Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Eines der wichtigsten Module im TecArt-System stellt das Modul  Kontakte dar. Ihr System baut sich im Wesentlichen genau um dieses Modul herum auf. Sie gelangen in die Kontakte, wenn Sie in der Modulleiste auf  Kontakte klicken. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Registerkarten.

1. Weiterführende Seiten

2. Ansicht der Kontakte

2.1. Daten in der Übersicht

Um in das Modul Kontakte zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Kontakte. Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit Registerkarten. Darunter auch die Registerkarte  Kontaktübersicht, die Ihnen einen Überblick über alle Kontakte gibt. Wenn Sie die Registerkarte  Letzter Kontakt auswählen, gelangen Sie zum zuletzt geöffneten Kontakt. In der Registerkarte  Letzte 20 Kontakte finden Sie eine Liste mit den 20 zuletzt geöffneten Kontakten.

 

Die Anzahl und Reihenfolge der Registerkarten kann von Benutzer zu Benutzer durch individuelle Einstellungen anders aussehen. Im Standard sind diese drei Registerkarten immer vorhanden.

Über die rechte Maustaste können Sie zu jedem Kontakt eine Wiedervorlage hinterlegen. Darüber hinaus haben Sie über das Kontextmenü viele weitere Möglichkeiten.

KontaktübersichtKontaktlistePersonenliste Letzten 20 Kontakte 

2.1.1. Anpassung der Spalten

Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button Anpassen > Spalten am unteren rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch  - und  -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten  Strg-Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das Kreuz.

In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern, eine alphabetische bzw. numerische Sortierung durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift durchführen lassen oder mittels Doppelklick auf die Spaltentrennung die Breite automatisch anpassen. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden.

2.1.2. Gruppierungen

Um Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen  Nach dieser Spalte gruppieren. Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen  Gruppierung auflösen. Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen.

Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden.


Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die Filter vornehmen.

2.1.3. Farbliche Anzeigen und Status

Kontakte und Personen können in verschiedenen Farben dargestellt werden. In Verbindung der Felder  Aktiv erfolgt die automatische Farbgebung.

FarbeButton
SchwarzDas Feld Aktiv ist angehakt und es steht ein Ja darin.
RotDieser Kontakt hat eine Erinnerung von Ihnen erhalten, dessen Fälligkeitsdatum überschritten wurde. In diesem Moment wird der Kontakt in der Listenansicht farblich rot hervorgehoben.
GrauNicht mehr aktive Kontakte werden grau eingefärbt.

2.1.4. Funktionen über das Kontextmenü

Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen.

FunktionBeschreibung

Öffnen

Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet.

Bearbeiten

Dieser Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung im Modul Kontakte zur Verfügung. Wenn nur ein Datensatz markiert ist, öffnet sich der Kontakt direkt im Bearbeitungsmodus. Markieren Sie mehrere Kontakte, können Änderungen an den gewählten Kontakten gleichzeitig vorgenommen werden.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen neue Kontakte anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt.

Löschen

Der markierte Datensatz wird gelöscht.

Als VCard versenden

Markieren Sie einen oder mehrere Kontakte und wählen den Menüpunkt  Als VCard versenden aus, wird automatisch eine neue E-Mail erstellt, in der die Kontaktdaten inklusive aller Personendaten als TXT- und als VCF-Datei angehängt werden. Es kann sein, dass Ihnen diese Funktion nicht zur Verfügung steht.

Neue Serien-E-Mail

Sie können auf Grundlage von Datensatzmarkierungen in der Kontakt- bzw. in der Personenliste Serien-E-Mails mit dieser kostenpflichtigen Zusatzfunktion erstellen.

Neuer Serienbrief

Sie können auf Grundlage von Datensatzmarkierungen in der Kontakt- bzw. in der Personenliste Serienbriefe mit dieser kostenpflichtigen Zusatzfunktion erstellen.

Ins Adressbuch übernehmen

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die Daten des Kontaktes (Stammdaten der Firma) oder alle Personen des Kontaktes (Personendaten und Stammdaten der Firma) in das persönliche Adressbuch zu übernehmen. Sie können auch nur einzelne Personen eines Kontaktes in das persönliche Adressbuch übertragen, dies machen Sie jedoch auf der Registerkarte Personenliste oder direkt aus den Personen eines geöffneten Kontaktes.

