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Das Modul  Eigene Dokumente ist, wie der Name schon sagt, der private Bereich eines Benutzers. In diesem Bereich können Sie alle privaten Dateien ablegen. Es gibt keine direkten Wege und Möglichkeiten diese Dokumente anderen Mitarbeitern zugänglich zu machen.


1. Standardordner

In Ihrem Modul befinden sich mindestens drei voreingestellte Ordner AusgangEingang und Entwürfe. Eingang ist der Ordner, in dem Sie Dokumente finden, die andere Benutzer zu Ihnen verschoben oder kopiert haben. In den Entwürfen werden eigene Dokumentenvorlagen abgelegt, welche Sie ggf. später an anderen Stellen des Dokumentenmanagements wieder verwenden möchten. Der Ordner Ausgang hat derzeit keine Bedeutung und kann von Ihnen frei verwendet werden.

Sobald Sie über den Chat Dateien erhalten und diese Speichern, wird ein weiterer Ordner Chat angelegt, in welchem die erhaltenen Dateien abgelegt werden.

2. Besonderheiten der eigenen Dokumente

Die Bedienung der eigenen Dokumente ist äquivalent zu dem gesamten Dokumentenmanagement. Es gibt hierbei einige Unterschiede, die Sie wissen müssen.

2.1. Dokumentensuche

Suchen Sie nach Dokumenten im Suchfeld, werden nur die eigenen Dokumente durchsucht. Im Bereich der gemeinsamen Dokumente werden immer alle Dokumente dieses Bereichs durchsucht, jedoch nie die eigenen. Die Bereiche sind strikt voneinander getrennt.

2.2. Papierkorb

Im Papierkorb befinden sich alle gelöschten Ordner und Dokumente aus beiden Bereichen des Dokumentenmanagements.

3. Eigene Dokumentenvorlagen

Es ist möglich, eigene Dokumentenvorlagen abzuspeichern und zu verwenden. Dokumente, die Sie als Vorlage nutzen möchten, kopieren Sie dazu einfach als Vorlage in das Verzeichnis Entwürfe Ihrer eigenen Dokumente.

 

Für die Erstellung von Dokumenten gibt es zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten in Bezug auf Feldvariablen, die beim Anlegen eines Dokuments aus einer Vorlage automatisch ersetzt werden. Notwendige Informationen dazu, auch die verwendbaren Dokumenten-Formate, finden Sie im Abschnitt Dokumentenvorlagen.