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Die Buchhaltung im TecArt-System ersetzt kein Buchhaltungsprogramm. Vielmehr wird hier eine vorbereitenden Buchhaltung über die im TecArt erzeugten Vorgänge vorgenommen. Diese Buchungen können dann in Buchhaltungsprogrammen weiter verarbeitet werden.

Buchungen und Zahlungen gehören zur klassischen Buchhaltung. Im TecArt-System können Sie sich entscheiden, ob Sie die Buchhaltung aktivieren möchten. Diese ermöglicht Ihnen, u.a. die automatische Generierung von Buchungen bei allen Vorgangsarten und Zahlungen, als auch die Saldenberechnung in den Rechnungskonten. Bei der Verwendung von mehreren Mandaten können Sie sogar pro Mandat über die Aktivierung der Buchungen entscheiden. Zahlungen sind grundlegend immer vorhanden, auch wenn Sie im System keine Buchungen vornehmen. Die Eintragung von Zahlungen beeinflusst verschiedene Automatismen und Mechanismen innerhalb des Rechnungsmoduls.


1. Grundlagen für das Verständnis von Buchungen und Zahlungen

In der Buchhaltung existiert für jedes Buchungskonto auch ein Gegenkonto. Dadurch wird gewährleistet, dass Beträge korrekt dokumentiert und übertragen werden. So ergibt eine Abhebung von der Bank einen Minusbetrag für Ihr Guthaben, jedoch einen positiven Betrag für Ihr Portemonnaie. Insgesamt gleichen sich diese Beträge aus, sodass ein Saldo von 0 entsteht. Wird dieser einfache Ablauf erweitert mit Ein- und Verkäufen und Verbindlichkeiten, kann die Übersicht schnell verloren gehen. So entsteht bei Buchung einer Ausgangsrechnung ein Schuldverhältnis des Debitors (Leistungsempfänger und Schuldner) an den Erlös, der Debitor wird somit negativ. Erfolgt die Zahlung der Schuld von der Bank an den Debitor, so ist der Debitor wieder ausgeglichen und das Saldo beträgt 0,- €. Somit existieren keine direkten negativen Zahlungen bzw. Buchungen. Negative Zahlungen können eingetragen werden und verursachen eine automatische Kontendrehung. So werden bspw. 500,- Euro von der Bank an den Debitor überwiesen und die Zahlung auf die Ausgangsrechnung eingetragen. Später erfolgt eine Rückbuchung von -500,- Euro. Dies kann als weitere Zahlung von der Bank an den Debitor eingetragen werden. Somit sind die Konten automatisch auf Debitor an Bank gedreht und der Betrag positiv.

Ein ähnliches Verhalten weisen Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften auf. Eingangsgutschriften können bspw. Provisionszahlungen für Dienstleister sein, die selbst keine Rechnungen ausstellen.

Die Eingangsrechnung ist Positiv mit z.B. 500,- €, die Zahlung ist ebenfalls Positiv mit 500,- €. Wird gleichzeitig gebucht müssen Buchungskonto (Kreditor) und Gegenkonto (Bank) ausgefüllt werden. Eine Eingangsgutschrift über 200,- € wird mit negativem Vorzeichen angelegt. Auch die zugehörige Zahlung wird mit -200 € eingetragen (Kreditor an Bank) > das wäre eigentlich falsch, da man ja das Geld bekommt. Die Zahlung ist Negativ (Kreditor an Bank) die zugehörige Buchung wird automatisch positiv (Bank an Kreditor) Es ist aber auch kein Problem die erhaltene Zahlung gleich positiv einzutragen und selber die Konten in der Zahlung festzulegen.

2. Voraussetzungen für die Nutzung von Buchungen und Zahlungen

Gebucht werden kann nur, wenn die Konten eingetragen und mit dem Steuerberater abgestimmt sind!

