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Das Dokumentenmanagement ist eines der umfangreichsten Module, das Ihnen in den meisten Modulen des TecArt-Systems begegnet. An allen Stellen, an denen Sie Dokumente und Dateien einfügen oder bearbeiten können, ist das Dokumentenmanagement mit seinen Möglichkeiten und Rechten im Spiel. Dies betrifft im klassischen Sinne alle Benutzer, die über die 

Gemeinsamen Dokumente oder  Eigenen Dokumente arbeiten. Dokumente können Sie aber auch an jedes Objekt (z. B. Kontakte, Projekte, Tickets, Rechnungen) oder jede Aktivität (z. B. Aufgaben, Termine, Anrufe) anhängen. Darüber hinaus wird dieses Modul auch in der  Administration zur Erstellung und Bereitstellung von Vorlagen oder für Vorlagen (z. B. E-Mail-VorlagenBenutzerbezogene Templates) benötigt.


1. Weiterführende Seiten

2. Grundlagen

Um zu verstehen, wie das Dokumentenmanagement funktioniert, sind die beiden Bilder, unterhalb des Abschnitts, hilfreich. Grundlegend handelt es sich um zwei Ordnerstrukturen, die nebeneinander angeordnet sind. Unter gemeinsamen Dokumenten verstehen wir nicht nur den Menüpunkt  Gemeinsame Dokumente, sondern alle Dokumente, die öffentlich, durch entsprechende Rechte freigegeben oder geschützt sind sowie von allen Benutzern des Systems aufgerufen werden können. Also auch die in Kontakten, Anrufen oder im Forum. Neben dieser öffentlichen Struktur hat jeder Benutzer seinen persönlichen Bereich über die eigenen Dokumente. Es besteht keine Möglichkeit, dass ein Benutzer in die Dokumente eines anderen Benutzers einsehen kann. Der Austausch ist nur über spezielle Funktionen der Zusammenarbeit möglich.

3. Dokumentenrechte

Den Dokumentenrechten haben wir einen eigenen Bereich gewidmet, in dem Sie die Rechtevergabe und sonstigen Einstellungsmöglichkeiten nachvollziehen können. Dieser ist besonders wichtig, wenn Sie den Zugriff auf verschiedene Dokumente und Ordner einschränken bzw. freigeben möchten.

4. Ansicht der Dokumente

Jeder Dokumentenbereich gliedert sich in zwei Bereiche. Auf der rechten Seite wird die Ordnerstruktur angezeigt, auf der linken Seite die Ordner und Dateien auf derselben Ebene bzw. jeweils eine Ebene darunter. Für die Dokumentenmanagement#Ordner und Strukturen lesen Sie ab diesem Abschnitt weiter.

Sie können auf der rechten Seite zwischen verschiedenen Ansichten wählen. Die klassische Ansicht ist dabei die der Liste. In Ordnern mit Bildern hingegen empfiehlt sich sogar die Miniaturansicht. Darüber hinaus sind im rechten Bereich sehr viele Funktionen angesiedelt, welche die Arbeit mit den Dokumenten vereinfachen.

4.1. Anpassung der Spalten

Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch  - und  -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten  Strg-Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

4.2. Gruppierungen

Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen  Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen  Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.

Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

4.3. Die Symbole

ButtonBeschreibung

Aufwärts - geht jeweils eine Ordnerebene nach oben. Dabei wird immer die aktuelle Ebene im Dokumentenbaum farblich hinterlegt. Ist kein Ordner mehr hinterlegt, befindet man sich in der obersten Ebene.

Neuer Ordner - öffnet den Dialog, um einen neuen Ordner anzulegen.

Neues Dokument - öffnet den Dialog zum Erzeugen eines neuen Dokumentes aus einer Dokumentenvorlage. Neue Dokumente erstellen - Arbeit mit Dokumentenvorlagen.

Ausschneiden - schneidet ein oder mehrere Elemente aus, um sie an eine andere Stelle zu verschieben. Ausgeschnittene Elemente sind ausgegraut.

Kopieren - kopiert ein oder mehrere Elemente in die Zwischenablage, um sie an einer anderen Stelle im TecArt-System wieder einzufügen.

Einfügen - fügt kopierte oder ausgeschnittene Elemente an der markierten Stelle ein.

Umbenennen - öffnet einen Dialog, um das markierte Element umzubenennen.

Eigenschaften - öffnet die Eigenschaften mit den Dokumentenrechten, um Details zu bearbeiten oder Rechte zu ändern.

Aktualisieren - aktualisiert die Ansicht in diesem Bereich. Dies benötigen Sie, wenn Sie parallel mit mehreren Fenstern arbeiten und ein Element z.B. aus den gemeinsamen Dokumenten in einen Termin verschieben.

Löschen - entfernt die markierten Objekte und verschiebt sie in Ihren persönlichen Papierkorb.

Papierkorb - enthält die gelöschten Elemente aus allen Bereichen, in denen Sie Elemente gelöscht haben. Ist dieser geleert, erscheint das Symbol mit geschlossenem Deckel.

4.4. Button im Dokumentenbereich

ButtonBeschreibung

Zurück

Wechselt aus Suchergebnissen zurück in den vorherigen Ordner bzw. wechselt aus dem aktuellen Ordner eine Ebene höher.

Zeigt Miniaturansichten von Bildern und Dokumenten, wie Excel, Word, PDF, ODT etc. an.

Zeigt die Symbole der verschiedenen Dokumententypen an.

Ist die klassische Listenansicht in sortierter Reihenfolge. In dieser Ansicht können weitere Spalten ein- bzw. ausgeblendet werden.

