassung - ist dabei die Aufschlüsselung der Kurzzusammenfassung auf einzelne Kontakte mit der weiteren Möglichkeit sich diese Zahlen auch noch nach möglichen Rechnungskonten getrennt anzeigen zu lassen.
  • Warengruppen- und Artikelauswertung - ist eine sehr umfangreiche Auswertung, welche die Zahlen auf die Warengruppen oder Artikel runter bricht. Verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten liefern dabei unterschiedlich feine Ergebnisse der Auswertung.
  • Kontoauszug - ist die Auswertung der Zahlungen

Alle Detailauswertungen liefern verschiedene Ergebnisse in der Übersicht. Je nach Umfang und Zeitraum kann die Auswertung mehrere Minuten dauern. Die Ergebnisse können Sie sich über die Auswahl Ergebnis speichern als wahlweise als CSV-Datei, HTML-Datei oder als PDF-Datei ausgeben lassen.

Auswertung Auftragsposten
(kostenpflichtig)

Die Auftragspostenauswertung betrachtet die Posten innerhalb der Aufträge und dessen aktuellen Abrechnungsstatus. Verpassen Sie nie wieder die Abrechnung von Posten, wenn diese nicht als abgerechnet oder gebucht markiert wurden. Diese Markierung geschieht in der Regel automatisch durch das Überführen der Posten in entsprechende Vorgänge. Nur in der Administration eingestellte berechtigte Benutzer ( Nutzer der Gruppen können Aufträge immer bearbeiten und Artikelliste anzeigen) können die Abrechnung bzw. Verbuchung auch manuell abändern.

 

Arbeitszeiten in Terminen werden nur berücksichtigt, wenn der Termin erledigt wurde. Die Angerechnete Zeit wird dabei zwischen dem Start und Stopp genommen. Bei ganztägigen Terminen wird hingegen nur die in der Benutzerverwaltung hinterlegte Arbeitszeit des Mitarbeiters genommen. Verwenden Sie daher ggf. einen ganztägigen Termin so, dass Sie mit entsprechenden Zeiten arbeiten.

4. Neue Auswertungen

Derzeit befinden sich nur standardisierte Auswertungen im System. Hierzu zählen immer Auswertungen, die auf Standardfelder aufbauen und so in allen Systemen gleich sind. Individuelle Felder und individuelle Auswertungen sind so komplex, so dass Sie als Anwender schon tiefgreifende Kenntnisse besitzen müssen, um Ihre individuelle Auswertung erstellen zu können. Um neue Auswertungen zu erstellen, bitten wir Sie, unseren Support zu kontaktieren. Er wird Ihnen in der Vorbereitung der Daten, bis hin zur Beratung und individuellen Einstellungen, behilflich sein.

5. Export von Auswertungen

Ergebnisse einer durchgeführten Auswertung können in verschiedenen Formaten zur weiteren Verwendung exportiert werden, u. a. als Excel- oder Word-Dokument. Die genauen Export-Möglichkeiten können in Abhängigkeit der Auswertung variieren.

In Abhängigkeit von den dargestellten Daten sind einige Punkte zu beachten. So kann es vorkommen, dass Excel führende Nullen (z. B. in Telefon-Vorwahlen) nicht anzeigt. Um deren Darstellung beizubehalten, müssen für die betroffene Spalten/Zellen entsprechende Formatierungen konfiguriert werden. Eine Anleitung hierzu finden Sie in den Support-Seiten für Microsoft Office.

6. Weitere Seiten zu Auswertungen