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Im Modul E-Mail versenden und empfangen Sie Ihre E-Mails und verwalten Ihre E-Mail-Konten. Dieses Modul ist ähnlich wie andere E-Mail-Programme aufgebaut, damit Sie sich auch hier schnell zurecht finden. Aufgerufen wird das Modul über die Modulleiste  E-Mail.

Untergliedert ist dieses Modul in vier wesentliche Bereiche. Diese sind die Symbol- und Bedienleisten unterhalb Ihrer Modulleiste, der Ordnerbereich links, welcher sich wiederum in lokale Ordner und eventuelle IMAP-Konten mit seinen Ordner aufteilt. Darüber hinaus gibt es rechts den Bereich der E-Mails oben und dem eventuell eingeblendeten Vorschaubereich darunter.


1. Weiterführende Seiten

2. E-Mail senden und empfangen

2.1. E-Mails senden

Ihre geschriebenen E-Mails werden, wenn in Ihren E-Mail-Optionen nicht anders angegeben, im Postausgangsordner zwischengespeichert. Um diese zu versenden bzw. auch außerhalb der in Optionen angegebenen automatischen Abholung E-Mails zu empfangen, betätigen Sie einfach  Senden/Empfangen im Modul E-Mail.

Wahlweise können Sie über die Schaltfläche  einzelne Sende- und Empfangsbefehle steuern. So können Sie z.B. nur E-Mails versenden oder empfangen oder auch nur ein bestimmtes eingerichtetes Konto abrufen.

 
Senden Sie E-Mails aus einem Kontakt oder einem Projekt heraus, werden diese auch ohne eingerichtete Filter direkt in diesem Objekt abgespeichert. Darüber hinaus greifen auch weiterhin mögliche eingerichtete Filter.

2.2. E-Mails empfangen

In der Regel werden alle empfangenen E-Mails in einem Posteingang abgelegt. Dies gilt sowohl für POP3-E-Mails, welche im lokalen Posteingang abgelegt werden, wie auch für IMAP-E-Mails, welche, je nach Ordneranordnung auf dem E-Mail-Server, meistens auch einen Posteingang enthalten.

Es kann vorkommen, dass verschiedene E-Mails durch die Markierung als SPAM im speziellen SPAM-Ordner landen oder durch Ihre E-Mail-Filtereinstellungen bereits beim Empfang weiterverarbeitet werden.

2.3. Spam

Als Spam werden unerwünschte, in der Regel auf elektronischem Weg übertragene Nachrichten bezeichnet, die werbenden Inhalt besitzen, dem Empfänger unverlangt zugestellt bzw. massenhaft versandt werden.

Ein hundertprozentiger Schutz vor Spam-Mails ist leider nicht möglich, aber es gibt zwei Möglichkeiten, das Ganze etwas einzuschränken. Die erste Möglichkeit besteht darin, einen E-Mail-Filter anzulegen, der alle E-Mails herausfiltert, deren Betreffs spamtypische Begriffe (z.B. Kredit) enthält. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Spam-Mails mit der rechten Maustaste zu markieren und im Kontextmenü den Eintrag  Als Spam markieren auszuwählen. Dies führt dazu, dass die Spam-Mail sofort in den Ordner Spam verschoben wird. Das Gleiche geschieht, wenn Sie in der Spalte Spam auf den Punkt der betreffenden E-Mail klicken.

Der Spam-Filter des TecArt-Systems ist ein selbstlernender Spam-Filter. Sollte mal eine E-Mail versehentlich im Spam-Ordner gelandet sein, können Sie diese ebenfalls über das Kontextmenü oder die Spalte Spam wieder demarkieren. Die E-Mail wird sofort in den Posteingang verschoben. Um den Spam-Filter schneller aufzubauen, kann auch der umgekehrte Weg gegangen werden und E-Mails über das Kontextmenu  Markieren >  als nicht-Spam deklariert werden.

Als zusätzlichen Schutz empfiehlt es sich, Spam-Mails gar nicht erst zu öffnen. Durch das Öffnen kann dem Absender bestätigt werden, dass die E-Mail-Adresse noch benutzt wird.

 

Befindet sich der Absender der E-Mail in Ihren persönlichen Kontakten oder in den Kontakten des TecArt-Systems, wird jede E-Mail dieses Absenders generell nicht als Spam behandelt.