Zeigt die Anzahl der Unterelemente eines Ordners in Form einer Zahl hinter dem Ordnernamen an.

Zeigt alle Dokumente an, welche sich aktuell in Bearbeitung befinden bzw. nicht Entsperrt wurden nach einer Bearbeitung. Dabei sieht der Administrator in dieser Ansicht alle noch nicht freigegebenen Dokumente aller Benutzer und könnte diese bei Bedarf freigeben.

Hinzufügen

Fügt Dokumente aus einem anderen Bereich innerhalb des TecArt-Systems hinzu.

Datei(en) hochladen

Hierbei handelt es sich um zwei Funktionen. Bei Klick auf den ersten Button, können Sie Dokumente, auch mehrere gleichzeitig, von Ihren lokalen Laufwerken hochladen. Beim Klick auf das Ordnersymbol öffnet sich eine ähnliche Ansicht, mit der Möglichkeit gleich ganze Ordner und deren Strukturen hoch zu laden.


4.5. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Lesen

Öffnet den Ordner und zeigt den darin befindlichen Inhalt an. Diese Funktion ist via Doppelklick auf einen Ordner schneller auszuführen.
Bei Dokumenten wird dieses im Lesemodus geöffnet. Dabei kommt es auf den Typ an, denn dies kann variabel in internen Editoren, Bildbetrachtern oder via Download erfolgen, wenn keine interne Funktion gegeben ist.

Bearbeiten

Öffnet die markierte Datei im Bearbeitungsmodus, sofern dies mit einem geeigneten Programm oder Editor möglich ist. Dabei wird je nach Einstellung ein interner Editor oder ein externes lokales Programm ausgeführt. Sollte es sich um einen Dateityp handeln, welcher nicht mit dem gewählten Programm bearbeitet werden kann, wird die Datei nur heruntergeladen und dennoch für die weitere Bearbeitung gesperrt. Hier sollten Sie dieses Dokument wieder freigeben.

Herunterladen

Dabei wird die Datei lediglich heruntergeladen für die weitere Verwendung auf dem lokalen Endgerät.

Freigeben

Gesperrte Dokumente, welche sich in Bearbeitung befinden oder versehentlich in Bearbeitung genommen wurden, können Sie hier wieder freigeben. Je nach Systemeinstellung kann die Freigabe auch automatisch nach einer vorgegebenen Zeit erfolgen. Die Bearbeitung derselben Datei durch andere Benutzer ist nicht möglich, solange diese nicht freigegeben wurde.

Neu

FunktionBeschreibung
Ordner
Erstellt im aktuellen Ordner einen neuen Ordner.
Dokument aus Vorlage
Ermöglicht es ein neues Dokument aus einer Vorlage zu erstellen.
Erinnerung hinzufügen
Fügt an den aktuell ausgewählten Ordner oder die ausgewählte Datei eine Erinnerung hinzu.

Aktionen

FunktionBeschreibung
zu Benutzer verschieben
Verschiebt die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in den Ordner Eingang in das Modul Eigene Dokumente.
(warning) Verschobene Dokumente und Ordner können nur noch durch den empfangenen Benutzer an eine andere Stelle kopiert oder verschoben werden. Kein anderer Benutzer inkl dem Administrator können diese Dokumente aufrufen.
zu Benutzer kopieren
Kopiert die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in den Ordner Eingang in das Modul Eigene Dokumente.
zu Modul verschieben
Verschiebt die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in einen beliebigen Ordner eines ausgewählten Objektes. Diese Funktion kommt der Funktion Ausschneiden und Einfügen gleich.
zu Modul kopieren
Kopiert die ausgewählten Dateien bzw. Ordner in einen beliebigen Ordner eines ausgewählten Objektes. Diese Funktion kommt der Funktion Kopieren und Einfügen gleich.
Link per E-Mail versenden
Dateien und Ordner lassen sich innerhalb des TecArt-System via Link an andere Benutzer versenden. Damit haben diese immer den direkten Blick auf die Dateien ohne, dass eine Kopie dieser via E-Mail versendet werden muss. Diese Funktion ist nur innerhalb des TecArt-Systems praktikabel. Externe Empfänger können mit dem Link nichts anfangen, wenn diese keinen Zugang haben.
Per E-Mail versenden
Dateien und Ordner - diese werden als ZIP-Archiv an die E-Mail angehängt - lassen sich über diese Funktion direkt an eine neue E-Mail anfügen.
Packen
Ausgewählte Dateien und Ordner werden zu einem ZIP-Archiv zusammengeführt. Dabei erhält das Archiv zunächst den Namen der erst ausgewählten Datei.
Entpacken
Ein Zip-Archiv lässt sich über diese Funktion direkt im ausgewählten Ordner entpacken. Sollte dieses neben Dateien auch Ordnerstrukturen enthalten, werden diese mit erstellt.
Verschlüsseln
Diese Funktion verschlüsselt mit dem eingetragenen E-Mail-Zertifikat die Dateien.
Entschlüsseln
Diese Funktion entschlüsselt mit den hinterlegten Zertifikaten die Dateien, sofern man die Berechtigung mit seinem persönlichen Zertifikat besitzt.
Entschlüsseln und Herunterladen
Neben der Entschlüsselung werden die Dateien gleichzeitig zur Ansicht heruntergeladen.
Hochladen und verschlüsseln
Neben dem Hochladen werden die Dateien gleichzeitig verschlüsselt.
Assistent
Hierbei handelt es sich um den Assistenten zur Massenbearbeitung von Dokumenten. Diese kann beim Upload ausgeführt werden oder nachträglich auf ausgewählte Dokumente.