Einem Rechnungskonto zuordnen

Wenn Sie das Rechnungsmodul einsetzen, können Sie über diese Funktion ein vorhandenes Rechnungskonto mit dem Kontakt verknüpfen.

Ordnervorlage

Wenn Sie mehrere Kontakte markieren und anschließend eine Ordnervorlage auswählen, werden die beinhaltenden Ordner im jeweiligen Kontakt neu erstellt. Existierende Ordner mit gleichem Namen, bereits abgelegte Dokumente oder abweichende Rechte der bereits existierenden Ordner bleiben unverändert erhalten.

Sicherheit

Der Eintrag steht nur bei aktivierter Massenbearbeitung zur Verfügung. Wird nur ein Datensatz markiert, werden die aktuellen Zugriffsrechte dieses Datensatzes angezeigt. Beim Markieren mehrere Datensätze wird versucht die Schnittmenge der Rechte zu ermitteln und anzuzeigen. Sollten Sie entsprechende Rechte besitzen, können Sie die Zugriffsrechte für die markierten Datensätze individuell oder mittels Zugriffsliste ändern.

Berechtigungen anzeigen

Dieser Punkt steht nur Administratoren zur Auswahl. Angezeigt werden die aktuellen Zugriffsrechte anhand der Mitarbeiterwahl. Dabei werden die persönlichen Rechte des Mitarbeiters, wie die Gruppenrechte beachtet und in Summe ausgegeben. Der Administrator erkennt damit sofort, wie die Rechte wirken.

Kopieren

Es wird eine Kopie des Hauptdatensatzes erzeugt. Eventuell vorhandene Anlagen etc. werden nicht mit kopiert. Dabei handelt es sich immer eine exakte Kopie, welche Sie ggf. weiter bearbeiten müssen.

Wiedervorlagen

Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen des markierten Datensatzes an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen.

Wiedervorlagen hinzufügen

Erstellt eine neue Wiedervorlage/Erinnerung für den markierten Datensatz.

Favorit hinzufügen / entfernen

Häufig verwendete Datensätze können Sie als Favorit markieren. Dabei färbt sich am Anfang der Zeile der Stern gelb ein. Sofern verschiedene Datensätze markiert wurden ist auch die Filterung nach den Favoriten mit dem Button in der Übersicht möglich.
Weiterhin werden Dokumente der markierten Datensätze über TecArt-Drive (alpha) synchronisiert.

Drucken

Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist.

Export

Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen.

Aktualisieren

Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch  F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen.

2.1.5. Filterfunktionen

2.1.5.1. Standardfilter Alle...

SuchleisteIhr System wird mit einem Standardfilter ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle... (z.B. Alle Kontakte). Dieser Filter besteht auch aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München dagegen nicht.

 

Um Ihre Filtereinstellungen für Alle... festzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche . Wählen Sie dann rechts oben beim Eintrag  Kopiere Bedingungen von Filter den Eintrag Alle... aus und bestätigen Sie mit Kopieren. Sie erhalten nun die Filterbedingungen aufgelistet.

 

Der Filter Alle... liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter definiert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den entsprechenden Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters Alle... wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, der dann die Änderung über unseren Support in Auftrag geben kann.

2.1.5.2. Grundregeln für Modulfilter

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie bspw. kein Leserecht auf ein Objekt, erhalten Sie auch kein entsprechendes Suchergebnis. Gleiches gilt für eingetragene Suchbegriffe, die im ausgewählten Filter nicht vorkommen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

  1. Der Schnellfilter, zu finden unter  oder  Erweiterte Suche (bei gemeinsamen- und eigenen Dokumenten), ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
  2. Die gespeicherten Filter befinden sich links neben dem Suchfeld in einem Dropdown-Feld. Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben. Vor dem Dropwdown Feld finden Sie die Bezeichnung  Suchen oder Suche.
  3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt die Filter werden nicht miteinander kombiniert.
 

Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button  * betätigen.

2.1.5.3. Filteroperatoren

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die entsprechenden Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

OperatorOperation
UNDMit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODERBei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält.
UND (Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere Oder-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>
Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe Lupensymbol.gif hinter dem Feld.
<#time#>Time lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich.
  • <#time(now)#> - Ist die aktuelle Zeit
  • <#time(now-0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten
  • <#time(now+0.5*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten
  • <#time(now-2*hour)#> - Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden
  • <#time(today_start-1*day)#> - Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr
  • <#time(today_start+1*day)#> - Ist der gesamte morgige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

2.1.5.4. Filter anlegen

Neuen dauerhaften Filter anlegenAlle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert es Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

  1. Öffnen Sie mittels Symbol  oder durch Anwahl von  Erweiterte Suche einen neuen Schnellfilter.
  2. Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden. Das letzte Bedingungsfeld einer Zeile kann bei Textfeldern ebenfalls leer gelassen werden.
  3. Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button  Mehr + bzw.  - Weniger oder die Symbole  oder .
  4. Legen Sie die Gültigkeit für den verfügbaren Personenkreis fest.
  5. Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien Prüfen.
  6. Für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse können Sie ein Feld festlegen. Sie können auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind und ggf. auch nicht in der Liste ausgegeben werden.
  7. Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll. Belassen Sie die Auswahl auf Bitte wählen, so ist diese Funktionalität nicht aktiviert.
  8. Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden.
  9. Wenn Sie den Filter über  AnpassenNeuen Filter erstellenangelegt haben, können Sie diesen über den Button Speichern und Schließen zu Ihren Suchfiltern hinzufügen.
 

Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf  Anwenden geöffnet und das Suchergebnis wird in den Übersichten aufgelistet. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf  Anwenden klicken. Um die Ergebnisse des gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button  * betätigen.

 

An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden lassen. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten beim gewählten Suchfilter. Ein Beispiel: Bei Lieferantenverträgen können Sie sich z. B. die Spalte Inventarnummer einblenden lassen, währenddessen Sie diese Spalte bei Ihren Produktverträgen nicht benötigen.

2.1.5.5. Filter speichern oder ändern

  1. Filter anpassenWählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button  AnpassenNeuen Filter erstellen um einen neuen Filter zu erstellen oder  Aktuellen Filter bearbeiten um einen bereits angelegten Filter zu ändern.
  2. Legen Sie links oben bei  Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.
  3. Tragen Sie, wie im Schritt Filter anlegen beschrieben, die jeweiligen Kriterien ein.
  4. Um den Filter entsprechend zu speichern, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

2.1.6. Alphabetischer Filter

Die alphabetische Filterung gibt Ihnen, unabhängig der unteren Filtermöglichkeiten, schnell die Möglichkeit alle Objekte zu finden, welche mit dem gewünschten Buchstaben anfangen. Dies ist nur dann hilfreich, wenn Sie im Modul noch nicht so viele Datensätze haben. Die Filterungen arbeiten nicht zusammen. Sie können also nur unten einen Filter mit verschiedensten Bedingungen ausführen oder die alphabetische Suche nutzen. Den Filter können Sie mit dem *-Button wieder auflösen.

2.1.7. Favoriten

 

Neue Funktion - neu beschreiben - ggf. durch Entwickler Infos geben lassen

2.2. Registerkarten und Ansichten

Das Kontaktfenster untergliedert sich in drei Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie mehrere Registerkarten mit kontaktspezifischen allgemeinen Daten. In den ersten Registerkarten werden die allgemeinen Daten zu einem Kontakt abgespeichert. Änderungen in der Ansicht könnten sich nur durch weitere oder andere Felder und administrative Einstellungen ergeben. Die Registerkarte  Beschreibungdient Ihnen als freies Feld. Hier können Sie viele zusätzliche Informationen zu einem Kontakt abspeichern.

Im unteren Bereich des jeweiligen Kontaktes finden Sie viele weitere Registerkarten mit weiteren Informationen. Hierzu zählen Aktivitäten, Dokumente, Angebote, Aufträge und viele weitere.