 

Es kann vorkommen, dass Nachrichten in Ihrem Spam-Ordner landen, obwohl diese keine Spam-Mails sind. Oftmals werden mehrere Spamfilter ausgeführt. Die meisten Prüfungen werden dabei von Ihrem E-Mail-Server und als letzte Instanz der Filter des TecArt-Systems ausgeführt. Wurde also bereits eine E-Mail durch Ihren E-Mail-Server als Spam eingestuft, landet diese direkt in Ihrem Spam-Ordner. Hier findet der obige Tipp leider keine Anwendung mehr.

3. Neue E-Mail schreiben

3.1. Neue E-Mail

Neue E-MailUm eine neue E-Mail zu schreiben, müssen Sie zuerst eine leere E-Mail öffnen. Hierfür haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sollten Sie nicht im Modul E-Mail sein, klicken Sie bitte auf  Neu in der linken oberen Ecke und wählen dann

  E-Mail-Nachricht. Sind Sie bereits im Modul E-Mail, genügt ein Klick auf  Neue Nachricht. Weiterhin können Sie auch aus den Objekten heraus, wie Kontakte, Projekte, Tickets und Rechnungen, E-Mails verfassen.

 

Mit  Strg+ Alt+ M können Sie von jeder Stelle im System aus eine neue E-Mail Nachricht verfassen.

Empfänger können Sie eintragen, indem Sie die E-Mail-Adresse in  An... (erster Empfänger),  CC... (Mail in Kopie) oder  BCC... (Blindkopie) eintragen. Alternativ können Sie auch An...CC... oder  BCC... mit der anschließenden Suche nutzen. Mehrere E-Mail-Adressen trennen Sie dabei bitte wieder mit  ;. Beachten Sie dabei, dass die E-Mail mindestens einen Empfänger in  An... haben muss. Die Form muss immer empfänger@domain.land sein. Bei der Eingabe der Daten in die Empfängerzeile werden Ihnen Daten der Autovervollständigung vorgeschlagen. Dabei werden alle systemtechnischen E-Mail-Felder aus den Personen, Kontakten, dem persönlichen Adressbuch und der Benutzer herangezogen. Tragen Sie Daten wie Firma, Vorname, Nachname oder die Bezeichnung einer Verteilerliste in die jeweiligen Felder ein, werden Ihnen die gefundenen Personen bzw. Listen mit der entsprechenden E-Mail-Adresse angezeigt. Durch eine Markierung mit den Pfeiltasten und  Enter oder der Maus, können Sie diese übernehmen. In einer neuen E-Mail steht Ihnen unter Extras die Option  E-Mail-Adressen aus Liste übertragen zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie im Bereich Verwendung von Verteilerlisten.

In der  Schnelladressierung befinden sich E-Mail-Adressen, an die Sie erst vor kurzem geschrieben haben.

Legen Sie als Nächstes einen Betreff fest. Dieser wird in fast allen E-Mail-Programmen als wichtigste Zeile behandelt und angezeigt.

 

An... und  Betreff sind Pflichtfelder, wenn Sie die E-Mail senden möchten. Für das Speichern als Entwurf, ist die Angabe des Betreffs ausreichend.

Im unteren Textfeld können Sie nun Ihre E-Mail verfassen. Je nach Einstellung in den Optionen oder durch Betätigung der Dropdown-Schaltfläche  Format, können Sie hier eine Text- oder HTML-Nachricht schreiben.

Wahlweise können Sie an Ihre E-Mail auch Anhänge anfügen. Dies können Sie über  Hinzufügen oder  Datei hochladentun. Wie Sie diese Funktionen nutzen, haben wir Ihnen ausführlich im Dokumentenmanagement beschrieben. Alternativ können Sie auch lokale Dokumente direkt mittels Drag&Drop in den Dokumentenbereich ziehen. Über die Schaltfläche  können Sie den Anhang zu einem ZIP-Dokument zusammenfassen. Über das Dokumentenmanagement finden Sie auch eine Möglichkeit beschrieben, wie Sie ganze Ordner versenden können. Sehr große Dateien und Anhänge werden dann als Download zur Verfügung gestellt

 

Die maximale Größe Ihrer E-Mail mit Anlagen ist durch verschiedene Faktoren begrenzt. Bitte achten Sie darauf, dass manche E-Mail-Empfänger nur bis zu einer maximalen Größe empfangen können. Weiterhin wird der Versand Ihrer E-Mail ggf. durch Ihren E-Mail-Server, aber auch durch das TecArt-System selbst, begrenzt. Die maximale Größe einer E-Mail aus dem TecArt-System beträgt ca. 32 MB.

