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In der Felderverwaltung können Sie für fast alle Module einfach und unkompliziert neue Felder und Registerkarten anlegen oder bearbeiten.

1. Felder anlegen und verwalten

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  EinstellungenFelder ein.

Um ein neues Feld anzulegen, wählen Sie zunächst rechts oben über das Drop-Down-Menü das gewünschte Modul aus. Je nach Modulverwendung kann es darunter ein weiteres Drop-Down-Menü mit Templates geben, welches Ihnen dann die Felder der unterschiedlichen Ansichten aufruft.

Die Ansicht gliedert sich in drei wesentliche Bereiche. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die vorhandenen Felder. Dabei gibt es Felder mit einer Positionsnummer und ohne Positionsnummer. In der Standardansicht der jeweiligen Module werden die Felder festen Positionen zugewiesen. Einige Felder ohne Positionsnummer, wie z.B. Firma oder Notizen, sind feste Felder, welche in der Standardansicht nicht verändert werden können. So nimmt die Beschreibung immer eine eigene Registerkarte ein und das Feld Firma steht immer in der Überschrift des jeweiligen Kontaktes. Im mittleren Bereich nehmen Sie für jedes Feld die gewünschten Einstellungen vor. Die Möglichkeiten und Angaben entnehmen Sie bitte den Detailangaben. Rechts werden Ihnen die Positionsnummern zu den jeweiligen Standard-Registerkarten angezeigt.

Nutzen Sie den Button  Hinzufügen, um ein neues Feld zu generieren. In der Mitte tragen Sie nun die spezifischen Daten Ihres Feldes ein. Vergeben Sie bitte unbedingt einen Namen für Ihr Feld. Wählen Sie bitte auch eine freie Position auf einer der Registerkarten aus. Erst mit dem Speichern wird das Feld in der linken Spalte an der ausgewählten Position angezeigt. Sollten Sie keine Position ausgewählt haben steht das neue Feld oben.

 

Auf jeder der Systemregisterkarten befinden sich eine feste Anzahl von Feldern (z.B. 16 Felder). Die Nummerierung beginnt dabei mit 1 links oben nach unten links und weiter von oben rechts bis unten rechts.

2. Detailangaben zu den Feldern und ihre Bedeutung


FeldbezeichnungBeschreibung

Feldname

Der Feldname ist nur eine Information für Sie. Diese benötigen Sie in Vorlagen, benutzerbezogenen Templates und für Schnittstellen.

Name

Der Name ist die Bezeichnung des Feldes, welcher im entsprechenden Objekt angezeigt wird. In Systemfeldern können Sie diesen nur mit Hilfe des Spracheditors ändern. Hintergrund ist die Abhängigkeit der Systemfelder zu anderen Bereichen des TecArt-Systems und verbunden Funktionen.

Position

Definiert die entsprechende Position auf der Registerkarte. Wählen Sie hier fixiert, so wird dieses Feld auf keiner Registerkarte angezeigt. Diese Position können Sie nun mit einem anderen Feld wieder besetzen. Felder vom Typ Textbereich können hingegen nur als Registerkarte verwendet werden.

Typ

Sie können zwischen verschiedenen Feldtypen wählen. Dazu stehen Ihnen folgende Felder zur Auswahl:

