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Administration E-Mail VorlagenE-Mail-Vorlagen nutzen Sie für E-Mail-Signaturen oder um wiederkehrende Standard-E-Mails vorzubereiten, in denen Sie nur eventuelle Ersetzungen von Namen etc. vornehmen möchten. Weiterhin dienen Sie als Vorlagen für verschiedene Module, aus denen Sie angepasste Vorlagen versenden möchten, wie z.B. Angebote, Aufträge oder Rechnungen.
Um E-Mail-Vorlagen zu erstellen, benötigen Sie Grundkenntnisse in der Erstellung von Templates bzw. den Umgang mit HTML. Sie können sowohl Text- als auch HTML-Templates erstellen. Dabei können verschiedene Systemdaten in die Templates integriert werden.

1. E-Mail-Signatur

Weshalb können Sie keine einfache E-Mail-Signatur erstellen, sondern müssen eine E-Mail-Vorlage nutzen?

In vielen Systemen ist es so, dass jeder Mitarbeiter die eigene Signatur einstellen muss. Dabei werden Vorgaben gemacht und die Mitarbeiter in ihrem E-Mail-Programm aufgefordert die Signatur zu ändern. Im TecArt-System ist dies anders. Hier können Sie eine E-Mail-Signatur für alle Mitarbeiter anlegen. Bei einer Änderung wird diese eine Vorlage geändert und automatisch haben alle Mitarbeiter mit der nächsten neuen E-Mail eine geänderte Signatur.

Variable Angaben, wie Namen, Telefonnummer, Standort, E-Mail-Adresse oder Berufsbezeichnung werden durch Platzhalter frei definiert und für jeden Mitarbeiter individuell ersetzt.

2. Grundlagen der E-Mail-Vorlagen

Sie sind in der Anzahl Ihrer Vorlagen nicht begrenzt. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordner und einer geeigneten Rechtevergabe auf den Ordner, ist es sehr einfach möglich, einzelne E-Mail-Vorlagen nur für einige Benutzer oder Gruppen zugänglich zu machen.

 

Möchten Sie die E-Mail-Vorlage, welche Sie als Signatur für ein E-Mail-Konto setzen, direkt als Administrator eintragen, ohne dass der Benutzer Zugriff darauf erhält, so können Sie die Leserechte auf die Vorlage entziehen.

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenE-Mail-Vorlagen ein.

2.1. UTF-8 Format

Codierung UTF 8

Das TecArt-System arbeitet im UTF-8 Format. Um Sonderzeichen korrekt darstellen zu können, ist es besonders wichtig, dass Sie alle Templates im UTF-8 Format abspeichern.

2.2. Feldvariablen für die E-Mail-Signatur mit Vorlagen

Die Feldvariablen für E-Mail-Vorlagen entnehmen Sie bitte der Übersicht der Variablen. Für Standardvorlagen nutzen Sie ausschließlich die systeminternen Variablen. In einigen Modulen gibt es spezielle E-Mail-Vorlagen, welche auf die Felder der Objekte zurückgreifen können. Die Modulvariablen können dabei auch verwendet werden. Achten Sie dabei auf nachfolgende Symbole:

VariableBeschreibung

{$mailtext}

Diese Variable findet nur in Text-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet.
<!-- BEGIN MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung und ist wichtig, wenn Sie bereits Text geschrieben haben und das E-Mail-Konto wechseln wollen. Mit dieser bleibt der geschriebene Text erhalten und wird in eine andere HTML-E-Mail-Vorlage an der Stelle eingefügt, an der sich dieselbe Variable befindet. Diese Variable markiert den Beginn des Textes.
<!-- END MAILTEXT -->Diese Variable findet nur in HTML-Vorlagen Anwendung. Diese Variable markiert das Ende des Textes.
{$personalize}Diese Variable wird sowohl in Text-, wie auch in HTML-E-Mails verwendet und leitet die automatische E-Mail-Personalisierung ein. In HTML-E-Mails darf diese Variable nie zwischen den beiden oberen Textvariablen stehen.

Die nachfolgenden Variablen werden häufig verwendet. Nutzen Sie in den Vorlagen nur die, welche in Ihrer Signatur auch variabel auftreten kann. Ihren Firmennamen z.B., müssen Sie nicht als Variable einsetzen, die Anschrift nur dann, wenn Sie mehrere Standorte abbilden wollen.

