Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

DokumentenvorlagenDie Verwaltung Ihrer Dokumentenvorlagen funktioniert nach demselben Prinzip wie das Dokumentenmanagement. Sie können daher entsprechende Dokumentenrechte setzen, welche Ihnen in der Modulbeschreibung Dokumentenmanagement näher erklärt werden.

Veraltetet Dokumentenvorlagen

 

Dokumentenvorlagen können Sie in klassischen Office-Programmen, wie MS Word oder LibreOffice erstellen. RTF-Vorlagen, wie in vielen TecArt-System noch enthalten, funktionieren nach wie vor, können weiter verwendet werden, sind jedoch nicht mehr üblich. Bei der Erstellung sind die Variablen zu Anfällig für versteckte Fehler in der internen Schreibweise des verwendeten Office-Programms.

Wir empfehlen daher die Verwendung von klassischen ODT- oder DOCX-Vorlagen.

1. Grundlagen für Dokumentenvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenDokumentenvorlagen ein.

In den einzelnen Modulen und Aktivitäten können Sie neue Dokumente, basierend auf Ihren Vorlagen, erstellen. Sie erhalten dort eine Auswahl der erstellten Vorlagen. Sie können dabei alle Dateitypen hinterlegen. Achten Sie dabei auf eine Mindestgröße von einem Byte. In Ihrem TecArt-System finden Sie jeweils Beispieldokumente.

 

Um eine Briefvorlage zu erstellen, nutzen Sie einfach Ihre bisherige Vorlage im ODT-, DOC-, DOCX- oder DOT-Format und überarbeiten Sie diese. Ersetzen Sie dann erst die entsprechenden Stellen durch die Variablen.

2. Feldvariablen

Für die Erstellung von Vorlagen benötigen Sie standardisierte Feldvariablen als Platzhalter. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen die verschiedenen Standard-Feldnamen des TecArt-Systems, welche Sie z.B. in Vorlagen verwenden können. Die Feldnamen benutzerdefinierter Felder können in der Felderverwaltung der einzelnen Module entnommen werden.

Die spezifischen Einzelheiten für die Verwendung der Felder in Dokumentenvorlagen, E-Mail-Vorlagen, dem Startbildschirm, Textbausteinen, Systemvorlagen sowie Vorlagen anderer Module entnehmen Sie bitte den einzelnen Beschreibungen.

2.1. Grundlagen der Variablengestaltung

Die Variablen können je nach Verwendungszweck unterschiedliche aufgebaut sein.

  • Variablen in ein paar wenigen Dokumenten, Formeln und teilweise in Textbausteinen beginnen immer mit < # und enden immer mit  # >
  • Variablen in systeminternen Vorlagen, Systemvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen und Templates beginnen immer mit { $ und enden immer mit }
  • Bei der ausschließlichen Verwendung einer Variable innerhalb eines Moduls (z.B. in Formelberechnungen über ein Projekt) wird nur die Variable ohne weitere Zuordnungsangaben benötigt.
  • Werden aus anderen Modulen oder verschiedenen Modulen Variablen eingebaut, ist der Variablenaufbau eine Kombination aus Modul und Variable.
  • In seltenen Fällen, wie in Gruppen oder in Bezug auf ein weiteres verknüpftes Objekt kommt eine Kombination aus Modul, ID oder Verknüpfungsfeldvariable und Feldvariable zum Einsatz.
 

In allen oben genannten Fällen beachten Sie bitte die Beispiele der Variablen in den verschiedenen Anwendungsszenarien.

Inhaltlich baut sich eine Feldvariable immer aus den Kombinationen von Modulen, Gruppen, Feldnamen und Variablen auf. Nicht alle Variablen können in allen Bereichen der Vorlagen verwendet werden. Hierzu müssen Sie die einzelnen Besonderheiten innerhalb der Vorlagen beachten.

VerwendungBeispiele DateiendungSyntaxBeispieleBesonderheit

*.doc, *.docx
*.xls, *.xlsx
*.xml
*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CONTACT.CITY} - Stadt eines Kontaktes
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7

In Microsoft Office müssen die Variablen mit Hilfe der Feldfunktionen eingegeben werden.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingen werden jedoch normal geschrieben.