2.2.1. Buttons in der Kontaktmaske

ButtonFunktion

Über diesen Button werden alle Formeln im ausgewählten Datensatz neu berechnet. Der Button wird nur angezeigt, sofern es hinterlegte Formeln gibt.

Neu

Wenn Sie das Recht besitzen, neue Kontakte anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung.

Bearbeiten

Durch Klick auf diesen Button wechselt der Kontakt in den Bearbeitungsmodus. Voraussetzung hierfür ist die Berechtigung Objekte bearbeiten zu dürfen. Andernfalls wird Ihnen der Button nicht angezeigt.

Speichern

Diesen Button sehen Sie nur im Bearbeitungsmodus des Objektes. Sobald Sie Änderungen vorgenommen haben, werden die Details der Änderungen gespeichert. Dabei kann es vorkommen, dass verschiedene Prüfungen vorgenommen werden, bevor die Daten gespeichert werden können. Solch eine Prüfung ist z.B. das Ausfüllen aller Pflichtfelder.
Sollten Sie keine Änderungen vorgenommen haben, empfehlen wir Ihnen den Abbruch mittels gleichnamigen Button bzw. das Fenster einfach zu schließen, da andernfalls sich ohne Änderung das Änderungsdatum neu gesetzt wird.

Abbrechen

Sie befinden sich im Bearbeitungsmodus und möchten den Vorgang nur abbrechen, um in den Lesemodus zurück zu wechseln, dann nutzen Sie bevorzugt diesen Button.

Löschen

Sofern Sie die Berechtigung besitzen das Objekt zu Löschen, wird der Button angezeigt. Mit Betätigung erfolgt eine Sicherheitsabfrage vor dem Löschen und Sie können diese Bestätigen bzw. den Vorgang noch abbrechen.

Letzte 20

Zeigt ein Zusatzfenster mit den 20 zuletzt angeklickten Objekten an, um diese erneut direkt auszuwählen.

<

Mit dem Pfeil nach links springen Sie einen Datensatz zurück. Hierbei wird keine Filterung beachtet sondern lediglich auf den in der Reihenfolge zuvor angelegten Datensatz gesprungen. Wurde der erste Datensatz erreicht bleibt der Button ohne Funktion.

>

Mit dem Pfeil nach rechts springen Sie einen Datensatz vor. Hierbei wird keine Filterung beachtet sondern lediglich auf den in der Reihenfolge danach angelegten Datensatz gesprungen. Wurde der letzte Datensatz erreicht bleibt de Brutton ohne Funktion.

Erstellt einen neuen Datensatz auf Basis des aktuellen Datensatzes und öffnet diesen im Bearbeitungsmodus. Die Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie auch die Berechtigung haben neue Datensätze anzulegen.

Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen für den Kontakt an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen. Das eingefärbte Symbol zeigt aktive Wiedervorlagen an.

Zeigt an, ob der geöffnete Datensatz als Favorit gekennzeichnet ist oder nicht. Mit einem Klick auf den Button kann man den Datensatz entsprechend als Favorit markieren oder die Markierung aufheben.

Erzeugt eine Druckausgabe des aktuellen Datensatzes in ein PDF-Dokument. Das Drucklayout lässt sich nicht anpassen und es werden nur die Felder ausgegeben, welche im Standardtemplate vorhanden sind.

Bild hochladen

Über diesen Button können Sie ein Bild hinzufügen.

Löschen

Über den Button können Sie das Bild bzw. die hinterlegte Datei löschen. Dabei ist der Button teilweise mit Beschriftung oder mit Icon ausgestattet.

2.2.2. Die Registerkarte Personen

Die Registerkarte  Personen beinhaltet Ansprechpartner oder Abteilungen eines angelegten Kontaktes. Dort haben Sie die Möglichkeit, weitere personenbezogene bzw. persönliche Daten zu speichern.

2.2.3. Die Registerkarte Rechnungskonten

Über die Registerkarte  Rechnungskonten finden Sie alle Informationen zu Vorgängen, sofern Sie das Rechnungsmodul erworben haben.