Bei TecArt Serverversionen kann die Größe kostenpflichtig erhöht werden, jedoch empfehlen wir dies nicht. Um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten oder Dokumente mehreren Kontakten zur Verfügung zu stellen, können bspw. externe Benutzer in der Projektverwaltung verwendet werden.

Sie können auch übergroße Anhänge per E-Mail versenden. Diese werden dann als Download zur Verfügung gestellt. Voraussetzung dafür ist, dass der Platzhalter <!-- LARGE ATTACHMENTS --> in den E-Mail Templates vorhanden ist.

Haben Sie Ihre E-Mail verfasst, können Sie diese über ein E-Mail-Konto versenden oder speichern. Nutzen Sie mehrere E-Mail-Konten, so können Sie über die Dropdown-Schaltfläche Konto ein Kontoauswählen. Gesendete Objekte werden je nach Einstellung in den E-Mail-Optionen sofort versandt oder im Postausgangsordner zwischengespeichert. Gespeicherte E-Mails werden im Ordner Entwürfe abgelegt. Wahlweise können Sie vor dem Senden eine Gewichtung Ihrer Nachricht über die Dropdown-Schaltfläche  Priorität angeben und/oder eine Lese- bzw. Empfangsbestätigung anfordern.

 

E-Mails werden beim Schreiben jede Minute automatisch in den lokalen Entwürfen zwischengespeichert und durch  Senden dort gelöscht. Gelegentlich kann es vorkommen, dass Entwürfe liegen bleiben. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihre E-Mail nicht eventuell doch gesendet wurde und löschen Sie den liegen gebliebenen Entwurf.

 

Eine Änderung des Autosave-Ordners ist nicht möglich. Die Dokumente werden jederzeit im lokalen Entwürfe Ordner gespeichert, unabhängig vom eingesetzten Kontotyp oder der eingestellten Ordnerzuordnung.

3.2. E-Mail als Entwurf oder E-Mail-Vorlage speichern

E-Mail speichernSchreiben Sie oft E-Mails mit dem gleichen Inhalt, so können Sie eine E-Mail vorbereiten und diese mittels Klick auf das Speichern-Symbol  als Entwurf oder E-Mail Vorlage speichern. Wie Sie Entwürfe dauerhaft behalten und Ihre E-Mails verwenden können, lesen Sie bitte weiter unten im Abschnitt E-Mails bearbeiten.

Gespeicherte E-Mails können Sie dann in der Modulansicht E-Mail im Ordner Entwürfe des jeweiligen E-Mail-Kontos mit einem Doppelklick auf die zu verwendende E-Mail entsprechend erneut anfassen, um z. B. den endgültigen Empfänger festzulegen, Namen nachzutragen oder sonstige Daten zu ändern. Gehen Sie dann auf  Senden, wird die E-Mail klassisch versendet. Ihr Originalentwurf bleibt dabei unverändert in den Entwürfen erhalten.

Speichern Sie die E-Mail als E-Mail-Vorlage ab, so werden Sie im nachfolgenden Schritt nach dem Speicherort gefragt. Wählen Sie diesen entsprechend aus und klicken Sie auf  Speichern und Schließen. Über den Button  Neu legen Sie einen neuen Ordner an. Wurde die E-Mail als .eml-Datei in dem entsprechenden Ordner abgelegt und Sie möchten diese weiter bearbeiten, dann wählen Sie die .eml-Datei mit einem Rechtsklick an und navigieren Sie zu  Bearbeiten.

Wenn Sie nun über  E-Mail >  Neu eine neue E-Mail erstellen, so steht Ihnen die E-Mail-Vorlage rechts oben über das Dropdownfeld Vorlage zur Verfügung.