VariableFeldbezeichnung
{$name}Angezeigter Name
{$company}Firma
{$department}Abteilung
{$firstname}Vorname
{$surname}Nachname
{$address}Anschrift
{$postcode}PLZ
{$city}Ort
{$tel1}Telefon
{$fax}Fax
{$tel2}Mobiltelefon
{$email}E-Mail-Adresse
{$profession}Berufsbezeichnung
{$group.5.tel1}Telefonnummer der Gruppe mit der ID 5
{$group.7.city}Ort der Gruppe mit der ID 7
 

Variablen können Sie aus den Benutzerinformationen oder Gruppeninformationen nutzen. Dabei werden allerdings immer alle Gruppenvariablen einer Vorlage ersetzt, unabhängig ob ein Benutzer Mitglied einer Gruppe ist oder nicht.

2.3. Prüfung von Bedingungen

Mit der Nutzung von Bedingungen, können Sie Ihre Vorlagen noch weiter flexibilisieren und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen.

FunktionFunktionsbeschreibung
{if} {/if}Beginn einer Überprüfungsfunktion nach der Regel Wenn-Dann. Jedes {if} muss mit einem {/if} abgeschlossen werden.
{elseif}Der {if}-Bedingung können beliebig viele {elseif}-Bedingungen vor dem Abschluss mit {/if} folgen.
{else}Stellt einen bedingungslosen Abschluss dar und kann verwendet werden. Lässt man diese Bedingung weg und keine der oberen Bedingungen trifft zu, wird nichts ausgegeben.
OperatorBedeutung
==ist gleich
!=ist ungleich
>größer als
<kleiner als
>=größer oder gleich
<=kleiner oder gleich
===identisch

Beispiele für die Verwendung in Ihren E-Mail-Vorlagen

BeispielBeschreibung
{if $department != ""}{$department}
{/if}
Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer Text-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $department != ""}{$department}<br>{/if}Wurde keine Abteilung beim Benutzer angegeben, so wird diese Zeile in einer HTML-Vorlage ausgeblendet inkl. dem Zeilenumbruch.
{if $login == "anne"}
{$custom1}
{$custom9}
{$custom10}
{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer Text-Vorlage ausgegeben.
{if $login == "anne"}
{$custom1}<br>
{$custom9}<br>
{$custom10}{/if}
Ist der Loginname des Benutzer anne, so werden die zusätzlichen Benutzerinformationen 1, 9 und 10 in einer HTML-Vorlage ausgegeben.
{if $city == "Erfurt"} Besuchen Sie Thüringen.
{elseif $city == "Dresden"} Besuchen Sie Sachsen.
{else} Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unserem Bundesland.
{/if}
Ist die Stadt des Benutzers Erfurt, wird der erste Satz ausgegeben, ist diese Dresden, dann der zweite Satz. Trifft keine der Bedingungen zu, wird der dritte Satz ausgegeben.

2.4. Inkludieren

Inkludieren ist eine elegante Form wiederkehrende Inhalte, seien es verschiedene E-Mail-Signaturen, E-Mail-Vorlagen oder spezielle Modul-E-Mails, als eigenständige Text- oder HTML-Fragmente zu speichern. Diese Fragmente, aber auch Bilder und Logos können dann immer wieder verwendet werden und machen die Pflege besonders einfach.

Wann verwenden Sie solche inkludierten Inhalte?

  • Impressumangabe, wie Geschäftsführung, Inhaber, Handelsregister, Gericht, Steuer-ID, Kontonummer etc., benötigen Sie in jeder Vorlage. Ändert sich nur eine Angabe, genügt die Änderung in einer der Fragment-Dateien und die Angabe ist in allen E-Mail-Vorlagen geändert.
  • Möchten Sie Hinweise auf eine Messe, oder Weihnachtsgrüße in der E-Mail platzieren, genügt ein Fragment und die Informationen sind in jeder neuen E-Mail enthalten.

Also, immer dann, wenn Sie dieselben Inhalte in verschiedenen E-Mail-Vorlagen verwenden wollen, erstellen Sie ausschließlich Fragmente und inkludieren diese in Ihre eigentliche E-Mail-Vorlage. Verwenden Sie zum Inkludieren die Variablen {include file="DATEINAME.tpl.html"} oder {include file="DATEINAME.tpl.txt"}. Der Dateiname wird dabei durch den von Ihnen gewählten Dateinamen ersetzt.