2.2.4. Beziehungen

Kontakte BeziehungenStandardmäßig befindet sich an zweiter Stelle die Registerkarte  Beziehungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Beziehungen innerhalb Ihrer Kontakte darzustellen.

Wenn Sie bspw. ein Unternehmen und seine drei Zweigstellen jeweils als Kontakt angelegt haben, dann können Sie unter Beziehungen die entsprechenden Zweigstellen anführen. Dies erhöht nicht nur die Übersichtlichkeit Ihrer Kontakte, sondern dient zusätzlich als Querverweis zu den entsprechenden Kontakten.

Beziehungen können einseitig zu einem anderen Kontakt oder zweiseitig zwischen zwei Kontakten sein. Eine Kombination aus Personen und Kontakten ist ebenfalls möglich. Eine Beziehung erstellen Sie, wenn Sie  Hinzufügen links unten wählen. In diesem Feld können Sie direkte Beziehungen mit eventuellen Gegenbeziehungen erstellen. Suchen Sie den gewünschten Kontakt oder die Person und bestätigen dann mit einem Klick auf den Button  Auswählen bzw. per Doppelklick. Daraufhin wird der entsprechende Kontakt oder die Person in die Registerkarte  Beziehungen übernommen. Geben Sie nun die Art der Beziehung ein. Die Beziehungsarten werden über die Administration in der Listenverwaltung gepflegt. Weiterhin können Sie Notizen zur Beziehung hinterlassen. Sobald Sie mit Ihren Einträgen fertig sind, klicken Sie auf  Speichern und Schließen.

Möchten Sie einen Eintrag bearbeiten, öffnen Sie ihn bitte mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenü  Bearbeiten. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingaben durch einen Klick auf  Speichern und Schließen.

In diesem Zusammenhang hat auch das Feld Übergeordnet in den Kontakten eine besondere Rolle. Wählen Sie dort einen Kontakt aus, wird automatisch eine Beziehung im übergeordneten Kontakt erstellt. Damit ist die Abbildung von Baumstrukturen innerhalb der Kontakte möglich.

2.2.5. Aktivitäten von Personen und Kontakten

KontaktaktivitätenAktivitäten eines Kontaktes sind Kommunikationsdaten im klassischen Sinne wie Anrufe, Termine, Aufgaben, E-Mails und Notizen. Auch Tickets können dazu gerechnet werden. Die Aktivitäten Anrufe, Termine, Aufgaben, E-Mails, Notizen und Tickets werden im Allgemeinen auf einzelnen Registerkarten angezeigt. Es kann jedoch sein, dass in Ihrem System diese Kommunikationsaktivitäten zum Teil oder alle auf einer Registerkarte  Aktivitäten zusammengefasst worden sind.

Werden verschiedene Aktivitäten auf einer Registerkarte zusammengefasst, wird in der Spalte Typ die Art der Aktivität angezeigt. Im unteren Bereich der Ansicht haben Sie die Möglichkeit, über den Button  Neu, neue Aktivitäten über den jeweiligen Menüeintrag zu erstellen. Dort können Sie außerdem in allen Aktivitäten nach Personen filtern, die mit der jeweiligen Aktivität verknüpft sind. Wählen Sie Alle, dann werden alle Aktivitäten angezeigt. Bei Niemand erhalten Sie nur Aktivitäten, denen keine Personen innerhalb des Kontakts zugeordnet sind. In der Liste befinden sich außerdem alle Personen, die dem Kontakt zugeordnet sind und nach denen gefiltert werden kann.

Wurden mehrere Aktivitäten unter der Registerkarte  Aktivitäten zusammengefasst, dann können Sie in der Filterleiste bestimmen, welche Aktivitäten angezeigt werden sollen.

 

Arbeitszeiten in Terminen werden nur berücksichtigt, wenn der Termin erledigt wurde. Die angerechnete Zeit wird zwischen dem Start und Stopp berücksichtigt. Bei ganztägigen Terminen wird jedoch nur die in der Benutzerverwaltung hinterlegte Arbeitszeit des Mitarbeiters genommen. Verwenden Sie daher ggf. einen ganztägigen Termin so, dass Sie mit den entsprechenden Zeiten arbeiten.