3.3. E-Mail-Vorlagen

Wie die Signaturvorlagen eines E-Mail-Kontos, können auch beliebige E-Mail-Vorlagen erstellt werden. Diese werden über die E-Mail-Vorlagen bereitgestellt. Beim Schreiben einer neuen E-Mail können Sie oben das Konto wählen. Dabei wird ggf. eine für dieses Konto eingestellte Signatur vorgetragen. Nutzen Sie dann das nächste Dropdown-Menü und wählen Sie ggf. die  Form der hinterlegten Vorlage (z.B. HTML) und im rechten Dropdown-Menü die zu verwendende  Vorlage aus. Diese ersetzt die eingetragene Signatur durch die vorgefertigte Vorlage. Anlagen und Betreff sind bei diesen Vorlagen nicht möglich.

3.4. E-Mails bearbeitenE-Mail im Bearbeitungsmodus

E-Mails, welche sich in Ihren Postfächern sowie in den Entwürfen befinden, können Sie jederzeit durch einen Doppelklick auf die zu bearbeitende E-Mail oder Klick auf den Button  Bearbeiten verändern. Danach öffnet sich die E-Mail im Bearbeitungsmodus. Nun können Sie alle Änderungen an der E-Mail vornehmen und diese wieder  Senden oder über Speichern unter ablegen.

Haben Sie E-Mails aus den Entwürfen bearbeitet und speichern den neuen Entwurf ebenfalls ab, müssen Sie den alten Entwurf separat löschen.

3.5. Textbausteine

Textbausteine sind eine weitere Möglichkeit, Texte zu verwalten und schnell an bestimmten Stellen einzufügen. In einer neuen E-Mail nutzen Sie dazu die Tastenkombination  Alt+ V oder den Button  Textbausteine.

3.6. Automatische personalisierte Ansprache

E-Mail Personalisierung einstellenÜber die Variable {$personalize} in E-Mail-Vorlagen ist eine automatisierte und personalisierte Ansprache in E-Mails möglich. Diese Variable wird automatisch bei der Angabe einer E-Mail-Adresse ausgefüllt. Dabei wird versucht, anhand des Vornamen, eine geschlechtliche Einordnung vorzunehmen. Die automatische Anrede kann durch verschiedene Eingaben und Änderungen weiterhin beeinflusst werden. So wird durch mehrere E-Mail-Adressen eine Alternativanrede gewählt. Über den Anredetyp können Sie zwischen verschiedenen Anreden wählen. Die Geschlechterwahl ermöglicht, bei Fehleinschätzung der Vornamendatenbank, die Änderung bzw. bei mehreren Adressen dennoch die direkte Anrede der ersten Person der eingetragenen E-Mail-Adressen. Dabei ist die Personalisierung so intelligent, dass sie mit lernt und unbekannte Vornamen sowie Unisex-Vornamen anhand der Häufigkeit der Verwendung geschlechtlich einordnet. Ein weiteres Merkmal ist die Zuordnung des Anredetyps zur E-Mail-Adresse, damit Sie nicht ständig bei bekannten E-Mail-Adressen den Typ wechseln müssen.

Eigene Personalisierungen können Sie über das Menü  Extras >  Personalisierung... generieren. Administratoren haben darüber hinaus die Möglichkeit, eine Anrede für alle Benutzer verfügbar zu machen.

Für eine neue Personalisierung nutzen Sie den Button  Neu. Vergeben Sie für Ihre eigene Personalisierung zunächst einen Namen. Tragen Sie in die Felder  MännlichWeiblich und  Allgemein die gewünschten Anreden ein. In den jeweiligen Drop-Down-Menüs stehen darüber hinaus einige Platzhalter bereit. Sie können die Personalisierung auch als Standard festlegen.

 

Die Variable kann auch ohne Vorlage in eine leere E-Mail eingefügt werden. Dazu nutzen Sie den Button  um an die gewünschte Stelle im Text die Anrede zu setzen. Wird oder wurde eine E-Mail-Adresse gewählt, wird die Variable durch die Anrede automatisch ausgefüllt.

3.7. Signieren und verschlüsseln

Um E-Mails untereinander verschlüsselt zu versenden, benötigt jeder Empfänger ein entsprechendes Zertifikat. Hat einer der Teilnehmer kein Zertifikat, wird der Mailclient fragen, ob die E-Mail unverschlüsselt versendet werden soll. Haben beide ein Zertifikat, ist die verschlüsselte Übertragung möglich. Eine Übertragung kann nur durchgeführt werden, wenn die jeweiligen Empfänger im An bzw. to Feld eingetragen sind. Eine verschlüsselte Nachricht an Kontakte zu versenden, welche im Cc (Carbon Copy) oder Bcc (Blind Carbon Copy) stehen, funktioniert aufgrund OpenSSL nicht. Hierzu werden Sie von Ihren Mailclienten gefragt, ob Sie die E-Mails an alle Teilnehmer unverschlüsselt versenden möchten.

