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Bevor Sie eine E-Mail empfangen oder senden können, müssen Sie mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet haben. Dieser Abschnitt beschreibt Ihnen Schritt für Schritt die Einrichtung eines E-Mail-Kontos. Bitte halten Sie dafür die Zugangsdaten Ihres Anbieters/Providers bereit oder wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Diese Beschreibung ist eine allgemeine Darstellung. Die Einstellungen können auch durch Ihren Administrator durchgeführt werden. Es kann vorkommen, dass Sie nur wenige Einstellungen selbst vornehmen können. Je nach Ihren Rechten, können Ihnen entsprechende Menüpunkte nicht zur Verfügung stehen.


1. Neues Konto hinzufügen

Klicken Sie auf  Extras und dann  E-Mail-Konten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle bereits eingerichtete E-Mail-Konten sehen. Diese können Sie von dort aus durch einen Doppelklick auf das bestehende Konto oder über  Einstellungen... bearbeiten.

E-Mail Kontenübersicht

Möchten Sie ein neues E-Mail-Konto einrichten, klicken Sie auf  Hinzufügen.... Es öffnet sich ein weiteres Fenster für die Einstellungen.

  1. Stellen Sie als erstes den Kontotyp ein. Sie können zwischen POP3 und IMAP wählen. In der Regel verwenden Sie POP3. Für IMAP gibt es weitere Optionen zu beachten.
  2. Die Option Konto ist deaktiviert können Sie setzen, wenn Sie das E-Mail Konto temporär nicht nutzen möchten. Diese Option wird auch durch das System aktiviert, sobald die Verbindung zum E-Mail-Server mehrmals fehlgeschlagen ist. Die administrative Einstellung für die Angabe der Fehlerversuche finden Sie in den E-Mail-Optionen.
  3. Die Bezeichnung ist ein Pflichtfeld und vergibt einen Namen für das Konto.
  4. In den Benutzerinformationen tragen Sie Ihren Namen ein. Dieser sowie ggf. die Organisation werden neben Ihrer E-Mail-Adresse auch an den Empfänger übermittelt. Sie haben die Möglichkeit, eine abweichende Antwortadresse zu erfassen. Bitte tragen Sie die Mailadresse in der Form name@domain.de ein.
  5. Die Serverinformationen sind für Ihre Serveranmeldung notwendig. Wie Ihr Server heißt, erfahren Sie ebenfalls von Ihrem Provider. Die beiden Nummern, die Sie in den hinteren Eingabefeldern finden, bezeichnen Ports und werden vom System vorgegeben. Sie können die Standardeinstellungen übernehmen. In der Regel reichen die Standardeinstellungen aus. Werden Ihre E-Mails über verschlüsselte Verbindungen übertragen, wählen Sie zusätzlich die Art der Verschlüsselung TLS oder SSL. Dabei werden auch die Ports verändert. Es kann vorkommen, dass Sie von Ihrem Systemadministrator oder Ihrem Provider andere als die vorgetragenen Ports erhalten. In diesem Fall müssen Sie diese ebenfalls abändern.
  6. Tragen Sie Ihre Zugangsdaten (Benutzername/Kontoname und Passwort) für den Posteingangsserver ein und wählen Sie einen Abrufintervall aus. Möchten Sie nur Kopien Ihrer E-Mails abrufen, müssen Sie das bei  Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen bestätigen. Dies hat zur Folge, dass keine E-Mails durch dieses Konto gelöscht werden. Problematisch ist diese Einstellung jedoch, wenn Ihre Postfachgröße begrenzt ist.
  7. Die meisten Postausgangsserver fordern eine gesonderte Authentifizierung. Hierzu müssen Sie ggf. Ihre Zugangsdaten eintragen. Authentifizierung bedeutet, dass Sie beim Versenden von E-Mails nach einem Passwort gefragt werden. Aktivieren Sie den Haken mit der Maus und klicken Sie ebenfalls mit der Maus in den Kontonamen und das Passwortfeld. Die Daten werden automatisch vom Posteingangsserver übernommen.
  8. Über die Auswahl rechts neben der Port-Eingabe wählen Sie die Methode aus, welche zur Authentifizierung gegenüber dem E-Mail-Server verwendet werden soll. Als Auswahl stehen Ihnen hierbei PLAINLOGIN und CRAM-MD5 zur Verfügung. PLAIN/LOGIN übertragen die Zugangsdaten (Benutzername/ Passwort) im Klartext zum Server und sollten daher nicht ohne Verschlüsselung via SSL/TLS verwendet werden. Welche Methode(n) verwendet werden, erfahren Sie von Ihrem E-Mail-Provider.
  9. Wenn Sie als Kontotyp IMAP gewählt haben und ein Server-System einsetzen, steht Ihnen optional der Punkt  Nachrichten im Hintergrund synchronisieren zur Verfügung. Wenn Sie diesen aktivieren, werden Nachrichten im Hintergrund vom E-Mail-Server synchronisiert. Wird dieser Punkt nicht gewählt, werden die E-Mails immer aktuell vom E-Mail-Server geholt und nur temporär gespeichert. Die E-Mails befinden sich weiterhin auf dem E-Mail-Server.
  10. Ein weiterer optionaler Punkt durch die Auswahl von IMAP legt fest, ob Sie entsprechenden IMAP-Systemordner erstellen wollen, wie Posteingang, Postausgang, Gesendete und Spam oder ob eventuell vom E-Mail-Server bereits vorgegebene Ordner genutzt werden sollen. Lassen Sie im Zweifel den Haken weg oder setzen Sie ihn erst dann, wenn die Ordner nicht bei Ihrem E-Mail-Konto vorhanden sind.
  11. Über den Bereich Signatur legen Sie für dieses Konto eine Standard-Signatur Ihres Unternehmens fest. Alternativ können Sie über die Schaltfläche  Signatur Bearbeiten einen automatischen Text an Ihre E-Mails anhängen. Dies können z. B. Ihre Kontaktdaten sein. Möchten Sie die nicht beim Antworten oder Weiterleiten anfügen, müssen Sie dies ebenfalls hier festlegen. Es geht dabei nur eine der beiden Einstellungen, Vorlage oder Signatur. Eine Signatur kann nur aus einem einfachen Text bestehen.
  12. Über den Button  E-Mail-Zertifikat können Sie die Sicherheit Ihrer E-Mails erhöhen. Lesen Sie dazu den Abschnitt Signieren und verschlüsseln bzw. E-Mail-Zertifikate.
  13. Haben Sie die Aktivitätenrechte für Ihr System gebucht und aktiviert, so erscheint das Feld  Zugriffsrechte, in dem Sie die Standardzugriffsliste für dieses E-Mail-Konto auswählen.
  14. Wenn Ihre Eingaben vollständig sind, können Sie jetzt das Konto durch  Speichern einrichten. Sie gelangen dann zu den E-Mail-Konten zurück.
BezeichnungFunktion