2.2.6. Objektregisterkarten

Registerkarten sind flexible Elemente in den unterschiedlichen Objekten Ihres CRM. Sie können Inhalte des TecArt-Systems genauso beinhalten, wie Informationen aus anderen Anwendungen Ihres Unternehmens, Produkte unseres Marktplatzes oder Webseiten. Damit stehen Ihnen fast unbegrenzte Möglichkeiten für Anwendungen zur Verfügung.

2.2.6.1. Neue Registerkarte erstellen

Um einen neuen Registerkarteneintrag zu erstellen, klicken Sie auf das jeweilige Modul, wie bspw.  AufgabenKontakteProjekte oder  Tickets. In der obereren Registerkartenleiste sehen Sie auf der rechten Seite einen kleinen Pfeil Pfeil nach unten. Bitte klicken Sie ihn an und wählen  Anpassen. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Sie haben die Möglichkeit, rechts oben die Anzahl der maximalen Register einzustellen. Auf der linken Seite finden Sie die bisher erstellten Registerkarten sowie eine Checkbox, die den Reiter für alle Benutzer in Ihren CRM freigibt. Auf der rechten Seite haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Funktionen:

AuswahlBeschreibung

Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach oben verschieben und entsprechend anordnen.

Durch diesen Button können Sie den erstellten Reiter (zu sehen in der linken Box) nach unten verschieben und entsprechend anordnen.

Durch diese Funktion können Sie neue Links als Registerkarte hinterlegen.

Durch diese Auswahl können Sie eine neue Registerkarte mit entsprechenden Filterfunktionen erstellen.

Durch diese Auswahl können Sie eine neue Verknüpfung zu einem anderen Objekt oder Vorgang erstellen. Es ist bspw. möglich, mehrere Verträge mit einem Kontakt zu verknüpfen.

Über diese Auswahl können Sie einen neuen Ordner erstellen. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung ein, so wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt.

Durch diese Auswahl können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten einblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl  möglich.

Durch den Klick auf diesen Button können Sie die auf der linken Seite dargestellten Registerkarten ausblenden. Alternativ ist dies auch über die Auswahl  möglich.

Durch diese Funktion können Sie aktuelle Registerkarten löschen.

Durch die Bearbeitungsfunktionen können Sie aktuelle Registerkarten verändern.

Über das Checkfeld  Für alle Benutzer setzen werden die Registerkarten und entsprechenden Einstellungen für alle Benutzer gesetzt.

2.2.6.2. Neue URL

Durch Klick auf  öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie im Feld  Titel die Bezeichnung ein, die später auf der Registerkarte erscheinen soll. Das Feld  Link enthält die vollständige URL Ihres Links, also inklusive http://https:// etc. Wenn Sie das Checkfeld  In neuem Fenster öffnen aktivieren, wird durch Klick auf die Registerkarte die Verlinkung in einem neuen Fenster geöffnet. Bei den Feldern  Breite in Pixel und  Höhe können Sie die Reitergröße selbstständig einstellen. Unter den allgemeinen Zugriffsrechten können Sie festlegen, für welche Gruppen der Reiter sichtbar sein soll.

Sie können auch Registerkarten erstellen, die Informationen aus anderen Feldern im Kontakt auslesen. Sollten Sie bspw. bereits ein Feld für die Webseite des Kunden angelegt haben (z. B. das Feld user34) und möchten die Webseite in einem Register angezeigt bekommen, tragen Sie <#user34#> im Formularfeld "Link" ein. Die Informationen werden direkt aus dem Feld user34 des Kontaktes geladen und die Webseite wird in dem neu erstellten Register dargestellt. Webseiten im Format https:// funktionieren nicht. In diesem Fall müssen Sie das Format http:// nutzen.

2.2.6.3. Neue Übersicht

Wählen Sie den Button , gelangen Sie zu den Einstellungsparametern für einen neuen Reiter.