 

Ein E-Mail-Zertifikat besteht aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel. Der Versand einer verschlüsselten E-Mail ist nur möglich, wenn der öffentliche Schlüssel des Gegenübers beim Versenden bereits bekannt ist. Dies erreichen Sie, indem Sie vorab eine E-Mail vom gegenüber signiert erhalten haben.

Erstellen Sie eine neue E-Mail, haben Sie die Möglichkeit, über die Symbole 'Nachricht signieren'  und 'Nachricht verschlüsseln'  in der oberen Taskleiste, die gewünschte Option zu aktivieren.

Öffnet der Empfänger die E-Mail, werden beide Symbole oben rechts dargestellt. Als Tooltip wird bei  'Die Nachricht wurde digital signiert' und bei  'Nachricht ist verschlüsselt' angezeigt.

Empfang einer signierten NachrichtEmpfang verschlüsselte Nachricht

3.8. Serien-E-Mail erstellen

Eine Beschreibung zum Erstellen von Serien-E-Mails finden Sie im Modul Kontakte.

4. E-Mail antworten oder weiterleiten

E-Mail AntwortSie können auf eingegangene E-Mails über  Antworten oder  Weiterleiten entsprechend reagieren. Markieren Sie dazu bitte die gewünschte E-Mail vorab mit einfachem Klick.

Beim Antworten wird automatisch die Absenderadresse in  An... übernommen. Beim Verwenden von  Allen Antworten werden alle Absender- und Empfänger-E-Mail-Adressen in dieses Feld übernommen.

Möchten Sie eine E-Mail weiterleiten, werden alle Inhalte sowie Anhänge in eine neue E-Mail übernommen. Für diese können Sie, wie unter Neue E-Mail erläutert, die gewünschten Empfänger auswählen. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, die E-Mail intern weiterzuleiten. Markieren Sie die E-Mail und verwenden Sie Intern weiterleiten. Die E-Mail wird direkt an den ausgewählten Empfänger gesendet.

Je nach gewählter Methode erscheint vor dem ursprünglichen Betreff ein AW für Antwort oder WG für Weitergeleitet.

5. E-Mail-Anhänge öffnen und speichern

E-Mail Anhänge öffnen und speichernUm Anhänge in E-Mails zu öffnen oder zu speichern, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. In der Vorschau der E-Mails im unteren Fensterbereich, werden Ihnen neben den E-Mail-Details, auch die Anhänge in Form einer Box  auf der rechten Seite angezeigt. Des Weiteren finden Sie die Anhänge von empfangenen E-Mails im unteren Bereich einer geöffneten E-Mail.

Wenn Sie auf die Box  klicken, werden Ihnen die angehängten Anlagen angezeigt. Durch einen Klick auf eine der Anlagen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, ob Sie den Anhang öffnen oder innerhalb des TecArt-Systems weiterverwenden wollen.

 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Anlage, so können Sie die Datei direkt auf Ihrer Festplatte speichern bzw. über den TecArt-Starter sofort öffnen.

Auswahl Benutzer

Nutzen Sie die Möglichkeit, das Dokument einem  Benutzer zuzuordnen, öffnet sich ein Auswahlfenster Ihrer Mitarbeiter und Kollegen. Durch  Speichern und Schließen wird das Dokument in die eigenen Dokumente in den Ordner Eingang der ausgewählten Personen kopiert.

Möchten Sie das Dokument einem anderen Modul zuordnen, nutzen Sie entsprechend  Zu Modul. Daraufhin wird Ihnen die Suche für die von Ihnen nutzbaren Module angezeigt. Filtern Sie anhand der Suchmöglichkeiten und Ihrer Filter das gewünschte Objekt heraus und markieren Sie das entsprechende Objekt. Nach Bedarf können Sie neue Unterordner anlegen oder vorhandene Unterordner auswählen und ggf. einen neuen Dokumentennamen vergeben. Mit  Einfügen wird das ausgewählte Dokument im ausgewählten Ordner abgelegt.