Ansicht

FunktionBeschreibung
Zurück
Wechselt in den zuletzt gewählten Ordner.
Versionen
Zeigt die Versionierung des Dokumentes an
Berechtigungen anzeigen
Zeigt die Berechtigungen auf ein Dokument bzw. einen Ordner, wenn man selbst dazu berechtigt ist.
Miniaturansicht
 Zeigt eine kleine Vorschau von Bildern bzw. auslesbaren Dateien an.
Symbole
 Zeigt die Symbole der Dateitypen an.
Details
 Zeigt die Listenansicht der Dateien an.
Versteckte Dateien anzeigen
Zeigt Dateien an, welche in der Regel auf Grund von Systemeinstellungen nicht angezeigt werden.

Ausschneiden

Schneidet eine Datei aus.

Kopieren

Kopiert eine Datei oder einen Ordner in die Zwischenablage.

Einfügen als

FunktionBeschreibung
Datei
Fügt eine Datei oder einen Ordner aus der Zwischenablage innerhalb des TecArt-Systems an der gewählten Stelle ein.
Verknüpfung
Erstellt eine Verknüpfung auf Dateien oder Ordner, welche zuvor via Kopieren in die Zwischenablage eingefügt wurden.

Löschen

Löscht die ausgewählten Elemente und verschiebt diese in den persönlichen Papierkorb.

Umbenennen

Benennt das ausgewählte Objekt um. Eine Massenbearbeitung ist über den Assistenten möglich.

Abonnieren / Deabonnieren

Abonniert einen Ordner oder eine Datei. Diese kann auch wieder deabonniert werden.

Eigenschaften

Zeigt die Ordner- und Dokumenteneigenschaften.

Aktualisieren

Aktualisiert die aktuelle Ansicht des Ordners. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt.

4.6. Filterfunktionen

4.6.1. Standardfilter Alle...

SuchleisteIhr System wird mit einem Standardfilter ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht auch aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München dagegen nicht.

 

Um Ihre Filtereinstellungen für Alle... festzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche . Wählen Sie dann rechts oben beim Eintrag  Kopiere Bedingungen von Filter den Eintrag Alle... aus und bestätigen Sie mit Kopieren. Sie erhalten nun die Filterbedingungen aufgelistet.

 

Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter definiert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den entsprechenden Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, der dann die Änderung über unseren Support in Auftrag geben kann.

4.6.2. Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie bspw. kein Leserecht auf ein Objekt, erhalten Sie auch kein entsprechendes Suchergebnis. Gleiches gilt für eingetragene Suchbegriffe, die im ausgewählten Filter nicht vorkommen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

  1. Der Schnellfilter, zu finden unter  oder  Erweiterte Suche (bei gemeinsamen- und eigenen Dokumenten), ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld. Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben. Vor dem Dropwdown Feld finden Sie die Bezeichnung  Suchen oder Suche.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt die Filter werden nicht miteinander kombiniert.
 

Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button  * betätigen.

4.6.3. Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die entsprechenden Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

OperatorOperation
UNDMit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODERBei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND (Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>
Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe Lupensymbol.gif hinter dem Feld.
<#time#>Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

4.6.4. Filter anlegen

Neuen dauerhaften Filter anlegenAlle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert es Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

  1. Öffnen Sie mittels Symbol  oder durch Anwahl von  Erweiterte Suche einen neuen Schnellfilter.
  2. Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden. Das letzte Bedingungsfeld einer Zeile kann bei Textfeldern ebenfalls leer gelassen werden.
  3. Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button  Mehr + bzw.  - Weniger oder die Symbole  oder .
  4. Legen Sie die Gültigkeit für den verfügbaren Personenkreis fest.
  5. Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien Prüfen.
  6. Für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse können Sie ein Feld festlegen. Sie können auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind und ggf. auch nicht in der Liste ausgegeben werden.
  7. Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll. Belassen Sie die Auswahl auf Bitte wählen, so ist diese Funktionalität nicht aktiviert.
  8. Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden.
  9. Wenn Sie den Filter über  AnpassenNeuen Filter erstellenangelegt haben, können Sie diesen über den Button Speichern und Schließen zu Ihren Suchfiltern hinzufügen.
 

Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf  Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in den Übersichten aufgelistet. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf  Anwenden klicken. Um die Ergebnisse des gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button  * betätigen.

 

An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden lassen. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten beim gewählten Suchfilter. Ein Beispiel: Bei Lieferantenverträgen können Sie sich z. B. die Spalte Inventarnummer einblenden lassen, währenddessen Sie diese Spalte bei Ihren Produktverträgen nicht benötigen.

4.6.5. Filter speichern oder ändern

  1. Filter anpassenWählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button  AnpassenNeuen Filter erstellen um einen neuen Filter zu erstellen oder  Aktuellen Filter bearbeiten um einen bereits angelegten Filter zu ändern.
  2. Legen Sie links oben bei  Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.
  3. Tragen Sie, wie im Schritt Filter anlegen beschrieben, die jeweiligen Kriterien ein.
  4. Um den Filter entsprechend zu speichern, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

4.6.6. Favoriten

 

Neue Funktion - neu beschreiben - ggf. durch Entwickler Infos geben lassen

5. Ordner und Strukturen

5.1. Neue Ordner anlegen

Um einen neuen Ordner anzulegen, müssen Sie die Ebene auswählen, in der der Ordner angelegt werden soll. Die aktuelle Ebene ist immer farblich hinterlegt. Eine Ebene nach oben gelangen Sie entweder durch einen Klick auf den entsprechenden Ordner oder durch das Symbol Aufwärts . Möchten Sie in die oberste Ebene gelangen, müssen Sie diesen Button  so lange drücken, bis kein Ordner mehr markiert ist.

