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Automatismen sind Hintergrundprozesse, die im TecArt-System zur Verfügung stehen, um verschiedene Funktionen abbilden zu können. Auf dieser Seite nehmen Sie grundlegende Einstellungen für das System vor, können Prozesse ausführen lassen oder anhalten oder erkennen, wann die Prozesse zuletzt gelaufen sind.

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  EinstellungenSystem ein.


1. Automatismus

Generell gilt für alle Automatismen: Sollten Sie den Automatismus nicht aktivieren, wird dieser nicht ausgeführt. Im Fall von Löschautomatismen bedeutet dies die dauerhafte Beibehaltung gelöschter Objekte und Aktivitäten. Werden die Intervalle verkürzt, werden alle Daten sofort bis zu diesem Zeitpunkt anhand der neuen Einstellung gelöscht.

Hinter jedem Automatismus befindet sich gleichzeitig der Status der letzten Ausführung sowie der Anzahl der entfernten oder verschobenen Datensätze.

Über den Button Jetzt ausführen werden alle aktivierten Automatismen direkt angestoßen.

AutomatismusBeschreibung

Automatisch E-Mail abholen wenn Benutzer ausgloggt

Diese Option gibt an, in welchen Abständen die E-Mails automatisch beim E-Mail-Server abgeholt werden sollen, wenn der Benutzer nicht in das System eingeloggt ist. Somit sind bereits nach dem Login des Benutzers alle E-Mails abgeholt. Diese Funktion ist nicht mit dem Abruf der E-Mail zu vergleichen, wenn der Benutzer eingeloggt ist. Hierbei geht es in erster Linie darum auch entsprechende Abwesenheitsnotizen erzeugen und versenden zu können.

Abgeholt werden nur die E-Mails bei den Benutzern und den jeweiligen E-Mail-Konten, bei denen für ein E-Mail-Konto eine entsprechende Zeit eingetragen wurde. Ist der automatische E-Mail-Abruf deaktiviert, muss der Benutzer seine E-Mails immer selbst abholen.

 

Da die E-Mails von einem E-Mail-Server abgerufen werden, sollte die Zeit so gewählt sein, dass jeweils nur ein Prozess gestartet wird. Gerade in Systemen mit vielen E-Mail-Konten und vielen Benutzern sollten Zeiten größer 30 Minuten eingestellt werden. Der Prozess geht immer alle E-Mail-Konten bei allen ausgeloggten Benutzern durch.

Elemente aus Gelöschte Objekte löschen, die älter sind als

Im globalen Papierkorb werden alle gelöschten Objekte (z. B. Termine, Aufgaben, Kontakte, E-Mails etc.) abgelegt. Über diese Einstellung werden die Objekte endgültig aus der Datenbank anhand der eingetragenen Zeit entfernt. Dabei werden jeweils die ältesten Einträge zuerst entfernt.

Gelöschte Dokumente aus Benutzer-Papierkörben in System-Papierkorb überführen

Mit dieser Option geben Sie an, nach wie vielen Tagen die Dokumente aus dem Benutzer-Papierkorb in den globalen Papierkorb überführt werden sollen. Ist der Haken nicht gesetzt, bleiben die Dokumente bis zur manuellen Löschung durch den Benutzer im Benutzer-Papierkorb.

Elemente aus Gelöschte Dokumente löschen, die älter sind als

Im globalen Papierkorb werden alle gelöschten Dokumente abgelegt. Über diese Einstellung werden alle Dokumente endgültig aus der Datenbank gelöscht.

 

Bei erhöhtem Speicherplatz können Sie die Einstellung auf einen Tag setzen um die älteren Dokumente schneller zu löschen.

Synchronisation von Benutzern mit Active Directory

Wird diese Option aktiviert, so werden alle vorhandenen Benutzer automatisch mit dem TecArt-System synchronisiert und neue Benutzer automatisch angelegt. Für weitere Details dieser Aktivierung beachten Sie bitte auch die entsprechenden Einstellungen über die Active Directory Einstellungen.

2. Rechnungen

Die Automatismen zur Erstellung der Vorgänge für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, MahnungenLieferscheine und Gutschriften werden täglich im Hintergrund ausgeführt. Aus verschiedenen Ursachen kann es eventuell notwendig sein, dass Sie die gewünschten Vorgänge zu einem bestimmten Stichtag erneut erstellen wollen. Hierfür haben wir diese Möglichkeit eingebaut, den sonnst manuell durchlaufenden Automatismus erneut auszuführen.

Der Automatismus basiert auf der Einstellung von Serienmustern aus Verträgen sowie den Vorgaben aus dem jeweiligen Vorgang (z.B. Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung) und nachlaufenden Funktionen (z.B. Mahnung). Haben Sie entsprechende Serien für Rechnungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Gutschriften erstellt und die Erstellung der entsprechenden Vorgänge entspricht nicht Ihren Vorstellungen, aufgrund falscher Artikel oder fehlerhafter Informationen im Vorgang, so können Sie die Erstellung der Vorgänge über diese Funktionalität erneut anstoßen.

Löschen Sie zunächst die bestehenden Vorgänge, welche erneut angelegt werden sollen. Um nun die Erstellung der Vorgänge nochmals zu vollziehen, ist es wichtig, dass Sie den Stichtag der Serie kennen. Möchten Sie beispielsweise alle Rechnungen neu erstellen, so sehen Sie sich Ihre Vertragsserie an. Ist diese beispielsweise auf den 1. jedes Monats festgelegt, so ist der Stichtag auch der 1. des jeweiligen Monats (beispielsweise 01.01.2017, 01.02.2017 etc.) Haben Sie den Stichtag ausgewählt und auf Jetzt ausführen geklickt, so öffnet sich ein Dialogfenster. In diesem sehen Sie die Anzahl der Vorgänge, die nun neu erstellt werden. Nach Erstellung finden Sie diese im jeweiligen Modul.