Systemvorlagen

*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$ORIGINAL_DATA_MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7
  • {$ORIGINAL_DATA_CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Abgespeicherte Daten des Rechnungskontos zum Zeitpunkt der Verbuchung des Vorgangs, Rechnungsanschrift 1. Zeile

Systemvorlagen sind ODT-Dokumente, welche aktuell nur im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung und Rechnungen zur Verfügung stehen, dann aber auch für Angebote und Verträge mit genutzt werden können.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass bei der Verwendung einiger Variablen die Schreibweisen unbedingt mit Modul angewendet werden müssen, da die Variablen mehrfach vorkommen können. REALNUMBER bezieht sich auf die aktuelle Vorgangsnummer. Daher müssen Sie zur Verwendung der Rechnungskontonummer im selben Dokument unbedingt CLIENT_ACCOUNT.REALNUMBER verwenden.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingungen werden jedoch normal geschrieben.

*.tpl.html
*.tpl.txt
*.html.eml
  • {$city} - Stadt eines Benutzers ggf. auch Stadt eines Kontaktes/einer Person (nur in Templates)
  • {$group.1.city} - Stadt eines Benutzers der Gruppe mit der ID 1

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind möglich.

Formeln in Feldern
  • <#feldvariable#>
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#city#> - Stadt des aktuellen Kontaktes
  • <#call.time#> - Anrufdatum der mit dem Modul (z.B. Kontakte) verknüpften Anrufe

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

Textbausteine (nur Drop-Down-Listen)
  • <#Variable#>
  • <#Wert 1|Wert 2|Wert 3#>
  • <#Produkte#> - Globale Textliste mit eigenem Variablennamen
  • <#TecArt Business Cloud|TecArt Business Server|Sonstiges#> - Flexible Drop-Down-Liste ohne Variablen. Die Werte werden direkt mittels | getrennt
Die Schreibweise Ihrer vergebenen Variable bestimmt die Schreibweise.

Dokumentenvorlagen

(alte Vorlagen, kann noch verwendet werden)

*.rtf
*.xml
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#group.id.feldvariable#>
  • <#user.feldvariable#>
  • <#address.feldvariable#>
  • <#contact.city#> - Stadt eines Kontaktes
  • <#group.7.city#> - Stadt der Gruppe mit der ID 7
  • <#user.city#> - Stadt eines Benutzers
  • <#address.city#> - Wahlweise Stadt aus einer Person oder des Kontaktes oder aus dem Kontakt

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

2.2. Standard-Feldvariablen

Viele Standard-Feldvariablen haben wir Ihnen aufgelistet. Da ständig neue Variablen hinzukommen, lassen sich viele aus den Schnittstellen der TecArt ableiten. Eine wichtige Hilfe bieten den Administratoren der Mouseover-Effekt in den Benutzerinformationen und Gruppeninformationen. Dort werden Ihnen beim Überfahren und kurzem Verweilen mit der Maus die Feldbezeichnungen die Variablen angezeigt.

2.3. Benutzerdefinierte Felder

In vielen Modulen können Sie individuelle Felder anlegen, um das TecArt System auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anzupassen. Diese Felder werden benutzerdefinierte Felder genannt und über die Felderverwaltung im Administrationsmodul eingestellt. Jedes individuell generierte Feld erhält nach dem Speichern automatisch einen Feldnamen, wie z.B. user21, der im mittleren Einstellungsbereich sowie der Tabelle der Felder angezeigt wird. Diese eben erwähnten Feldnamen werden zusammen mit dem Modulnamen zu einer Variable aufgebaut.

 

Ist der Feldname bei Projekten user21, dann ist der Feldname für die Vorlage <#project.user21#> oder {$PROJECT.USER21}.

2.4. Programmspezifische Besonderheiten

VariablentypProgrammBesonderheiten
{ $MODUL.FELDVARIABLE }
  • MS Office

Verwenden Sie ausschließlich die Feldfunktionen. Neue Variablen fügen Sie mit der Tastenkombination Strg+ F9 ein.