FeldtypVerwendung
TextDefiniert ein freies einzeiliges Textfeld zwischen 0 und 255 Zeichen, welches beschriftet werden kann. In diesem können alle Zeichen der Tastatur abgespeichert werden.
TextbereichDefiniert einen Textbereich, in welchem auch längere Eingaben mit der Tastatur inkl. Umbrüchen und automatischer Texterkennung für Funktionen wie Webseiten oder E-Mail-Adressen möglich sind. Textbereiche lassen sich nicht an feste Positionen einbinden, sondern können nur über Benutzerbezogene Templates‏‎ eingebunden oder als eigene Registerkarten festgelegt werden.
NummerErzeugt ein Feld, in das ausschließlich Zahlen geschrieben werden können. Die Angabe der Zahlen richtet sich nach den Systemeinstellungen für die Region und den festgelegten Nachkommastellen.
WährungWählen Sie dann, wenn Sie an eine Zahl Ihr eingestelltes Währungsformat anhängen möchten.
DatumGeneriert später nur das Datum. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein Unix Timestamp, also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert. Die Ausgabe erfolgt aber nur anhand des errechneten Datums.
Datum mit UhrzeitGeneriert später das Datum mit einem Uhrzeitfeld mit Stunden und Minuten dahinter. Eingetragene Zahlen und Punkte werden in ein Datumsformat übersetzt. Darüber hinaus kann über einen Button das Datum aus einem Kalender ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei ein Unix Timestamp, also mit Uhrzeit in Sekunden abgespeichert.
KontrollkästchenIst zum Setzen von einfachen Ja/Nein Abfragen geeignet. In diesem Feld werden später nur Haken gesetzt. Die Ausgabe für die Benutzer erscheint mit den Angaben JA und NEIN. In der Datenbank selbst wird eine 0 oder 1 gespeichert. Daher müssen beim Import der Daten die Werte einer Tabelle auch mit 0 bzw. 1 angegeben werden.
Drop-Down-ListeDiese Auswahl nutzen Sie immer dann, wenn Sie aus einer Anzahl verschiedener Möglichkeiten einer Liste exakt einen Wert einsetzen möchten. Eine Auswahl der Speichermethode Wert oder Index ist möglich.

Drop-Down-Liste

Mehrfachauswahl

Ermöglicht es Ihnen, mehrere Daten aus einer Liste auszuwählen. Dabei wird ein Popup geöffnet und die Werte einer Liste können mit Hilfe von Kontrollkästchen ausgewählt werden. In der Datenbank wird nur der Wert der jeweiligen Auswahl abgespeichert. Beim Import der Daten ist darauf zu achten dass die exakten Wertangaben, wie in der Liste durch ; Semikolon getrennt, in einem Feld angegeben werden.

Drop-Down-Liste

Template

Ermöglicht die Auswahl benutzerdefinierter, selbst gestalteter Templates ((warning) alte Funktion) oder verschiedener Ansichten ((lightbulb)neue Funktion). Dieser Typ kann je Modul nur ein Mal ausgewählt werden. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des eigenen Templates entspricht. Wählen Sie diesen Typ, erscheint am unteren Bildschirmrand der zusätzliche Button Templates bearbeiten.

Drop-Down-Liste

Drucklayout

Ermöglicht die Auswahl verschiedener Systemvorlagen für ODT-Dokumente. In der Datenbank wird dabei immer der Index der Liste gespeichert, welcher gleichzeitig dem Namen des ODT-Dokumentennamen ohne .odt entspricht. Zur Auswahl stehen dann die gewünschten unterschiedlichen Vorlagen eines Moduls.
Tree-AuswahlMit der Tree-Auswahl können Sie Einträge aus einer vorher definierten Baumstruktur auswählen. Angezeigt wird später im Ergebnis jedoch immer nur der letzte Punkt und nicht der Weg des Baumes.
Angebotsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Angebot herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Angeboten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Artikelauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Artikel an.
Auftragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Auftrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Aufträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Gruppenauswahlstellt eine Auswahl aller Gruppen zur Verfügung, welche unterhalb der ausgewählten Gruppe definiert wurden.
Kontaktauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem bestehenden Kontakt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Kontakten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Kostenstellenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Konstenstellen an
Projektauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Projekt herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Projekten Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Rechnungsauswahl
Eingangsrechnungsauswahl
Mahnungsauswahl
Lieferscheinauswahl
Gutschriftenauswahl
steht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungen an.
Rechnungskontenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit dem Modul Rechnungen zur Verfügung und zeigt Ihnen eine Drop-Down-Liste der vorhandenen Rechnungskonten an. In der Regel werden Sie diesen Typ nicht benötigen, da die Auswahl mit automatischer Eingrenzung auf den Kontakt an festen Stellen integriert ist.
Ressourcenauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einer Ressource herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Ressourcen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Es werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Ticketauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Ticket herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Tickets Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Vertragsauswahlnutzen Sie, um eine Verlinkung zu einem Vertrag herzustellen. Hier wählen Sie später aus den Verträgen Ihres Systems aus. Diese Feld bietet eine Autovervollständigung. Im Gegensatz zu den Systemfeldern werden keine automatischen Verknüpfungen zu anderen Modulen hergestellt.
Warengruppenauswahlsteht Ihnen im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung und zeigt die hinterlegten Warengruppen an.
ButtonÜber dieses Feld können Sie Daten aus dem TecArt-System an andere Programme übergeben, welche mittels URL Daten aufrufen können. Anwendungsfälle könnten automatische Routenberechnungen zum Kunden sein oder der Aufruf von Benutzerprofilen in sozialen Netzwerken.
Passwort-Feldermöglicht die sichere und verschlüsselte Speicherung von Kunden-Passwörtern, z. B. bei der Anbindung von externen Anwendungen. Das Kunden-Passwort ist im TecArt-System nicht sichtbar und kann jederzeit geändert werden.
Verknüpfungsfeldermöglicht in Kombination mit den Auswahl-Feldtypen die direkte Übernahme von zusätzlichen Informationen aus dem verknüpften Objekt.
PLZ mit Ortist ein Kombinationsfeld, um die beiden Felder auf einer Position hintereinander zu platzieren
Überschriftist ein Feldtyp, welcher es ermöglicht Überschriften zu bilden. Dieses Feld erhält zwar eine Feldbezeichnung, wird allerdings nicht zum Abspeichern von Informationen genutzt.