Kontotyp

Sie haben die Auswahl zwischen POP3 und IMAP.

Bezeichnung

Hier vergeben Sie die Bezeichnung des Kontos.

Ihr Name

Hinterlegen Sie einen Namen, welcher als Absender mit angegeben wird.

Organisation

Sie sollten die Angabe Ihres Unternehmens angeben.

E-Mail-Adresse

Tragen Sie hier Ihre E-Mail-Adresse ein.

Antwort-Adresse

Legen Sie eine Antwort-Adresse fest, so werden alle Ihre beantworteten E-Mails auf dem angegeben Konto empfangen.

Posteingang (POP 3/IMAP)

Hinterlegen Sie den Posteingangsserver, welcher Ihnen von Ihrem Provider mitgeteilt wurde oder Sie selbst vergeben haben.

Postausgang (SMTP)

Hinterlegen Sie den Postausgangsserver, welcher Ihnen von Ihrem Provider mitgeteilt wurde oder Sie selbst vergeben haben.

Kontaktname

Hinterlegen Sie Ihren Kontonamen bzw. Benutzernamen, welchen Sie von Ihrem Mailprovider erhalten oder selbst festgelegt haben.

Passwort

Hinterlegen Sie Ihr Passwort, welches Sie bei Ihrem Konto festgelegt haben.

Postausgangsserver erfordert Authentifizierung

Wenn Ihr Server eine Authentifizierung verlangt, dann aktivieren Sie bitte das Checkfeld.

Kontoname

Hinterlegen Sie Ihren Kontonamen bzw. Benutzernamen, welchen Sie von Ihrem Mailprovider erhalten oder selbst festgelegt haben.

Passwort

Hinterlegen Sie Ihr Passwort, welches Sie bei Ihrem Konto festgelegt haben.

Zertifikat

An dieser Stelle können Sie ein Zertifikat für Ihr E-Mail-Konto einspielen.

E-Mail Automatisch alle XX Minuten abholen

Legen Sie fest, in welchem Zeitintervall Ihre E-Mails im TecArt-System abgeholt werden sollen.

Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen

Diese Option steht Ihnen bei POP3-Mailkonten zur Verfügung. Dadurch werden E-Mails in das TecArt-System geladen, jedoch bleibt die ursprüngliche E-Mail auf dem Mailserver erhalten, wenn man beispielsweise die E-Mails auf mehreren Client herunterladen möchte.

Standard-Vorlage

Legen Sie hier eine Standard-E-Mail-Vorlage fest.

Signatur Hinzufügen

Über den Button Signatur Bearbeiten können Sie sich eine einfache Text-Signatur hinterlegen.

Nicht beim Antworten und Weiterleiten

Bei Aktivierung der Funktion wird ausschließlich die manuelle Signatur (gilt nicht für Vorlagen) beim Antworten und Weiterleiten nicht mit einbezogen.