Es kann sein, dass Felder nicht angezeigt werden. Diese Felder blenden Sie mit der Tastenkombination Alt+ F9 ein bzw. aus.

Die Leerzeichen, die beim Anlegen der Variablen vor bzw. nach den geschweiften Klammern verwendet werden sind nicht relevant und können bestehen bleiben. Die geschweiften Klammern werden durch einen gestrichelten Rahmen eingebunden. Ein Feld, welches markiert wird, ist immer grau unterlegt.

{$MODUL.FELDVARIABLE}
  • Open Office

Beim Schreiben der Variablen in OpenOffice-Anwendungen sind keine Besonderheiten bei den Variablen zu beachten. Sie können diese immer mit geschweiften Klammern einfügen.

Bitte beachten Sie dennoch die Schreibweisen der Variablen.

<#modul.feldvariable#>
  • MS Office
  • Open Office
Diese Variablen sind besonders anfällig für Formatierungsfehler und werden oft durch Änderungen oder Kopieren und Einfügen zerstört. Schreiben Sie diese Variablen unbedingt von Anfang bis Ende immer sauber und beginnen Sie von vorn, sollten Sie sich verschrieben haben. Kopieren Sie diese Variablen möglichst nicht!

3. Ordnerstruktur und Rechte

Es gibt keine Beschränkungen im Zusammenhang mit Ordnern, Unterordnern oder dem Dokumententyp. Sie können beliebige Strukturen erstellen und selbst PDF-Dokumente in die Vorlagen einbinden. Lediglich bei oben genannten Dateitypen können Sie Ersetzungen durchführen.

Damit ein Benutzer Zugriff auf einen Ordner und/oder ein Dokument erhält, ist es wichtig, dass entsprechende Lese- und Schreibrechte (Dokumentenrechte) auf die Ordner und jeweiligen Dokumente erteilt werden. Bei der Erstellung eines Dokumentes werden dann nur die Vorlagen angezeigt, für die der Mitarbeiter das entsprechende Leserecht besitzt.

4. Variablen für die Dokumente

Alle Variablen, die Verwendung in den verschiedenen Vorlagen, sowie praktische Tipps finden Sie in der Übersicht der Variablen.

Achten Sie dabei insbesondere auf folgende Symbole:

 

Gern erstellen wir als Service für Sie Ihre Vorlagen. Setzen Sie sich dazu bitte mit unserem Support in Verbindung.

5. Serienbriefe erstellen

Serienbriefe sind eine besondere Form von Dokumentenvorlagen. Diese sind ausschließlich im ODT-Format möglich und liefern Ihnen, wenn gewünscht, ODT- bzw- PDF-Dateien als Ergebnis. Serienbriefe zu erstellen, ist mit entsprechender Buchung der Funktion möglich.

Serienbriefe können Sie als Administrator unter  AdministrationVorlagenDokumentenvorlagen Dokumentenvorlagen und als Benutzer unter Eigene Dokumente > Entwürfe ablegen.

6. Eigene Dokumentenvorlagen

Eigene Dokumentenvorlagen erstellen Sie nach demselben Prinzip, wie die globalen Dokumentenvorlagen. Sie können die gleichen Variablen der Module, Benutzer und Gruppen verwenden. Als Speicherort der Vorlage wechseln Sie in das Modul Eigene Dokumente und Speichern Sie die Vorlagen im Systemordner Entwürfe ab.

Wollen Sie nun neue Dokumente aus Ihren eigenen Vorlagen erzeugen, finden Sie Ihre Vorlagen auf der Registerkarte Eigene Vorlagen im Dialog für ein neues Dokument, direkt neben Gemeinsame Vorlagen.

7. Wichtiger Hinweis bei der Anwendung und Prüfung

Da sich überall kleine Fehlerteufel einschleichen können, möchten wir Ihnen an dieser Stelle ein paar häufig auftretende Probleme bei der Benutzung und Erstellung von Vorlagen auflisten. Manche mögen sehr logisch erscheinen, haben es aber in unsere Hitliste der typischen Fehler geschafft.