Textlänge

Die Textlänge wird Ihnen nur bei der Typauswahl Währung, Datum, Nummer oder Text angezeigt. Hier legen Sie die maximale Anzahl der einzutragenden Zeichen fest. Jedes Zeichen wird dabei entsprechend des Feldtyps gezählt. Geben Sie in ein Nummern-Feld mit einer Textlänge von 4 Zeichen eine 1000 ein, so wird die Eintragung als 1.000,00 angezeigt. Beim erneuten Bearbeiten würde damit der Wert fehlerhaft sein. Ihr Feld muss damit um weitere 4 Zeichen (insgesamt 8) erweitert werden.

Anzahl Nachkommastellen

Die Anzahl der Nachkommastellen wird Ihnen nur bei der Typauswahl Währung und Nummer angezeigt. Hier legen Sie die Nachkommastellen fest. Wird mit Werten gerechnet, erfolgt automatisch eine Rundung nach den Rundungsregeln. Sie können dann keine Ergebnisse mehr mit Nachkommastellen erwarten. Bei Zwischenschritten müssen alle Felder die gewünschte Anzahl der Nachkommastellen erhalten. (5 mal 0,0123 = 0,0615) Hat das Ergebnisfeld nur 2 Nachkommastellen ist das Ergebnis dann 0,06 bei drei Stellen 0,062.

Liste

Wählen Sie beim Typ eine Drop-Down-Liste, so werden Ihnen die Felder Sortierung und  Listenwert angezeigt. Hier wählen Sie nun eine der voreingestellten Listen aus. Wie Sie diese anlegen und bearbeiten, haben wir Ihnen unter Listen beschrieben.

FeldBeschreibung
Sortierung
Zur Liste können Sie nun eine Sortierung festlegen. Hierbei stehen Alphabetisch, Indexwert und Frei (freie Sortierung) zur Verfügung.
Listenwert
Ebenfalls zu den Typen der Drop-Down-Listen öffnet sich das Feld Listenwert. In diesem können Sie zwischen Wert oder Index wählen für die Drop-Down-Liste. In den anderen Listentypen wird Ihnen die Speicherung Informativ angezeigt. Der Wert speichert die in den Listen eingetragenen Werte in der Datenbank. Bei Auswahl Index wird die vergebene Positionsnummer des Listenobjekts gespeichert. Wird später das Listenobjekt in der Liste bei dieser Position geändert, ändern sich auch die entsprechenden Angaben in diesem Feld.