Ein neuer Ordner wird immer unterhalb des markierten Ordners angelegt. Klicken Sie nun auf das Symbol Neuer Ordner  oder nutzen Sie im rechten Bereich das Kontextmenü und wählen Sie darin den Eintrag  Neu >  Ordner. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Namen des neuen Ordners eintragen können. Nach einem Klick auf  Ok wird der Ordner angelegt. Er erbt automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Änderungen können Sie über  die Dokumentenrechte vornehmen.

5.2. Umbenennen von Ordnern und Dokumenten

Wollen Sie einem Element einen neuen Namen geben, führen Sie bitte folgende Schritte durch. Markieren Sie als erstes das gewünschte Dokument oder den Ordner. Klicken Sie dann auf das Symbol Umbenennen  oder nutzen Sie die rechte Maustaste und wählen hier den Eintrag  Umbenennen. Daraufhin öffnet sich das Fenster Umbenennen. Geben Sie einen neuen Namen ein und bestätigen Sie diesen mit  Ok. Das Objekt wird nun mit neuen Namen angezeigt.

5.3. Kopieren und Einfügen von Ordnern und Dokumenten

Möchten Sie ein Dokument oder Ordner kopieren bzw. ausschneiden, markieren Sie das Dokument oder den Ordner und klicken anschließend auf das entsprechende Icon Kopieren  bzw. Ausschneiden . Weiterhin können Sie die rechte Maustaste mit dem Kontextmenü nutzen. Markieren Sie den Ordner, in den Sie das Dokument oder den Ordner einfügen möchten und betätigen Sie den Button Einfügen . Das Dokument erscheint in dem von Ihnen ausgewählten Ordner. Bei Ordnern werden automatisch auch die Unterordner und Dateien des Ordners kopiert oder verschoben. Die neu eingefügten Elemente erhalten automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Sie müssen diese ggf. wieder neu anpassen.

Eine weitere Möglichkeit steht Ihnen mittels Drag & Drop-Funktion zur Verfügung. Dazu markieren Sie die gewünschten Elemente  und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste auf den gewünschten Ordner in der Baumstruktur.

5.3.1. Hinzufügen von Dateien

Wechseln Sie an die Stelle innerhalb Ihres TecArt-Systems, an der Sie eine Datei hinzufügen wollen. Über den Button  Hinzufügen können Sie Dateien innerhalb des TecArt-Systems kopieren. Sei es von einem Ordner in einen anderen oder als Anhang an eine E-Mail.

Im Fenster Dateiauswahl markieren Sie nun das Modul, aus dem Sie Dokumente in den aktuellen Ordner kopieren möchten. Dabei werden Ihnen nur die zur Verfügung stehenden Modulbutton eingeblendet. In den eigenen und gemeinsamen Dokumenten untergliedert sich das Fenster in die zwei Bereiche Ordnerstruktur und Dokumente. In allen anderen Modulen haben Sie die Möglichkeit, über Suchfilter die gewünschten Objekte einzugrenzen, um dann im gewünschten Objekt die Ordnerstruktur und Dateien angezeigt zu bekommen. Durch Anklicken markieren Sie die gewünschten Dateien und fügen sie über  Hinzufügen Ihrem Ordner oder der E-Mail zu.

Eine andere Methode ist die Vorgehensweise über die rechte Maustaste. Hierbei suchen Sie die zu kopierenden Dateien oder Ordner und markieren diese. Über  Kopieren oder  Ausschneiden können Sie die markierten Dokumente in eine Zwischenablage bringen. Wechseln Sie zum gewünschten Ort, an dem Sie die Dokumente wieder einfügen möchten. Über das Themenkontext betätigen Sie die Schaltfläche  Einfügen, um die Elemente aus der Zwischenablage einzufügen.

 

Sollte die Schaltfläche  Einfügen nicht sofort zur Verfügung stehen, klicken Sie einfach nochmals mit der rechten Maustaste in den Bereich, in dem Sie die Elemente einfügen möchten. Bei vielen oder großen Elementen benötigt der Server im Hintergrund Zeit, diese in die Zwischenablage zu kopieren.

5.3.2. Datei(en) hochladen

Wechseln Sie an die Stelle innerhalb Ihres TecArt-Systems, an der Sie Ihre Dateien in das System hochladen wollen. Sobald Sie den Button  Datei(en) hochladen drücken, öffnet sich ein Browserfenster. In diesem Fenster können Sie die Datei oder mit der Shift-Taste   bzw.  Strg-Taste mehrere lokale Dateien markieren um diese von Ihren lokalen Laufwerken in das System zu laden.

Je nach Größe der Datei kann das eine Zeit lang dauern. Der aktuelle Fortschritt wird Ihnen angezeigt. Sobald die Datei in das System geladen wurde, aktualisiert sich das Fenster.

 

Die Upload-Größe über diese Funktion kann je nach System variieren.

5.3.3. Ordner hochladen

 

Diese Funktion ist noch nicht abschließend beschrieben. Nutzen Sie das Symbol direkt neben dem Button Datei(en) hochladen.

5.3.4. Dateien mit Drag & Drop einfügen

Mittels Drag & Drop können Sie, wie bei  Datei(en) hochladen, Dokumente direkt von Ihrem lokalen Laufwerk in den gewünschten Bereich Ihres Dokumentenmanagements ziehen. Diese Funktion steht Ihnen auch bei Anlagen an eine E-Mail zur Verfügung.

 

Die Upload-Größe über diese Funktion kann je nach System variieren.

