Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Mit Hilfe der Filter-Funktion im Modul  E-Mail über den Punkt  Extras und  Filter...  können Sie eingehende, wie ausgehende E-Mails nach frei definierbaren Kriterien automatisch filtern. Diese Kriterien funktionieren auch, je nach Einstellung des TecArt-Systems, wenn Sie als Benutzer ausgeloggt sind.

1. Grundlagen für die Arbeit mit Filtern

1.1. Filterübersicht

E-Mail Filter

Haben Sie die Filter geöffnet, wird Ihnen eine Übersicht über Ihre Filter und entsprechende Reihenfolge angezeigt. Haben Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet, können Sie spezielle Filter für jedes E-Mail-Konto einrichten. Zunächst wählen Sie unter  Filter für Konto über das Dropdown-Menü ein Konto aus. Nutzen Sie die Auswahl Alle nur mit Bedacht, da Sie Filtereinstellungen ggf. für globale E-Mail-Konten mit beeinflussen könnten.

Sollten Sie mehrere Filterregeln für ein E-Mail-Konto eingerichtet haben, so können Sie über  Nach oben und  Nach unten die Reihenfolge der Filter festlegen.

 

In Ihrem System kann es globale Filtereinstellungen geben. Die Filterregeln werden immer beginnend von den globalen Filtern, über die eigenen Filter, von oben nach unten abgearbeitet. Maximal können 50 Filter nacheinander durchlaufen werden.

Um einen Filter zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie den entsprechenden Filter und klicken danach auf  Bearbeiten oder  Löschen.

2. Neuer Filter

Neuen E-Mail Filter einrichten

Wählen Sie bitte das Konto aus, für das der Filter erstellt werden soll. Alternativ können Sie auch Alle übernehmen. Klicken Sie  Neu an. Daraufhin öffnet sich das Fenster mit der Bezeichnung Filter bearbeiten.

  1. Vergeben Sie zuerst einen eindeutigen Namen, mit dem der Filter später in der Übersicht angezeigt werden soll.
  2. Als nächsten Schritt legen Sie fest, ob dieser Filter die eingehenden oder ausgehenden Nachrichten überprüfen soll.
  3. Legen Sie fest, ob alle Bedingungen erfüllt sein müssen oder nur einer der nachfolgenden.
  4. Nun können Sie die Regeln für den Filter festlegen. Über die Button  Mehr und  Weniger können Sie die Anzahl der Regeln nach Ihrem Bedarf festlegen. Eine Regel baut sich jeweils von Links nach Rechts auf.

    1. Legen Sie zunächst fest, welcher Teil einer E-Mail überprüft werden soll. (siehe Tabelle: Auswählbare E-Mail-Felder)

    2. Im nächsten Schritt können Sie die Bedingungen eingrenzen. Die Auswahl ist abhängig von Ihrer Entscheidung beim ersten Schritt.

    3. Im dritten Schritt legen Sie das Auswahlkriterium fest. Dabei kann es sich um ein Wort, eine E-Mail-Adresse, ein Datum oder ähnliches handeln. Haben Sie im zweiten Schritt ist in Kontakten oder ist nicht in Kontakten gewählt, dann können Sie diesen Schritt überspringen.

  5. Im unteren Feld legen Sie nun die auszuführenden Aktionen fest, die mit den zutreffenden E-Mails durchgeführt werden sollen. Hierbei können Sie einem Filter auch mehrere Aktionen zuweisen. So können Sie z.B. eine E-Mail zu einem bestimmten Projekt verschieben und sie gleichzeitig an einen Kollegen, der mit Ihnen an diesem Projekt arbeitet, weiterleiten.
  6. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit einem Klick auf  Speichern und Schließen. Sie befinden sich nun wieder im Fenster Filter. Suchen Sie Ihren Filter und aktivieren oder deaktivieren Sie ihn ggf. in der Spalte Aktiviert.