Standardwert

Möchten Sie ggf. einen Standardwert in einem Feld vortragen, so können Sie diesen hier angeben. Dies ist immer dann ratsam, wenn Sie z.B. nur in einer bestimmten Region oder Land arbeiten und diesen Wert nicht ständig eintragen wollen. Auch Vorgaben wie +49 als Ländervorwahl für Telefonnummer und spätere Wählbarkeit dieser Telefonnummern ist ratsam. Dieses Feld hat bei der Nutzung von Formeln eine weitere Bedeutung.

Quickinfo

Über die Quickinfo geben Sie eine kurze Hilfe für das Feld an. So kann ein Benutzer wertvolle Kurzinformationen erhalten, wenn er mit der Maus auf ein Feld geht. Für den Feldtyp Button vergeben Sie an dieser Stelle den Text auf dem Button.

URL

Über die URL können Sie Daten aus dem TecArt-System an eine andere Anwendung übergeben, wenn Sie den Feldtyp Button wählen. Die URL wird dann inkl. der entsprechenden Daten ausgewertet und zusammengestellt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Beispiele für den Feldtyp Button.

URL-FeldBeschreibung
Neues Fenster
Hier kann man festlegen ob sich beim Klick auf ein Button-Feld die neue Webseite in einem neuen Fenster öffnen soll.
Scrollbalken
Legt fest, ob ein Scrollbalken auf der Webseite eingeblendet werden soll.
Fensterbreite in Pixel
Hier kann man die Fensterbreite in Pixel festlegen, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.
Fensterhöhe in Pixel
Hier kann man die Fensterhöhe in Pixel festlegen, wie die neue Webseite geöffnet werden soll.

Stil

Über den Stil können Sie zwischen vier verschiedenen Schreibweisen Ihres Feldes wählen. Dazu stehen Ihnen normal, fett, kursiv und unterstrichen zur Verfügung.

Bez. ausblenden

Um einen Feldnamen auszublenden, wählen Sie bitte unter Bez. ausblenden = Ja. Dies nutzt man z.B. dann, wenn Sie mehrere Felder zu einem Thema nutzen wollen. In diesem Fall erhält dann nur das erste Feld die Bezeichnung.

Breite in Pixel

Die Breite in Pixel beschreibt die angezeigte Feldbreite innerhalb des Objektes.

Pflichtfeld

Mit der Veränderung von Pflichtfeld legen Sie fest, ob ein Feld zu einem Pflichtfeld oder freiwilligem Feld wird. Nur Felder mit Bearbeitungsrecht für den betreffenden Nutzer werden als Pflichtfelder gewertet. Dabei ist es unerheblich auf welcher Registerkarte sich das Feld befindet. Pflichtfelder werden im Bearbeitungsmodus generell rot eingefärbt.

Schreibgeschützt

Schreibgeschützte Felder sind Felder, die nicht bearbeitet werden können. Dies sind z.B. die Nummern von Kontakten und Projekten, welche automatisch vergeben werden oder Felder für die Berechnung von Formeln.

Anzeigen

Über Anzeigen legen Sie fest, ob das aktuelle Feld in der Benutzeransicht angezeigt werden soll oder nicht. Diese Einstellung nutzen Sie eventuell für bereits vorgesehene Felder oder Felder die nicht immer eingeblendet werden müssen (z.B. Weihnachtskarte Ja/Nein).

Leserecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, für wen das Feld sichtbar und somit lesbar ist: Sie können das Feld für alle oder nur für bestimmte Gruppen freigeben. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter  STRG-Taste.

Schreibrecht für Gruppen

Mit dieser Option legen Sie fest, wer dazu berechtigt ist, dass Feld zu editieren. Auch hier können Sie alle oder nur bestimmte Gruppen wählen. Das Änderungsrecht für ein Feld erfordert zusätzlich auch ein Leserecht auf das Feld. Eine Mehrfachauswahl treffen Sie mit gedrückter STRG-Taste.