5.4. Verknüpfungen

5.4.1. Verknüpfung erstellen

Um eine Verknüpfung, wie bei Windows zu erstellen, markieren Sie die entsprechende Datei mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf  Kopieren. Wechseln Sie in das entsprechende Verzeichnis, in dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Klicken Sie erneut auf die rechte Maustaste >  Verknüpfung erstellen.

Eine Verknüpfung in den Dokumentenordner des entsprechenden Moduls, ist ebenfalls möglich. Sie wählen beispielsweise  Anrufe, öffnen einen hinterlegten Anruf und auf der rechten Seite wählen Sie  Dokumente.

 

Bitte beachten Sie, dass verknüpfte Ordner in der linken Ordnerstruktur visuell nicht als Verknüpfungen dargestellt werden. Auch Verknüpfungen, die sich in bereits verknüpften Ordnern befinden, werden ohne Verknüpfungsmerkmal angezeigt.

5.4.2. Umbenennen und Verschieben der Quelldatei

Haben Sie eine Datei dementsprechend verknüpft, können Sie den Dateinamen im Nachhinein ändern. Hierzu rufen Sie das Kontextmenü über das Klicken der rechten Maustaste auf und wählen Sie den Menüpunkt  Umbenennen. Geben Sie anschließend einen neuen Namen ein. Sie werden feststellen, dass sich durch die Änderung des Namens, die Bezeichnung der jeweiligen Verknüpfungen entsprechend ändert.

 

Eine Umbenennung von Verknüpfungen ist nicht möglich.

Wenn Sie über das Kontextmenü die Datei mit  Aktionen und  Ausschneiden anwählen und die Datei in einem anderen Ordner  Einfügen, erhalten Sie einen Hinweis, dass sich die Pfade der Verknüpfungen abändern. Dieses Fenster können Sie mit  Ja oder  Nein bestätigen.

5.4.3. Erstellen von Verknüpfungen mit gleichem Dateinamen

Haben Sie bspw. zwei Dateien mit gleichen Dateinamen und liegen diese in verschiedenen Ordnern, können Sie zu jeder Quelldatei eine Verknüpfung anlegen. Da es sich um den gleichen Dateinamen handelt, erhält die jeweilige Datei eine Dokumenten-Identifikationsnummer. Wie im Bild zu sehen, ist der Dateiname mit einer entsprechenden Nummer am Ende des Dateinamens gekennzeichnet. Über Rechtsklick >  Eigenschaften >   Erweitertkönnen Sie jederzeit nachvollziehen, mit welcher Quelldatei Ihre Verknüpfung verbunden wurde.

 

Eine Verknüpfung einer Datei im gleichen Ordner ist nicht möglich. Sie erhalten auf dem Bildschirm eine entsprechende Fehlermeldung.

5.4.4. Eigenschaften von Verknüpfungen und Quelldateien

Wie für Quelldateien gibt es auch für Verknüpfungen Dokumenteneigenschaften. Sie erreichen diese durch den Rechtsklick auf die Quelldatei und  Eigenschaften. Hierzu zählen die Reiter  AllgemeinSicherheitErweitertAbonnement und  Verknüpfungen.

Über den Reiter Verknüpfungen in der Quelldatei, können Sie Verknüpfungen einsehen und löschen. Mit der Option Verknüpfungen in eigenen Dokumenten ausblenden werden eigene Dokumente nicht mit berücksichtigt.

5.5. Dokumentenmanagement und Verlauf

Da es sich bei dem System um ein Dokumentenmanagement handelt, können Sie Dokumente jederzeit zurückverfolgen. Das Bild zeigt Ihnen ein Dokument mit bereits mehreren Versionen. Um zur Ansicht der Versionen zu gelangen, genügt es, die Datei mit der rechten Maustaste anzuklicken. Wählen Sie nun  Ansicht >  Versionen.


In der Detailansicht werden Ihnen Informationen über die letzten Aktivitäten eines Dokumentes angezeigt. Dazu zählen auch, wer ein Dokument zuletzt angesehen oder Änderungen vorgenommen hat. In den archivierten Versionen werden die Dokumentenstände mit letzten Änderungen dokumentiert. Um eine ältere Version wieder herzustellen, betätigen Sie einfach die Schaltfläche  Wiederherstellen. Dabei wird die jeweilige Version als aktuelles Dokument mit neuer Versionsnummer eingefügt. Die letzten Bearbeitungsstände bleiben immer erhalten.

 

Für die automatische Versionserzeugung benötigen Sie den TecArt-Starter und die Webschnittstellen. Alternativ wird die Bearbeitung eines Dokumentes über WebDav ebenfalls versioniert. In älteren Versionen des TecArt-CRM Company und TecArt-CRM Enterprise existiert eine Versionierung über den Samba Share. Um eine manuelle Version zu erstellen, öffnen Sie das Dokument über  Lesen/Speichern, speichern Sie dieses mit demselben Dateinamen zwischen und laden Sie es erneut in Ihr System.

5.6. Löschen und Wiederherstellen von Ordnern und Dokumenten

Zum Löschen von Element270pxen markieren Sie diese bitte und klicken dann auf das Symbol Löschen  oder nutzen Sie die rechte Maustaste und den Button  Löschen. Gelöschte Objekte werden in den persönlichen Papierkorb verschoben, die Sie jederzeit über das Symbol Papierkorb  aufrufen können.

Um ein Objekt wiederherzustellen, wechseln Sie bitte in den Papierkorb und markieren Sie das gewünschte Objekt. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen den Punkt  Ausschneiden. Sie können den Papierkorb schließen und das Objekt in dem Ordner einfügen, in dem es sich befinden soll. Der Nutzer hat die Möglichkeit, jederzeit die gelöschten Dokumenten und Ordner an beliebiger Stelle des TecArt-Systems wiederherzustellen, solange sich diese im persönlichen Papierkorb befinden.