Dieses Konto beim Senden mit einbeziehen

Ist der Haken gesetzt, wird dieses Konto für den E-Mail-Versand mit einbezogen.

Dieses Konto beim Empfang mit einbeziehen

Ist der Haken gesetzt, wird dieses Konto für den E-Mail-Empfang mit einbezogen.

Zugriffsliste

Bei aktivierten Aktivitätenrecht kann für das E-Mail-Konto die Standard-Zugriffsliste gesetzt werden.

2. Kontoinformationen einiger E-Mail-Provider

Eine Liste mit POP3- und SMTP-Servern haben wir Ihnen hier verlinkt. Alternativ können Sie auch die Google Suche verwenden.

3. Ordner

Wenn Sie auf die Schaltfläche  Ordner... klicken, können Sie für das markierte Konto andere Ordner festlegen. Sie können auch eigene Ordner anlegen und sie über die Ordnerauswahl dem entsprechenden E-Mail-Konto zuweisen.

KontosymbolBeschreibung

 Posteingang

In diesem Ordner werden Ihre empfangenen E-Mails standardmäßig abgelegt.

 Gesendet

In diesem Ordner werden Ihre gesendeten E-Mails abgespeichert, sofern Sie die entsprechenden E-Mail-Optionen eingestellt haben. Andernfalls werden gesendete E-Mails automatisch gelöscht.

 Papierkorb

In diesen Ordnern werden Ihre gelöschten E-Mails bis zum endgültigen Löschen zwischengespeichert. Dabei werden, je nach eingerichteter Ordnerzuweisung eines E-Mail-Kontos, auch mehrere Papierkörbe angezeigt. IMAP-Konten besitzen oft einen eigenen Papierkorb.

 Entwürfe

In diesem Ordner werden Ihre Entwürfe gespeichert. Dies geschieht immer dann, wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und diese statt zu senden mit Speichern schließen. Darüber hinaus werden neue E-Mails, die Sie schreiben, jede Minute in diesem Ordner zwischengespeichert. Bei IMAP-Konten werden die gespeicherten Entwürfe direkt im IMAP-Konto zur Verfügung gestellt.

 Spam

Im Spam-Ordner landen Mails, die Sie als SPAM markiert haben. Diese sollten Sie von Zeit zu Zeit durchsehen und gegebenenfalls löschen.

 Postausgang

Im Postausgang befinden sich alle E-Mails, die Sie nach dem Schreiben gesendet haben. Erst durch eine automatische Einstellung in einer gewünschten Zeit oder durch Drücken von Senden/Empfangen, werden diese mittels SMTP versandt.

 Sonstige

Sonstige Ordner und dessen untergeordnete Ordner werden immer mit diesem Symbol ohne weitere Bedeutung dargestellt.

4. Standard

Über die Schaltfläche  Als Standard können Sie ein markiertes E-Mail-Konto als Standardabsender festlegen. Wenn Sie mehrere Konten eingerichtet haben und eine E-Mail schreiben, wird diese E-Mail-Adresse immer als erstes für eine neue E-Mail verwendet. Selbstverständlich können Sie diese dann auch über ein anderes Konto versenden.

5. Kontotest

E-Mail Konto Test

Sie können Ihr Konto jetzt markieren und durch den Button  Kontotest... ausprobieren. Dabei wird sowohl der Empfang, als auch das Senden überprüft. Sollten Fehler auftreten, können diese mehrere Ursachen haben. In den meisten Fällen, sollten Sie Ihre Benutzernamen und Passwörter prüfen. Aber auch die Serverdaten werden häufig falsch festgelegt. Bitte überprüfen Sie zunächst alle Eingaben nochmals oder prüfen Sie die Erreichbarkeit Ihres Providers über die eingetragenen Serverdaten.

6. Sonstige Einstellungen

Sie können eingerichtete Konten über die beiden Kontrollkästchen im unteren Bereich des Fensters E-Mail-Konten wahlweise in das Senden oder Empfangen von E-Mails einbeziehen. Dies kann z.B. sinnvoll sein, wenn Sie eine alte E-Mail Adresse noch abfragen, jedoch nur noch über eine neue senden wollen.

7. E-Mail Passwort ändern

Eine Änderung des E-Mail Zugangspasswortes ist nur in besonderen Fällen erforderlich. In der Regel haben Sie als Mitarbeiter keinen Zugriff auf die Daten Ihres E-Mail-Kontos oder dürfen generell das gesamte E-Mail-Konto nicht bearbeiten. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Wählen Sie zunächst das gewünschte E-Mail-Konto über das Dropdown-Feld aus. Nur bei mehreren eingerichteten E-Mail-Konten werden Ihnen diese in dem Auswahlfeld angezeigt. Tragen Sie nun das neue Passwort ein und wiederholen Sie den Vorgang im zweiten Feld. Schließen Sie Ihre Eingaben mit  Speichern ab.