2.1. Einstellungsmöglichkeiten

 

Im TecArt-System wird Ihnen durch ein Filtersymbol  vor einer E-Mail angezeigt, dass diese durch einen Filter bearbeitet wurde. Nähere Informationen erhalten Sie in den zusätzlichen E-Mail-Informationen dieser E-Mail in der Vorschau oder nach dem Öffnen der E-Mail.

2.1.1. Auswählbare E-Mail-Felder

FeldBeschreibung
BetreffDie Betreffzeile einer E-Mail wird durchsucht.
Voneinem bestimmten Absender.
Aneinen bestimmten Empfänger.
CCan einen bestimmten Empfänger in Kopie.
An oder CCan einen bestimmten Empfänger oder Empfänger in Kopie.
Datumder E-Mail.

2.1.2. E-Mail Filter Aktionen

AktionBedeutung
Zu entsprechenden Kontakt kopieren/verschiebenE-Mails werden zum Kontakt kopiert/verschoben, wenn die E-Mail-Adresse im Kontakt enthalten ist.
Zu entsprechenden Ticket kopieren/verschiebenE-Mails werden zum Ticket kopiert verschoben, wenn die Ticketnummer im Betreff der E-Mail einem Ticket zugehörig ist.
Zu entsprechenden Projekt kopieren/verschiebenE-Mails werden zum Projekt kopiert/verschoben, wenn die E-Mail-Adresse beim Mitglied des Projektes hinterlegt wurde. Die E-Mail wird dabei jedoch nur beim zuerst gefundenen Projekt abgelegt. Eine parallele Ablage von E-Mails in mehreren Projekten, über einen automatischen Filter, ist nicht möglich.
Zu diesem Kontakt kopieren/verschiebenDie E-Mail wird zum ausgewählten Kontakt kopiert/verschoben.
Zu Projekt kopieren/verschiebenDie E-Mail wird zum ausgewählten Projekt kopiert/verschoben.
In Ordner kopieren/verschiebenDie E-Mail wird in den ausgewählten Ordner kopiert/verschoben.
Zu Benutzer kopieren/verschiebenDie E-Mail wird zum ausgewählten Benutzer kopiert/verschoben.
Nachricht als Spam/als nicht Spam markierenDie E-Mail wird als Spam oder nicht Spam markiert. Bei Markierung als Spam ist sie im Spam-Ordner zu finden.
Nachricht weiterleiten anDie gefilterte E-Mail wird an die angegebene E-Mail-Adresse weitergeleitet.
Nachricht zur Nachverfolgung markierenDie Nachricht erhält dadurch eine Markierung (Fahne) und kann leichter wiedergefunden werden.
Nachricht als gelesen markierenDie E-Mail wird als gelesen markiert.
Nachricht als beantwortet markierenDie E-Mail Nachricht erhält den Hinweis, dass diese E-Mail beantwortet wurde.
Nachricht löschenDie E-Mails werden nach Aktivierung dieser Option im Papierkorb vom jeweiligen-Mail-Konto verschoben. Spam-E-Mails werden direkt aus dem TecArt-System gelöscht und nicht im Papierkorb oder den gelöschten Objekte abgelegt.

2.2. Beispielfilter

Was filtern?BeschreibungEinstellung
Eingehende E-Mails zu Kontakten kopieren

Möchten Sie, dass eingehende E-Mails direkt zum Kontakt kopiert werden, dann richten Sie folgenden persönlichen oder globalen Filter ein. Dabei werden alle E-Mails entsprechend vorliegender E-Mail-Adresse in die Kontakte gefiltert und Sie können ggf. durch entsprechende Objektrechte die Berechtigungen auf Kontakte mit sensiblen Daten einschränken.

In der 2. Variante werden E-Mail mit bestimmten Domains ausgenommen. Dabei müssen Sie je weiterer Bedingung eine weitere Zeile anlegen. Demnach werden alle E-Mails, die nicht von dieser Domainendung kommen zu den entsprechenden Kontakten kopiert.