Leeren Sie gelegentlich Ihren Papierkorb über  Papierkorb leeren, damit er nicht so viel Speicherplatz belegt. Sollten Sie diesen bereits geleert haben und Sie haben ein Dokument versehentlich entfernt, so wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Er kann Ihr Dokument nach dem Leeren des Papierkorbs, je nach Systemeinstellung, bis maximal 365 Tage danach wiederherstellen.

 

Löschen Sie ein Dokument, so löschen Sie auch gleichzeitig die Verknüpfungen, den gesamten Verlauf und weitere Versionen.

6. Neue Dokumente erstellen

6.1. Arbeit mit Dokumentenvorlagen

 

Bevor Sie ein neues Dokument erstellen können, müssen Sie Zugriff auf die Vorlagen in Ihrem System haben. Hierbei können Sie Vorlagen nutzen, bei denen entsprechende Datenfelder Ihres TecArt-Systems automatisch befüllt werden.

 

Das automatisches Ersetzen von Daten, kann nur in entsprechenden Dokumenten mit Variablen erfolgen. Dabei können Sie an jeder Stelle Ihres TecArt-Systems auf Daten eines Kontaktes oder Projektes zugreifen. Um Daten aus einem Vertrag, Angebot oder Ticket nutzen zu können, müssen Sie das Dokument im entsprechenden Objekt erstellen.

An der Stelle, an der Sie das neue Dokument erstellen wollen, klicken Sie auf den Button Neues Dokument  oder Sie nutzen im rechten Bereich das Kontextmenü und wählen den Eintrag  Neu >  Dokument aus Vorlageaus. Es öffnet sich ein Dialogfeld für die Erstellung.

Sie müssen nur die Daten auswählen, die in Ihrem Dokument ersetzt werden sollen. Vergessen Sie eine Angabe oder sind diese nicht mit entsprechenden Daten befüllt, können diese Felder auch nicht in Ihrer Dokumentenvorlage ersetzt werden. Wählen Sie zunächst einen Kontakt und die gewünschte Person aus. Sie haben dabei die Möglichkeit zwischen der Kontaktanschrift oder einer eventuell abweichenden Personenanschrift zu wählen. Diese Einstellung wird über bestimmte Felder in der Vorlage geregelt. Wählen Sie keine der beiden Optionen oder liegt keine abweichende Personenanschrift vor, wird automatisch die Kontaktanschrift genutzt. Wahlweise können Sie zusätzliche Projektdaten im Dokument ausfüllen lassen.

Nutzen Sie die Möglichkeit der automatischen Eintragung Ihrer Personendaten im Dokument, wie z.B. Ihren Namen oder die direkte Durchwahl, so lassen Sie die Einstellungen bei  Benutze Userdaten von unverändert. Andernfalls können Sie hier auch ein Schreiben für eine andere Person vorbereiten. Vergeben Sie abschließend noch einen Dokumentennamen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Bei der Wahl der Vorlage können Sie zwischen  Gemeinsame Vorlagen und  Eigene Vorlagen wählen. Durch Bestätigen mit  Ok wird das Dokument erzeugt.

 

Die getroffenen Auswahlmöglichkeiten haben keinen Einfluss auf den Speicherort. Das Dokument wird nicht automatisch einem Kontakt oder Projekt zugeordnet. Erstellt wird es immer an dem Ort, an dem Sie den Dialog begonnen haben.

Wie Sie eigene Dokumentenvorlagen erstellen, erfahren Sie im Kapitel Eigene Dokumente sowie unter Dokumentenvorlagen. Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebene Vorgehensweise für Dokumentvorlagen und nicht für Systemvorlagen gilt. Systemvorlagen finden bei der automatischen Dokumentenerstellung für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Verträge Anwendung. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Systemvorlagen.

6.2. Serienbriefe erstellen

Eine Anleitung zum Erstellen von Serienbriefen finden Sie in den Kontakten.

7. Hilfreiches im Zusammenhang mit Dokumenten

7.1. Dokumente direkt bearbeiten

Mit Hilfe des TecArt-Starters und der Webschnittstellen können Sie Dokumente direkt bearbeiten.

Die Bearbeitung von Dokumenten kann sowohl in den Reitern  Eigene Dokumente und  Gemeinsame Dokumente, als auch in den Objekten und Aktivitäten erfolgen.

Wenn Sie direkt ein Dokument in einem Objekt oder einer Aktivität bearbeiten wollen, öffnen Sie bitte den entsprechenden Datensatz und betätigen den Button Alle Dokumente. In dem sich zu öffnenden Fenster sind alle bereits abgelegten Dokumente für den Datensatz zu finden.. In den Reitern  Eigene Dokumente und  Gemeinsame Dokumente erübrigt sich die Betätigung des Buttons, da Sie sich bereits im Auswahlfenster befinden.

Wählen Sie ein neues oder bestehendes Dokument über einen Rechtsklick auf  Bearbeiten aus. Sofort öffnet sich Ihre Standardanwendung, aus dem lokalen Temp-Ordner heraus, für die Bearbeitung des Dokuments. Welches Programm startet, ist abhängig vom Dateiformat, den vorinstallierten Programmen und Ihren Einstellungen im Betriebssystem.

 

Um mit einem externen Programm, wie bspw. Microsoft Word Dokumente bearbeiten zu können, müssen Sie im Reiter  Einstellungen -  Allgemein Einstellungen für Ihre Dokumente vornehmen.