Verwenden können Sie die Fragment-Dateien in allen E-Mail-Vorlagen. Dabei ist es wichtig, anhand der verwendeten Ausgabeform (Text-E-Mail oder HTML-E-Mail) entsprechende Fragmentdateien zu erstellen, welche für die E-Mail geeignet sind.

Ihre Dateien und E-Mail-Vorlagen sehen z.B. wie die nachfolgenden Farben aus. Jede Farbe steht dabei für eine eigene Datei. Die Dateien, welche mit index beginnen sind die eigentlichen E-Mail-Vorlagen, zum Einen eine EML-HTML-Vorlage und zum Anderen eine HTML-Vorlage.

index.html.emlindex.tpl.htmlimpressum.tpl.htmlwerbung.tpl.htmlweihnachten.tpl.html

Sie können verschiedene Fragmente ineinander verschachteln oder auch einzeln in die eigentliche Vorlage einbinden.

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Sehr geehrte Damen und Herren,
{include file="impressum.tpl.html"}
{include file="werbung.tpl.html"}

werbung.tpl.html
{include file="weihnachten.tpl.html"}

Die Ergebnisse sehen nun wie folgt aus:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Geschäftsführung XY
Frohes Fest

Sehr geehrte Damen und Herren,

Geschäftsführung XY

Kaufen Sie das TecArt-CRM

Frohes Fest

2.5. E-Mail-Vorlagen-Name

Erstellen Sie als erstes einen Ordner. Die Bezeichnung des Ordners wird automatisch als Name der Vorlage übernommen. Der Name des Ordners ist frei wählbar. Setzen Sie danach auf den Ordner die gewünschten Leserecht. Nur die in den Benutzern oder Gruppen enthaltenen Benutzer können später die Vorlage auswählen und verwenden.

3. E-Mail-Vorlagen via .eml-Datei

3.1. E-Mail als Vorlage speichern

Nur Administratoren haben die Möglichkeit E-Mails als Vorlagen zu erstellen. Gehen Sie dabei so vor, als würden Sie eine neue E-Mail erstellen wollen. Patzieren Sie alle Details an die gewünschten Stellen. Sie können dabei alle Design-Elemente verwenden, sogar Betreffs oder Empfänger festlegen oder Dateien an die Vorlage anhängen. Machen Sie danach alle notwendigen Ersetzung, tragen Variablen ein, inkludieren Sie ggf. das Impressum oder Ihre Werbung.

Abschließend wählen Sie über den Button den Eintrag Als Vorlage speichern aus.

 

Sobald Sie die neue Vorlage erstellt haben, machen Sie alle Änderungen nur noch direkt aus den E-Mail-Vorlagen innerhalb der Administration. Eine nachträgliche Bearbeitung über das E-Mail-Modul ist nicht möglich, da hier beim Aufruf die Variablen durch die Inhalte ersetzt werden.

3.2. E-Mail Vorlage bearbeiten

Möchten Sie Ihre bereits bestehende E-Mail-Vorlage bearbeiten, führen Sie bitte einen Rechtsklick auf die EML-Datei aus und wählen Sie Bearbeiten. Es öffnet sich nun der E-Mail-Editor. Sie können nun Daten wie Betreff, E-Mail-Text oder Anlagen abändern. Bitte beachten Sie auch den nachfolgenden Abschnitt Anlagen und Verknüpfungen. Über das Speichern-Symbol können Sie Ihre E-Mail-Vorlage nun erneut speichern und die vorhandene damit überschreiben.

3.3. Anlagen und Verknüpfungen

Es ist möglich Dateien und Dateiverknüpfungen über einen extra Ordner namens Attachments in der E-Mail-Vorlage abzulegen. Hierbei legen Sie in dem Ordner, wo sich bereits Ihre EML-Datei befindet, einen neuen Ordner mit der Bezeichnung Attachments an. Fügen Sie nun in diesen Ihre Dateien oder Dateiverknüpfungen ein. Durch Verknüpfungen besteht der Vorteil, dass die Datei beispielsweise von anderen Benutzern an beliebigen Orten in den gemeinsamen Dokumenten bearbeitet werden kann, ohne dass ein Administrator Änderungen vornehmen muss. Erstellen Sie nun eine neue E-Mail und wählen die entsprechende Vorlage aus. Die hinterlegten Dateien und Dateiverknüpfungen werden als Anlagen eingefügt.