Bei  eingehenden Nachrichten, die:

Variante 1:

Von -  ist in Kontakten

zu entsprechenden Kontakt kopieren

Variante 2:

Von -  enthält nicht - @mein-steuerberater.de

zu entsprechenden Kontakt kopieren

Ausgehende E-Mails zu Kontakten kopierenDie gesendeten E-Mails sollen nach dem Versand automatisch den Kontakten zugeordnet werden.

Bei  ausgehenden Nachrichten, die:

Variante 1:

An oder CC -  ist in Kontakten

zu entsprechenden Kontakt kopieren

Variante 2:

An oder CC -  enthält nicht - @mein-steuerberater.de

zu entsprechenden Kontakt kopieren

Eingehende Projekt-E-MailsSie arbeiten mit dem Projektmodul und möchten eingehende E-Mails automatisch zum richtigen Projekt zuordnen. Dazu ist es wichtig, dass der Absender der E-Mail Ihre interne Projektnummer kennt. Am besten ist es, wenn er direkt auf eine von Ihnen versendete E-Mail antwortet.

Bei  eingehenden Nachrichten, die:

Betreff - enthält

zu entsprechenden Projekt kopieren

Ausgehende Projekt-E-MailsIn diesem Beispiel versenden Sie eine E-Mail mit einer internen Projektnummer im Betreff. Diese wird, anders als die eingehende Nachricht, in unserem Beispiel direkt in das Projekt verschoben und nicht in den gesendeten E-Mails abgelegt. Dabei wird gleichzeitig die E-Mail aus den gesendeten E-Mails in den Papierkorb Ihres E-Mail-Kontos überführt.

Bei  ausgehenden Nachrichten, die:

Betreff - enthält

zu entsprechenden Projekt verschieben

Eingehende Ticket-E-MailsSie arbeiten mit dem Ticketmodul und möchten eingehende E-Mails automatisch zum richtigen Ticket zuordnen. Dazu ist es wichtig, dass der Absender der E-Mail Ihre interne Ticketnummer kennt. Am besten ist es, wenn er direkt auf eine von Ihnen versendete E-Mail antwortet.

Bei  eingehenden Nachrichten, die:

Betreff - enthält

zu entsprechenden Ticket kopieren

Ausgehende Ticket-E-MailsIn diesem Beispiel versenden Sie eine E-Mail mit einer internen Ticketnummer im Betreff. Diese wird, anders als die eingehende Nachricht, in unserem Beispiel direkt in das Ticket verschoben und nicht in den gesendeten E-Mails abgelegt. Dabei wird gleichzeitig die E-Mail aus den gesendeten E-Mails in den Papierkorb Ihres E-Mail-Kontos überführt.

Bei  ausgehenden Nachrichten, die:

Betreff - enthält

zu entsprechenden Ticket verschieben

 

Um alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch einem Kontakt zuzuordnen, empfehlen wir Ihnen diese nur zum entsprechenden Kontakt zu kopieren. Durch Verschieben wissen Sie nicht, welche E-Mail Sie erhalten haben.

 

Bitte beachten Sie, dass die gefilterte E-Mail bei jedem Kontakt abgelegt wird, wo die entsprechende Mail-Adresse in den vorgesehen E-Mail-Standardfeldern (email, email2 und email3) hinterlegt wurde. Befindet sich bspw. die E-Mail-Adresse in 20 Kontakten, so wird die jeweilige E-Mail auch in diesen 20 Kontakten abgelegt. Das hat Auswirkungen auf den zur Verfügung stehenden Speicherplatz.

2.3. E-Mail Filter aktivieren und deaktivieren

 

Nutzen Sie die Funktion E-Mail-Filter zum ersten Mal, so müssen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen  Aktivierte Filter beim Senden/Empfangen anwenden setzen.