Sobald Sie eine Datei über das Kontextmenü mit  Bearbeiten auswählen, wird das Dokument für die weitere Bearbeitung im System gesperrt. Sie erhalten dafür direkt eine Hinweismeldung. Wurde die Datei noch nicht manuell freigegeben, können Sie die Bearbeitung des Dokuments über einen Doppelklick auf die Datei fortsetzen und müssen nicht extra das Kontextmenü dafür aufrufen.

Nach dem Beenden der Überarbeitung des Dokumentes, speichern Sie dieses bitte wie gewohnt und schließen das Dokument. Markieren Sie im Fenster Dokumente Ihre bearbeitete Datei. Über den Rechtsklick auf  Freigeben können Sie das Dokument für die anderen Benutzer freischalten. Gleichzeitig erfolgt automatisch eine Versionierung, so dass Ihr Ursprungsdokument erhalten bleibt. Ihr Administrator kann darüber hinaus eine automatische Freigabe für gesperrte Dokumente festlegen. Dabei wird der zuletzt gespeicherte Stand der Datei freigegeben. Um einen Datenverlust zu vermeiden, sollten Sie stets Ihre bearbeitete Datei selbst freigeben.

Beachten Sie bitte, dass der TecArt-Starter sich erst beenden lässt, wenn alle bearbeiteten Dokumente wieder freigegeben wurden. Befinden sich noch Dokumente in Bearbeitung und Sie möchten den TecArt-Starter beenden, so erfolgt ein Hinweis, dass noch nicht alle Dokumente freigegeben wurden. Über den Button "ignorieren" können Sie den TecArt-Starter trotzdem schließen. Bitte vergewissern Sie sich jedoch vorher, ob alle Dokumente gespeichert wurden.

 

Gesperrte Dokumente können Sie sich jederzeit im Startbildschirm oder in der Symbolleiste über das Icon „Dokumente mit Status in Bearbeitung“ anzeigen lassen. Der Administrator sieht hingegen alle Dokumente, die über die jeweiligen Benutzer gesperrt worden sind.

Für die Livebearbeitung der Dokumente wurde im TecArt-System eine technische Grenze bei Dateien mit einer Speicherkapazität von mehr als 10 MB, aufgrund von WebDav und variierender Internetgeschwindigkeiten, gesetzt. Diese Grenze kann in Serversystemen erhöht werden. Das Dokument öffnet sich beim Klick auf  Bearbeiten nicht sofort, sondern wird in einem von Ihnen definierten Order heruntergeladen. Öffnen Sie das Dokument und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Fügen Sie es nach dem Speichern Ihrer Bearbeitung über den Button  Datei(en) hochladen oder per Drag & Drop mit dem gleichen Dokumentennamen wieder ein. Die Version wird dann automatisch hochgezählt.

7.2. Verschieben/ Kopieren

Möchten Sie ein Dokument zu einem entsprechendes Modul bzw. zu einen Benutzer verschieben oder kopieren, dann markieren Sie die Datei mit der rechten Maustaste und navigieren Sie zu  Aktionen. Sie haben die Möglichkeit, zwischen folgenden Funktionen zu wählen:

  • Zu Benutzer verschieben,
  • Zu Benutzer kopieren,
  • Zu Modul verschieben,
  • Zu Modul kopieren.

Haben Sie eine Auswahl getroffen, öffnet sich ein neues Fenster. Nun wählen Sie bitte das entsprechende Modul (gemeinsame Dokumente, Kontakte, Projekte etc.) aus und klicken auf Einfügen. Die Datei wird entsprechend der Aktion verschoben oder kopiert.

7.3. Dokumente und Ordner mittels E-Mail versenden

Möchten Sie ausgewählte Dateien direkt an eine neue E-Mail anhängen, markieren Sie diese zuvor wie gewohnt. Nutzen Sie die rechte Maustaste und drücken Sie den Button  Aktionen >  Per E-Mail versenden. Es öffnet sich ein neues E-Mail-Fenster, in dem Ihre Dokumente angehängt sind.

 

Sie können auch Ordner per E-Mail versenden. Aus Ordnern werden automatisch ZIP-Dokumente erstellt. Darüber hinaus haben Sie jederzeit die Möglichkeit, alle angehängten Dokumente einer E-Mail über den ZIP-Button  zu packen.

7.4. Link per E-Mail versenden

Möchten Sie nur den Link zu der entsprechenden Datei versenden, dann wählen Sie bitte  Aktionen >  Link per E-Mail versenden. Der Link kann ausschließlich im TecArt-System aufgerufen werden. Senden Sie den Link an einen externen E-Mail Client, so wird Ihnen nur der entsprechende Pfad angezeigt.

Aufgrund der eingeschränkten Rechte unter Eigene Dokumente steht diese Funktion ausschließlich in allen Objekten und den Gemeinsamen Dokumenten zur Verfügung.

 

Durch diese Funktion sparen Sie Speicherplatz, da nur eine Verlinkung zum Dokument oder Ordner ausgeführt wird.

7.5. Dateien packen und entpacken

In Ihrem TecArt-System können Sie schnell und einfach ZIP-Dokumente erstellen. Hierfür markieren Sie die gewünschten Dokumente und Ordner mittels Shift-Taste   oder gedrückter  Strg-Taste und der Maus. Haben Sie alle gewünschten Dokumente ausgewählt, drücken Sie die rechte Maustaste für das Kontextmenü und nutzen Sie dort die Funktion  Aktionen >  Packen. Es wird nun ein ZIP-Dokument erstellt. Gegebenenfalls benennen Sie dieses Dokument um, da automatisch ein Name vergeben wird.