FehlerbeschreibungMögliche Ursachen
Die gewählte Variable liefert keine Ergebnisse zurück. Der Ort im Dokument bleibt leer.
  • Die Variable enthält Schreibfehler in der Form. Achten Sie auf <# und #> bzw. { $ und } sowie den Punkt zur Trennung und richtige Schreibweisen.
  • Die Variable wurde in Ihrer Vorlage durch Vertippen, Formatierung oder Kopieren zerstört. Geben Sie die gesamte Variable ohne Unterbrechung und ohne Verschreiben nochmals ein.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage keinen Kontakt angegeben. Sie müssen im Feld Kontaktauswahl die Suche betätigen.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage kein Projekt angegeben. Sie müssen im Feld Projektauswahl die Suche betätigen.
  • Das gewünschte Feld enthält keine Daten und ist leer. Überprüfen Sie die Datenfelder auf Inhalte.
  • Sie erstellen das Dokument am falschen Ort. Um z.B. Daten aus einem Vertrag zu übernehmen, müssen Sie das Dokument in diesem Vertrag erzeugen. Nur bei der Verwendung von Kontakt-, Personen- und Projektfeldern ist dies nicht erforderlich.
Die gewählte Personenvariable liefert keine Ergebnisse zurück. Der Ort im Dokument bleibt leer.
  • Bitte beachten Sie die oberen allgemeinen Hinweise.
  • Sie haben vor der Auswahl der Vorlage keinen Kontakt mit einer Person angegeben. Sie müssen im Feld Kontaktauswahl die Suche betätigen und eine Person auswählen.
  • Ihr Kontakt besitzt keine Personen. Legen Sie eine Person mit Daten an.
  • Das gewählte Feld in der Person ist leer. Überprüfen Sie die Datenfelder auf Inhalte.
Die Variablen werden wieder als Variablen ausgegeben
  • Das gewählte Dokumentenformat entspricht nicht den oben angegebenen Bedingungen.

8. Tipps für RTF-Dokumente

 

Veraltete Funktion. Wir empfehlen Ihnen die Erstellung von DOCX- und ODT-Vorlagen.

8.1. Problematik

Die Verwendung von RTF-Dokumenten kann durchaus sehr viel Speicherplatz in Anspruch nehmen. Dies hängt mit dem RTF-Filter von Word zusammen. Bilder werden im Dokument doppelt gespeichert. Einmal im Orginalformat und zum anderen im Windows Metafile Format (WMF), welches diese Dateigröße verursacht.

8.2. Lösung

 

Die folgende Anleitung gilt als Tipp. Änderungen an der Registry erfolgen auf eigene Gefahr, da Sie tief in das System eingreifen. Wir empfehlen strikt nach der Anleitung zu verfahren.

Um die Dateigröße des RTF-Files zu verkleinern, gibt es die Möglichkeit das WMF-Format über die Registry zu ignorieren. Dadurch werden Bilder nur noch im Originalformat gespeichert.

Führen Sie hierfür folgende Funktionen aus:

  • Öffnen Sie die Registry Ihres Betriebssystems. Wählen Sie hierzu Start und geben Sie im Suchfeld "regedit" ein. Wählen Sie nun Enter auf Ihrer Tastatur.
  • Es öffnet sich nun ein Fenster. Bitte wählen Sie folgende Struktur "Hkey_Current_User\Software\Microsoft\ Office\Version(z. B. 14.0)\Word\Options".
  • Klicken Sie auf die rechte Maustaste > Neu > Neue Zeichenfolge.
  • Legen Sie als Namen "ExportPictureWithMetafile" fest.
  • Wählen Sie nun die Datei mit der rechten Maustaste an, klicken Sie auf ändern und tragen Sie beim Wert die Ziffer "0" ein.
  • Melden Sie ihr Windows-Konto ab- und wieder neu an. Hierdurch wird die geänderte Einstellung geladen. Sollte dies nicht ausreichen, so starten Sie Windows einmal komplett neu.
  • Starten Sie Microsoft Word, öffnen Ihr Dokument und speichern Sie dies als neue Datei im RTF-Format ab.
  • Sie werden nun feststellen, dass das Dokument um ein vielfaches kleiner ist als zuvor.