Dateien können aus einer geöffneten E-Mail heraus auch direkt kopiert werden. Hierzu klicken Sie den Anhang mit der rechten Maustaste an und  kopieren. Jetzt können Sie ein beliebiges Zielverzeichnis auswählen. Durch erneuten Klick auf die rechte Maustaste und  Einfügen wird die Datei in das Verzeichnis kopiert.

Anhang zu Modul ablegen

6. E-Mail nachverfolgen, drucken, suchen

6.1. E-Mail nachverfolgen

Eine Nachverfolgung können Sie nutzen, um sich zu einem bestimmten Termin an eine E-Mail erinnern zu lassen. Die Nachverfolgung verhält sich dann so, wie eine Aufgabe oder wie ein Kalendereintrag. Sie erhalten zum gesetzten Zeitpunkt eine Erinnerung.

Um sich an eine E-Mail erinnern zu lassen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie die entsprechende E-Mail öffnen und in der Menüzeile den Eintrag  Wiedervorlage hinzufügen wählen. Einfacher geht es, wenn Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und den Eintrag  Wiedervorlage hinzufügen wählen. Daraufhin öffnet sich das Fenster Wiedervorlage, in dem Sie das Datum und die Uhrzeit der Erinnerung auswählen sowie eine Bemerkung hinterlassen können. Anschließend bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf Speichern und Schließen. Automatisch erscheint hinter der E-Mail in der Übersicht eine rote Fahne zur Nachverfolgung.

Wenn die Erinnerung nicht mehr nötig ist, reicht es die E-Mail als erledigt zu kennzeichnen. Dazu öffnen Sie wie oben beschrieben das Fenster Wiedervorlage und setzen hier das Häkchen bei Erledigt. Nachdem Sie Ihre Wahl mit Speichern und Schließen bestätigt haben, wird aus der roten Fahne ein grünes Häkchen. Alternativ können Sie auch die entsprechende E-Mail mit der rechten Maustaste anklicken und den Eintrag  Als erledigt kennzeichnen wählen oder auf die rote Fahne klicken.

6.2. E-Mail drucken

Um E-Mails zu drucken, markieren Sie die gewünschte E-Mail. Klicken Sie in der Symbolleiste auf  oder verwenden Sie die rechte Maustaste und  Drucken. Danach öffnet sich die ausgewählte E-Mail in einem separaten Fenster. In diesem können Sie nun weitere Einstellungen vornehmen.

6.3. E-Mail suchen oder filtern

E-Mail Suche

Um in Ihrem Postfach nach einer bestimmten E-Mail zu suchen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Wählen Sie in der Symbolleiste den Bereich aus, der durchsucht werden soll. Grenzen Sie die Suche durch die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten ein. Anschließend geben Sie bei  enthält einen Suchbegriff ein. Nun können Sie entweder die Suche mit  Enter starten oder die Lupe  nutzen.

Auf demselben Weg filtern Sie auch bestimmte E-Mails heraus. Am einfachsten geht es, indem Sie unter  Anzeigen: auswählen, welche E-Mails Sie sehen möchten (z. B. alle mit hoher Priorität). Sollten Sie hier nicht fündig werden, können Sie die Suche auch verfeinern. Dazu gehen Sie, wie oben beschrieben vor.

 

Sie suchen eine abgelegte E-Mail bei einem Kontakt, Ticket oder einem Projekt? Grenzen Sie Ihre Suche auf Kontakte, Tickets oder Projekte ein. Alternativ können Sie auch die Globale Suche verwenden.

7. E-Mails umbenennen, kopieren, verschieben, speichern

7.1. E-Mail Betreff umbenennen

E-Mail KontextmenüWurde die Option Betreff änderbar im Administrationsmenü aktiviert, ist es möglich, den Betreff einer empfangenen bzw. gespeicherten E-Mail direkt zu editieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und wählen Sie im Kontextmenü  Betreff ändern. Tragen Sie in das erscheinende Dialogfeld den neuen Betreff der E-Mail ein und bestätigen Sie die Änderung mit  Ok. Der geänderte Betreff wird nur im TecArt-System gespeichert, d. h. es erfolgt keine Änderung des Betreffs in der E-Mail, die in einem IMAP-Konto liegt. Der ursprüngliche Betreff lässt sich über  Wiederherstellen zurücksetzen.