4. Vorlagengestaltung

In einem Ordner werden jeweils beide E-Mail-Vorlagen, sowohl als HTML-Vorlage, wie auch die Text-Vorlage abgelegt. Je nach Einstellung des Benutzers in den E-Mail-Optionen bzw. auf Grundlage der empfangenen E-Mail, wird entweder die HTML-Vorlage oder die Text-Vorlage verwendet. Gibt es in einem Ordner nur eine der beiden Vorlagen, so muss der Benutzer beim verfassen einer neuen E-Mail die Auswahl für Text oder HTML zuvor treffen. Bei einem späteren Wechsel kann die Vorlage nicht nachgeladen werden.

4.1. HTML-Vorlage erstellen

Ergebnis der E-Mail HTML-Vorlage

Für eine HTML-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.html. HTML-Templates bestehen aus statischem HTML-Quellcode. Bei HTML-Templates ist darauf zu achten, dass alle URL-Pfade von Links absolut anzugeben sind. Absolut bedeutet inklusive http://www.. Bilder fügen Sie direkt ein ohne Pfadangaben. Dabei müssen sich diese im selben Verzeichnis befinden, wie Ihre index.tpl.html-Datei auch. Somit ergibt sich beispielsweise der Ausdruck src="bildname.jpg". Gleiches gilt für inkludierte Dateien. Sowohl Bilder, wie auch inkludierte Daten können auch in die jweiligen Verzeichnisse verlinkt werden.

Auch ist bei HTML-Templates darauf zu achten, dass Sie keine TAGs <html>, <body>, </html>, </body> sowie alles, was zwischen <head> und </head> steht (inkl. der TAGs) nicht benutzen können. Bei der Verwendung von CSS-Stylesheets ist zu berücksichtigen, dass CSS-Formatierungen unmittelbar als STYLE-Attribut am jeweiligen HTML-TAG zu verwenden sind.

 

Bilder und inkludierte Dateien für HTML-Templates werden in derselben Ebene, wie die index.tpl.html Datei abgespeichert. Diese werden beim schreiben einer E-Mail automatisch integriert und versendet.

{$personalize},<br />
<!-- BEGIN MAILTEXT --><br />
<br />
<!-- END MAILTEXT --><br />
Mit freundlichen Grüßen<br />
<br />
{$firstname} {$surname}<br />
<br />
MEINE GmbH<br />
{if $department != ""}{$department}<br />{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}<br />
{$profession}<br />
{$address}, {$postcode} {$city}<br />
Telefon: +49 361 123456-80<br />
Telefax: +49 361 123456-90<br />
{if $tel2 != ""}{$tel2}<br />{/if}
E-Mail: <a href="mailto:{$email}">{$email}</a><br />
Web: <a href="http://www.tecart.de" target="_blank">www.tecart.de</a><br />
<br />
Amtsgericht Meincity HRB 110112<br />
USt-IdNr. DE201312456<br />
Vertreten durch Max und Marie Schmidt<br />
<br />
<a href="http://www.tecart.de/de/trust-in-cloud/" target="_blank"><img src="siegel-trust-in-cloud.gif" border="0" alt="" width="137" height="66" /></a>



4.2. Text-Vorlage erstellen

Ansicht der E-Mail Text-Vorlage

Für eine Text-Vorlage erstellen Sie eine Datei mit dem Namen index.tpl.txt. Bearbeiten Sie diese Datei z.B. in einem Editor so, wie Sie eine normale Text-Signatur erstellen und verwenden würden. In dieser Datei dürfen Sie keine HTML-Tags verwenden.

{$personalize},

{$mailtext}

Mit freundlichen Grüßen 

{$firstname} {$surname}

MEINE GmbH
{if $department != ""}{$department}
{/if}
{$firstname} {$surname} {$suffix}
{$profession}
{$address}, {$postcode} {$city}
Telefon: +49 361 123456-80
Telefax: +49 361 123456-90
{if $tel2 != ""}{$tel2}
{/if}
E-Mail: {$email}
Web: http://www.tecart.de

Amtsgericht Meincity HRB 110112
USt-IdNr. DE201312456
Vertreten durch Max und Marie Schmidt


5. Dienstleistungshinweis

Gern erstellen wir Ihnen als Serviceleistung Ihre Referenzvorlage. Setzen Sie sich dazu bitte mit unserem Support in Verbindung. Weitere Mustervorlagen finden Sie in Ihrem TecArt-System.