Einzelne Filter aktivieren oder deaktivieren Sie, in dem Sie den gewünschten Filter markieren und in der Spalte Aktiviert den Haken setzen oder entfernen. Bitte beachten Sie, dass aktivierte Filter, ohne die generelle Aktivierung aller Filter, nicht funktionieren können.

 

Haben Sie einen aktivierten Filter, der E-Mails in einen Ordner verschiebt oder kopiert und Sie löschen anschließend diesen Ordner, so wird der Filter für kommende E-Mails weiterhin ausgeführt und die E-Mails werden in den jeweiligen Ordner verschoben oder kopiert, solange sich dieser Ordner noch im Papierkorb befindet. Existiert dieser Ordner nicht mehr im System, so sind die E-Mails nicht mehr auffindbar.

2.4. E-Mail Filter-Protokoll

E-Mail Filter Protokoll

Das Filter-Protokoll dokumentiert, welche Filter ausgeführt wurden. Damit haben Sie eine zusätzliche Kontrollmöglichkeit. Es werden jedoch nur die letzten 1000 Einträge angezeigt. Bei einer Suche werden alle vorhandenen Einträge berücksichtigt.

Um das Filter-Protokoll nutzen zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor. Im Fenster Filter klicken Sie bitte auf  Filter-Protokoll. Daraufhin öffnet sich das Fenster Filter-Protokoll. Setzen Sie hier einen Haken in das Kästchen  Filter-Protokoll aktivieren und bestätigen Sie durch einen Klick auf  Schließen. Ab diesem Zeitpunkt werden alle gefilterten E-Mails hier protokolliert.

3. E-Mail Filter nachträglich anwenden

3.1. Manuelle AusführungE-Mail Filter nachträglich anwenden

Um einen Filter nachträglich auf einen E-Mail-Ordner anzuwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Markieren Sie durch einen Klick den entsprechenden Filter.
  2. Wählen Sie am unteren Fensterrand bei  Ausgewählten Filter anwenden auf einen entsprechenden Ordner aus.
  3. Klicken Sie dann auf  Jetzt ausführen.
  4. Der Filter wird auf den ausgewählten Ordner ausgeführt.
 

Bitte beachten Sie, dass der Filter nur auf den angegebenen Ordner und nicht auf Unterordner ausgeführt wird.

3.2. Automatische Ausführung

E-Mail Filter durch Automatismus anwenden

Eine weitere Möglichkeit ist die Funktion  Automatismus..... Mit dieser können ausgewählte Filter automatisch und nachträglich über mehrere Ordner ausgeführt werden.

 

Der Automatismus ist nur in wenigen Fällen für Ihre E-Mail-Filter notwendig. Nutzen Sie diesen z. B. für deaktivierte Filter oder zur zeitgesteuerten Ausführung, um sich über einen Filter alle eingegangenen E-Mails weiterzuleiten. Aktive Filter werden beim Eintreffen neuer E-Mails generell ausgeführt.

Der Automatismus ist nicht für generell aktive Filter notwendig, um eingehende E-Mails zu Kontakten zu kopieren.

Führen Sie die Filter mittels Automatismus nur mit Bedacht für IMAP-Konten aus. Da sich die E-Mails in IMAP-Konten auf dem E-Mail-Server befinden, würde ein Automatismus z. B. alle 5 Minuten die E-Mails abholen, um diese ggf. zu filtern. Hierbei besteht die Gefahr der Speicherplatzüberschreitung.

  1. Markieren Sie durch einen Klick den entsprechenden Filter.
  2. Klicken Sie auf den Button  Automatismus....
  3. Wählen Sie eine Zeitspanne aus, um den Filter regelmäßig in dieser Zeit auszuführen.
  4. Markieren Sie die gewünschten Ordner, für die der Filter automatisch ausgeführt werden soll. Mehrere Ordner können Sie mit gedrückter  Strg-Taste auswählen.
  5. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit  Speichern und Schließen.