E-Mail umbenennen

 

Wurde der Betreff einer E-Mail geändert, dann wird dieser im Vorschaubereich der E-Mail fett und unterstrichen dargestellt. Durch einen Klick auf den Betreff kann zwischen dem ursprünglichen und dem neuen Betreff gewechselt werden

7.2. E-Mail kopieren oder verschieben

Eingegangene oder versendete E-Mails können Sie jederzeit zu einem Benutzer oder einem anderen Modul mit entsprechenden Zugriffsrechten verschieben oder kopieren. Dies sollten Sie von Zeit zu Zeit für die Pflege eines guten Kundenkontakts oder einer guten Projektpflege tun, wenn Sie keine automatischen E-Mail-Filter eingerichtet haben.

E-Mail Kontextmenü E-Mail zu Kontakt kopieren

 

Nutzen Sie die Möglichkeit und richten sich entsprechende E-Mail-Filter ein, um E-Mails automatisch zu Kontakten, Projekten und Tickets verschieben zu können. Dies können Administratoren auch über die globalen E-Mail-Filter tun.

 

Schreiben Sie eine E-Mail direkt aus einem Kontakt, Ticket, Auftrag oder Projekt heraus, wird diese E-Mail auch direkt darin abgelegt, vollkommen unabhängig von der E-Mail-Adresse oder eingerichteter E-Mail-Filter. So besteht die Möglichkeit, eine E-Mail aus Kontakt 1 zu erzeugen und eine E-Mail-Adresse eines Kontaktes 2 zu wählen. Nach dem Versand der E-Mail befindet sich diese automatisch im Kontakt 1, bei eingerichtetem E-Mail-Filter auch automatisch im Kontakt 2.

Um eine E-Mail zu verschieben oder zu kopieren, markieren Sie diese. Mit der rechten Maustaste können Sie die gewünschte Funktion auswählen. Wenn Sie eine oder mehrere E-Mails zu einem Modul kopieren bzw. verschieben wollen, öffnet sich ein entsprechendes Dialogfenster. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, nach einem bestimmten Objekt zu suchen. Dazu können Sie auf Ihre bestehenden Filter zurückgreifen oder Schnellfilter verwenden, um das gewünschte Objekt zu finden. Mit einem Doppelklick auf das entsprechende Objekt, wird die E-Mail direkt abgelegt, in Kontakten, Projekten, Aufträgen und Tickets auf der jeweiligen Registerkarte  E-Mails bzw.  Aktivitäten und in Angeboten und Verträgen in den  Dokumenten.

 

Eine erhebliche Arbeitserleichterung ist die Zuordnung der E-Mails aufgrund der vorhandenen E-Mail-Adressen. Dabei werden bestimmte Objekte vorausgewählt. Gehen Sie beim Kopieren oder Verschieben wie oben beschrieben vor.

Möchten Sie eine E-Mail einem Kontakt zuordnen, werden Ihnen automatisch alle Kontakte angezeigt, zu denen die E-Mail-Adresse im System hinterlegt ist. Bei den Projekten werden alle angezeigt, in denen die Personen Projektmitglied sind. Ausgenommen werden hier die eigenen Mitarbeiter, da diese in den meisten Projekten vertreten sind. Aufgrund der E-Mail-Adresse des Anfragestellers werden bei den Tickets automatisch die entsprechenden Einträge vorausgewählt.

E-Mail intern weiterleiten Auswahl der BenutzerMöchten Sie eine oder mehrere E-Mails zu einem Benutzer kopieren bzw. verschieben, wählen Sie die gewünschten E-Mails aus und anschließend eine der Funktionen  Verschieben zu Benutzer oder  Kopieren zu Benutzer. Daraufhin öffnet sich das Fenster Benutzer wählen. Sie wählen einen oder mehrere Benutzer aus und bestätigen mit  Speichern und Schließen. Auf Wunsch können Sie sich eine Lesebestätigung schicken lassen.

7.3. E-Mail Speichern, Ausschneiden oder Einfügen

Möchten Sie E-Mails als .eml-Dokument ablegen, bieten wir Ihnen zwei Möglichkeiten. Bei der ersten Variante können Sie E-Mails zu einem Modul, wie oben beschrieben, kopieren oder verschieben und dabei die Funktion der Dokumentenablage verwenden. Zusätzlich besteht die Option, vor der Bestätigung direkt einen Unterordner des Dokumentenbereiches des ausgewählten Moduls auszuwählen. Dabei wird die E-Mail sowohl als Dokument, als auch in der Registerkarte E-Mail abgespeichert.