3. Automatische Zeichenfunktionen

Ihr TecArt-System kann über bestimmte Formatierungen von eingegebenen Daten automatisch Funktionen erzeugen, welche Ihnen bei der täglichen Arbeit helfen. Diese Funktionen werden in allen Text- und Notizfeldern automatisch umgewandelt. Voraussetzung hierbei ist aber der Schutz des Feldes durch Bearbeiten und Speichern. Felder, in denen direkt geschrieben werden kann (z.B. Anrufnotiz), bieten diese Möglichkeiten nicht.

ZeichenEingabeErgebnisBemerkung

@

e-mail.adresse@domain.de

e-mail.adresse@domain.de

Findet Verwendung bei der Nutzung von E-Mail-Adressen. Bei Klick auf eine solche Adresse öffnet sich eine neue E-Mail.

+

+49 361 302624-0
+49 (0)361 3026240
+49 03 61 30 26 24 22
so nicht: 0049 0361 302624-0
so nicht: + 49 361 302624-0
so nicht: (0)361 302624-0

 +49 361 302624-0
 +49 (0)361 3026240
 +49 03 61 30 26 24 22

0049 0361 302624-0
+ 49 361 302624-0
(0)361 302624-0

Nur mit richtiger und eindeutiger Schreibweise können eingetragene Telefonnummern mit dem verbundenen CTI-Client angerufen werden.

http://

https://

http://www.tecart.de
https://crm.tecart.de
so nicht: www.tecart.de
so nicht: tecart.de

http://www.tecart.de
https://crm.tecart.de

www.tecart.de
tecart.de

Mit den angegebenen Protokollen wird der Link zu einem Link und kann im Standard-Browser geöffnet werden.
ftp://ftp://ftp.tecart.de
so nicht: ftp.tecart.de

ftp://ftp.tecart.de
ftp.tecart.de

Mit den angegebenen Protokollen wird der Link zu einem Link und kann im Standard-Browser geöffnet werden.
crm://crm://docs/common/Dokument.doccrm://docs/common/Dokument.doccrm:// beschreibt einen internen TecArt-Link zu einem Dokument in der angegebenen Struktur. Dabei spielt es keine Rolle an welcher Stelle sich das Dokument im TecArt-System befindet.

4. Besondere Felder und deren Verwendung

ModulFeldBeschreibung
Kontakte

Passwort

Dieses Feld findet hauptsächlich bei der Nutzung des Ticket-System im Zusammenspiel der Kundenweboberfläche Anwendung. Die Kunden loggen sich dort mit der  Nummer  (Kundennummer) sowie dem im Feld  Passwort  hinterlegtem Passwort ein. Dieses Feld können Sie auch für andere Anwendungen oder zur Authentifikation verwenden.

Ressourcen

Externe ID

Dieses Feld mit dem Feldnamen ext_id ist ein fest definiertes Feld und für den Austausch von Informationen zu anderen Systemen vorgesehen. So können beispielsweise Fahrzeugdaten über dieses Feld für die Dienstreiseabwicklung verwendet werden.

5. Beispiele für den Feldtyp Button

Die entsprechende URL geben Sie jeweils im Feld URL ein. Bei den Größen können Sie dann das entsprechende Pop-Up gestalten, so dass der gesamte Inhalt angezeigt wird.

FunktionEingabeErgebnis
Routenberechnung mit Google

http://www.maps.google.de/maps/dir/Straße+Ihre Hausnummer,+Ihre PLZ+Ihr Ort/<#street#>,+<#postcode#>+<#city#>/

https://www.google.de/maps/dir/Fischmarkt+5,+99084+Erfurt/Mei%C3%9Fner+Stra%C3%9Fe+30,+01445+Radebeul/
Facebookhttp://www.facebook.com/<#user35#>http://www.facebook.com/TecArt
http://www.facebook.com/Max.Mustermann
XINGhttp://www.xing.com/companies/<#user35#>
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http://www.xing.com/companies/tecartgmbh
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Ticket aus Kontaktindex.php?op=tickets_window&id=<#sid#>&cid=<#id#>https://crm.tecart.de/public/index.php?op=tickets_window&id=5613bb6431d019467a739b3935643db6&cid=37

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