Grundlagen der Buchungen:

  • Überzahlung > entstehen, wenn eine weitere Zahlung auf eine bereits bezahlte Rechnung/Gutschrift eingetragen wird > es erfolgt keine Verbuchung auf folgende oder neuere Rechnungen > man muss dies selber vornehmen und Teilzahlungen eintragen. Hierfür bietet sich ein Geldtransfer-Konto an.
  • Es können mehrere Zahlungen auf einen Vorgang erfolgen (Teilzahlungen) > Beispiel: Verrechnung von Gutschrift mit Rechnung (Geld von Gutschrift an Transferkonto > von Transferkonto an Rechnung > Restbetrag von Bank an Rechnung) > man beginnt immer mit dem Ausgleich der Seite wo der Betrag kleiner ist, damit man genau definieren kann was der Kunde noch zu zahlen hat oder was man selber noch überweisen muss. Bei dieser Art der Buchung handelt es sich nicht um den Ausgleich oder die Korrektur zwischen zwei Vorgängen.

3. Ansicht der Buchungen

3.1. Daten in der Übersicht

Um in das Modul Buchungen zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Rechnungen und anschließend auf Buchungen. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit Registerkarten. Darunter auch die Registerkarte  Buchungsjournal, die Ihnen einen Überblick über alle Buchungen gibt.

 

Die Anzahl und Reihenfolge der Registerkarten kann von Benutzer zu Benutzer durch individuelle Einstellungen anders aussehen.

Über die rechte Maustaste können Sie zu jeder Buchung eine Wiedervorlage hinterlegen. Darüber hinaus haben Sie über das Kontextmenü viele weitere Möglichkeiten.

3.1.1. Anpassung der Spalten

Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch  - und  -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten  Strg-Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

3.1.2. Gruppierungen

Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen  Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen  Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.

Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

3.1.3. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen neue Zahlungen anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt.

Favorit hinzufügen / entfernen

Häufig verwendete Datensätze können Sie als Favorit markieren. Dabei färbt sich am Anfang der Zeile der Stern gelb ein. Sofern verschiedene Datensätze markiert wurden ist auch die Filterung nach den Favoriten mit dem Button in der Übersicht möglich.
Weiterhin werden Dokumente der markierten Datensätze über TecArt-Drive (alpha) synchronisiert.

Drucken

Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist.

Export

Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch  F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.


3.1.4. Filterfunktionen

3.1.4.1. Standardfilter Alle...

SuchleisteIhr System wird mit einem Standardfilter ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht auch aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München dagegen nicht.

 

Um Ihre Filtereinstellungen für Alle... festzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche . Wählen Sie dann rechts oben beim Eintrag  Kopiere Bedingungen von Filter den Eintrag Alle... aus und bestätigen Sie mit Kopieren. Sie erhalten nun die Filterbedingungen aufgelistet.

 

Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter definiert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den entsprechenden Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, der dann die Änderung über unseren Support in Auftrag geben kann.

3.1.4.2. Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie bspw. kein Leserecht auf ein Objekt, erhalten Sie auch kein entsprechendes Suchergebnis. Gleiches gilt für eingetragene Suchbegriffe, die im ausgewählten Filter nicht vorkommen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

  1. Der Schnellfilter, zu finden unter  oder  Erweiterte Suche (bei gemeinsamen- und eigenen Dokumenten), ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld. Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben. Vor dem Dropwdown Feld finden Sie die Bezeichnung  Suchen oder Suche.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt die Filter werden nicht miteinander kombiniert.
 

Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button  * betätigen.

3.1.4.3. Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die entsprechenden Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

OperatorOperation
UNDMit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODERBei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND (Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>
Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe Lupensymbol.gif hinter dem Feld.
<#time#>Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

3.1.4.4. Filter anlegen

Neuen dauerhaften Filter anlegenAlle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert es Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

  1. Öffnen Sie mittels Symbol  oder durch Anwahl von  Erweiterte Suche einen neuen Schnellfilter.
  2. Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden. Das letzte Bedingungsfeld einer Zeile kann bei Textfeldern ebenfalls leer gelassen werden.
  3. Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button  Mehr + bzw.  - Weniger oder die Symbole  oder .
  4. Legen Sie die Gültigkeit für den verfügbaren Personenkreis fest.
  5. Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien Prüfen.
  6. Für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse können Sie ein Feld festlegen. Sie können auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind und ggf. auch nicht in der Liste ausgegeben werden.
  7. Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll. Belassen Sie die Auswahl auf Bitte wählen, so ist diese Funktionalität nicht aktiviert.
  8. Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden.
  9. Wenn Sie den Filter über  AnpassenNeuen Filter erstellenangelegt haben, können Sie diesen über den Button Speichern und Schließen zu Ihren Suchfiltern hinzufügen.
 

Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf  Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in den Übersichten aufgelistet. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf  Anwenden klicken. Um die Ergebnisse des gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button  * betätigen.

 

An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden lassen. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten beim gewählten Suchfilter. Ein Beispiel: Bei Lieferantenverträgen können Sie sich z. B. die Spalte Inventarnummer einblenden lassen, währenddessen Sie diese Spalte bei Ihren Produktverträgen nicht benötigen.

3.1.4.5. Filter speichern oder ändern

  1. Filter anpassenWählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button  AnpassenNeuen Filter erstellen um einen neuen Filter zu erstellen oder  Aktuellen Filter bearbeiten um einen bereits angelegten Filter zu ändern.
  2. Legen Sie links oben bei  Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.
  3. Tragen Sie, wie im Schritt Filter anlegen beschrieben, die jeweiligen Kriterien ein.
  4. Um den Filter entsprechend zu speichern, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

3.1.5. Favoriten

 

Neue Funktion - neu beschreiben - ggf. durch Entwickler Infos geben lassen

3.2. Registerkarten und Ansichten

Die Zahlungen untergliedert sich in drei Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie, neben einer Dokumentenvorschau, mehrere Registerkarten mit zahlungsspezifischen allgemeinen Daten. In den ersten Registerkarten werden die allgemeinen Daten zu einer Zahlung abgespeichert. Änderungen in der Ansicht könnten sich nur durch weitere oder andere Felder und administrative Einstellungen ergeben. Die Registerkarte  Beschreibungdient Ihnen als freies Feld. Hier können Sie viele zusätzliche Informationen zu einer Zahlung abspeichern.

Im unteren Bereich der jeweiligen Zahlung finden Sie die Dokumente der Zahlung. Hier werden in der Regel automatisch erzeugte Dokumente abgelegt, es ist aber auch der Platz für Ihre Unterlagen zur Zahlung. Dabei können Sie alle Annehmlichkeiten des Dokumentenmanagements nutzen.

ButtonFunktion

Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Datensatz neu berechnet. Der Button wird nur angezeigt, sofern es hinterlegte Formeln gibt.

Bearbeiten

Durch Klick auf diesen Button wechselt die Zahlung in den Bearbeitungsmodus. Voraussetzung hierfür ist die Berechtigung Objekte bearbeiten zu dürfen. Andernfalls wird Ihnen der Button nicht angezeigt.

Speichern

Diesen Button sehen Sie nur im Bearbeitungsmodus des Objektes. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, werden die Details der Änderungen gespeichert. Dabei kann es vorkommen, dass verschiedene Prüfungen vorgenommen werden, bevor die Daten gespeichert werden können. Solch eine Prüfung ist z.B. das Ausfüllen aller Pflichtfelder.
Sollten Sie keine Änderungen vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen den Abbruch mittels gleichnamigen Button bzw. das Fenster einfach zu schließen, da andernfalls sich ohne Änderung das Änderungsdatum neu gesetzt wird.

Abbrechen

Sie befinden sich im Bearbeitungsmodus und möchten den Vorgang nur abbrechen, um in den Lesemodus zurück zu wechseln, dann nutzen Sie bevorzugt diesen Button.

Löschen

Sofern Sie die Berechtigung besitzen das Objekt zu Löschen, wird der Button angezeigt. Mit Betätigung erfolgt eine Sicherheitsabfrage vor dem Löschen und Sie können diese Bestätigen bzw. den Vorgang noch abbrechen.

Zeigt an, ob der geöffnete Datensatz als Favorit gekennzeichnet ist oder nicht. Mit einem Klick auf den Button kann man den Datensatz entsprechend als Favorit markieren oder die Markierung aufheben.

Löschen

Über den Button können Sie das Bild bzw. die hinterlegte Datei löschen. Dabei ist der Button teilweise mit Beschriftung oder mit Icon ausgestattet.

4. Weitere Seiten zu Buchungen