ZIP-Dokumente können Sie auch direkt in Ihrem TecArt-System entpacken. Hierfür genügt es, die Datei mit der rechten Maustaste anzuklicken. Wählen Sie  Aktionen >  Entpacken oder öffnen Sie über  Ansicht >  Versionen das Versionsfenster und klicken auf den Button.

7.6. Verschlüsselung von Dokumenten

Um Dateien und Dokumente im TecArt-System noch weiter abzusichern, bietet das TecArt-System an, entsprechende Dateien via OpenSSL zu verschlüsseln. Dies kann beispielsweise bei hochsensiblen Daten wichtig sein, auf die auch interne Mitarbeiter keinen Zugriff erhalten sollen.

Wählen Sie zum Verschlüsseln die entsprechenden Dokumente aus und klicken Sie im Kontextmenü auf  Aktionen >  Verschlüsseln. Danach öffnet sich die Benutzerauswahl mit den bekannten und hinterlegten E-Mail-Zertifikaten. Über die Mehrfachauswahl können die gewünschten Benutzer ausgewählt werden. Wird die Verschlüsselung gestartet und ist sie erfolgreich, wird die Originaldatei überschrieben und eine ENC-Endung angehangen sowie alle Versionen und die indizierten Informationen gelöscht. Nur Nutzer mit dem entsprechenden Schlüssel können Dateien wieder entschlüsseln.

Für das Entschlüsseln markieren Sie die Dokumente und gehen im Kontextmenü auf  Aktionen >  Entschlüsseln. Das ENC-Dokument wird mit den entschlüsselten Informationen überschrieben und steht entsprechend der Rechte den Benutzern zur Verfügung.

Über  Entschlüsseln und Herunterladen wird Ihr Dokument entschlüsselt und automatisch in einem von Ihnen definierten Ordner lokal abgelegt. Die Datei bleibt im TecArt-System weiterhin verschlüsselt. Um eine entschlüsselte Datei, die lokal geändert wurde, wieder in das System einzufügen, wählen Sie die verschlüsselte Datei aus und klicken im Kontextmenü auf  AktionenHochladen und Verschlüsseln.

 

Die Verschlüsselung von Dokumenten ist nur für den Austausch innerhalb des TecArt-Systems gedacht. Eine Entschlüsselung lokal auf einem PC-, MAC- oder in einem anderen CRM-System, kann nicht erfolgen. Möchten Sie einem Partner oder Kunden die Dateien verschlüsselt via E-Mail zusenden, nutzen Sie die Funktion für die Verschlüsselung von E-Mails.

7.7. Assistent

Der Assistent stellt eine Zusammenfassung der Eigenschaften des Dokuments dar. Über das Kontextmenü  Aktionen >  Assistent können Sie den Assistenten aufrufen. In diesem ist es möglich, die Kategorie, den Titel oder eine Kurzbeschreibung auszuwählen sowie entsprechende Stichwörter zu ergänzen, Dokumententexte auszulesen und Verknüpfungen zu erstellen. Weitere Informationen zu den genauen Funktionen finden Sie im Abschnitt Assistent.

7.8. Abonnement für Dateien

Sie haben die Möglichkeit, sich automatisch per E-Mail über Änderungen an Dokumenten informieren zu lassen. Weitere Informationen erhalten Sie in den Dokumentenrechten.

7.9. OCR-Texterkennung

Das TecArt-System liefert grundlegend schon eine OCR-Texterkennung mit, die beispielsweise Text und Excel-Dokumente durchsuchen kann. Über die kostenpflichtige Zusatzlösung OCR-Texterkennung kann eine Schnittstelle zu einer professionellen OCR-Texterkennung zur Verfügung gestellt werden. Es besteht somit zusätzlich die Möglichkeit, auch Bilder, PDF-Dokumente und sonstige Dateien zu durchsuchen. Um weitere Informationen zur OCR-Texterkennung zu erhalten, wenden Sie sich gerne an unseren Vertrieb.

8. Bildbetrachter

Ein Bestandteil des Dokumentenmanagements ist die Bildvorschau. Um sie nutzen zu können, muss das betreffende Bild im TecArt-System gespeichert sein. Sie müssen daher z.B. Bilder einer E-Mail erst in Ihren  Eigenen Dokumenten oder in den  Gemeinsamen Dokumenten speichern.

Wenn Sie doppelt auf ein Bild klicken, öffnet sich das Programm zur Bildvorschau. Am unteren Bildrand sehen Sie eine Reihe von Schaltflächen, über die Sie die Funktionen des Programms steuern können. Die Bilder des Ordners werden automatisch im Bildbetrachter vorgeladen.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um das Programm zu nutzen. Mit den ersten beiden Schaltflächen können Sie zwischen den Bildern im Verzeichnis wechseln. Sollte das von Ihnen gewählte Bild nicht ganz auf den Bildschirm passen, empfiehlt sich ein Klick auf die Schaltfläche Optimale Höhe . Das Bild wird dann in der Höhe angepasst. Durch Anklicken der Schaltfläche Tatsächliche Größe  wird das Bild wieder in seine ursprüngliche Größe zurückversetzt.

ButtonBeschreibung

Zum vorherigen oder nächsten Bild gelangen.

Bild an die Bildschirmgröße anpassen oder Originalgröße anzeigen.

Diashow starten.

Über die Schaltflächen Plus und Minus können Sie die Größe des Bildes Ihren Vorstellungen anpassen.

Bild drehen.

Bild heller bzw. dunkler stellen.

Bild löschen.

Bild drucken.

Bild speichern/downloaden.

Originalbild ersetzen, speichert das geänderte Bild ab.

9. Weiterführende Seiten zu Dokumenten