Eine zweite Möglichkeit ist, eine E-Mail an beliebiger Stelle des TecArt-Systems als .eml-Dokument zu speichern. Hierzu wählen Sie die gewünschte E-Mail mittels rechter Maustaste aus und im Kontextmenü  Ausschneiden oder  Kopieren. Sie können nun festlegen, ob Sie die E-Mail zu einem Benutzer oder zu einem Modul verschieben wollen.

Wählen Sie Benutzer, wird ein Fenster zur Benutzerauswahl geöffnet. Mit  Speichern und Schließen schließen Sie den Kopiervorgang ab. 

Wählen Sie Modul, öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Module, Gemeinsamen und Eigenen Dokumente. Nachdem Sie ein Objekt festgelegt haben übernehmen Sie die E-Mail mittels   Einfügen .

 

Nach einer ausschließlich als .eml-Datei abgelegten E-Mail können Sie nur noch über die Volltextsuche der Dokumente suchen. Die Suche über E-Mail funktioniert nur für E-Mails in den Registerkarten  E-Mail eines Objektes.

7.4. E-Mails importieren

Für den Import von E-Mails aus MS Outlook können Sie unser Tool für den Outlook Daten-Export nutzen. Liegen Ihre E-Mails im .eml-Format eines anderen E-Mail-Programms vor, können Sie diese einfach mittels Drag & Drop in das Modul E-Mail ziehen. Sie werden dann automatisch in das TecArt-System geladen und im ausgewählten Ordner angezeigt. Gehen Sie auf den entsprechenden E-Mail-Ordner im TecArt-System. Ziehen Sie die Mails via Drag & Drop in den Listenbereich des E-Mail-Moduls.

8. E-Mail Ansicht

Der Button  Ansicht ermöglicht es Ihnen, über die Menüpunkte   Vertikale TeilungHorizontale Teilung  und Keine Vorschau die Vorschau der E-Mail ein- bzw. auszublenden. Bei Vertikaler Teilung wird die markierte E-Mail im unteren Bereich des E-Mail Fensters angezeigt und bei Horizontaler Teilung  im rechten Bereich, ohne  jede E-Mail direkt öffnen zu müssen. Wählen Sie Keine Vorschau aus, wird die Vorschau ausgeblendet.

Über den Menüpunkt  Nachrichten-Quelltext werden weitere Informationen die markierte E-Mail angezeigt. Dies kann sehr nützlich bei fehlerhaft dargestellten oder zurückgeleiteten E-Mails sein, um den genauen Fehlergrund auszulesen.

Ansicht E-Mails mit Lesefenster Quelltext einer E-Mail

9. E-Mail Historie und Symbol

Das E-Mail Modul protokolliert automatisch die Historie einer E-Mail und stellt diese mit unterschiedlichen Symbolen dar.

SymbolBeschreibung

In der E-Mail ist ein Anhang enthalten. Das Symbol kann unter Umständen auch bei eingebetteten Bildern erscheinen.

Ungelesene E-Mail.

E-Mail wurde gefiltert.

E-Mail wurde weitergeleitet.

E-Mail wurde beantwortet.

E-Mail ist zur Nachverfolgung markiert. Ggf. wurde eine entsprechende terminliche Erinnerung erstellt.

E-Mail wurde erledigt.

Nur die Kopf-Informationen (Header) wurden bei einem IMAP-Konto abgerufen. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall kein Filter ausgeführt werden kann, da die E-Mail noch nicht vollständig heruntergeladen wurde.

In der Voransicht bzw. in der geöffneten E-Mail werden weiterführende Informationen zu den Symbolen angezeigt. So wird bspw. angezeigt, wann die E-Mail zu welchem Kontakt, vom welchen Benutzer, zu welcher Zeit zugeordnet wurde. Weiterhin werden Weiterleitung, Antwort, Ablage des Anhangs und die Nachverfolgung bzw. Erledigung angezeigt. Aufgrund der Fenstergröße kann es vorkommen, dass die Mailhistorie ausgeblendet wird. In der geöffneten E-Mail können unter  Extras >  Protokoll die Einträge eingesehen werden.

10. Weitere Seiten zu E-Mails