Unter  Name tragen Sie ein, wie der neue Reiter heißen soll. Die Filterfunktionen können Sie individuell konfigurieren. Links unten sehen Sie zwei Boxen. Zum einen  Anzeigbare Felder und zum anderen  Angezeigte Felder. Durch die horizontalen Pfeile können Sie die jeweiligen Begriffe hinzufügen oder entfernen. Begriffe, die unter   Angezeigte Felder aufgelistet sind, werden später als Spalten in der Übersicht angezeigt. Unter  Dieses Register ist verfügbar für, lassen sich die jeweiligen Gruppen hinzufügen, die einen Zugriff auf diesen Reiter erhalten sollen.

 

Je nach Modul unterscheidet sich die Felderauswahl bzw. die Spaltenbezeichnung. Die Funktionen sind für alle Module gleich

2.2.6.3.1. Filteraufbau anhand eines einfachen Beispiels

Möchten Sie Informationen über die unteren Registerkarten in bestimmten Modulen ausgeben, so ist dies über die Standardverknüpfungfelder möglich, die in zahlreichen Modulen des TecArt-Systems vorhanden sind. Möchten Sie bspw. die Standard-Vertragsregisterkarte kopieren und durch zusätzliche anzeigbare Felder erweitern, so erläutern wir Ihnen dies anhand des nachfolgenden Beispiels. Wir werden alle Verträge zu dem zugehörigen Kontakt, in einem Kontakt ausgeben.

Erstellen Sie eine  wie oben beschrieben. Im Bereich der  Datenquelle geben Sie an, aus welchem Modul die Informationen gezogen werden sollen bzw. welche Spalten Sie im Kontakt ausgeben möchten. In diesem Fall wählen Sie die  Datenquelle Verträge. Sie erhalten eine Auswahl von Feldern, der eben eingestellten Datenquelle. Wählen Sie das Standard-Kontaktverknüpfungsfeld (Kontakt) aus. Im nächsten Schritt treffen Sie die Auswahl enthält Objekt ID. Als letztes wählen Sie ID. Die ID ist dafür zuständig, den entsprechenden Kontakt zu identifizieren.

Der Filter gleicht die Standard-Kontaktverknüpfung aus den Verträgen mit der Standard-Kontaktverknüpfung (in diesem Fall die ID des Kontakts) im Kontakt ab und gibt alle zugehörigen Verträge des Kontaktes aus.

Zusammenfassend lautet die Bedingung:  Kontakt -  enthält Objekt ID -  id

Weitere Beispiele mit Standard-Verknüpfungsfeldern wären:

  • Gib alle Projekte eines Kontakts im Kontakt aus.
  • Gib alle Personen eines Kontaktes im Kontakt aus.
  • Gib alle Aufträge eines Kontaktes in einem Auftrag aus.
  • etc.
2.2.6.3.2. Filteraufbau anhand eines komplexen Beispiels

Filter können unter Umständen sehr komplex sein, wenn Sie an entsprechende Informationen im System gelangen möchten. Anbei erhalten Sie eine Erläuterung zur Anzeige aller Verträge eines Kontaktes im Projekt. Dieses Beispiel können Sie auf zahlreiche andere Bedingungen umsetzen. Weitere Beispiele sind:

  • Gib alle Aufträge eines Kontaktes in einem Vertrag aus.
  • Gib alle Rechnungen eines Kontaktes in einem Vertrag aus.
  • Gib alle Verträge eines Projekts in einem Auftrag aus.
  • etc.

Möchten Sie alle Verträge eines Kontaktes in einem Projekt anzeigen lassen, ist es wichtig, dass Sie ein Verknüpfungsfeld im Projekt anlegen. In diesem Beispiel ist es ein Kontaktverknüpfungsfeld (hier User24), da Sie abfragen möchten, welche Verträge zu dem Kontakt und welcher Kontakt zu dem Projekt gehören.

Wenn das Kontaktverknüpfungsfeld (unser Beispiel: User24) über die Felderverwaltung angelegt wird, so erstellen Sie eine  im Projekt, wie oben beschrieben. Im Bereich der  Datenquelle geben Sie an, aus welchem Modul die Informationen gezogen werden sollen bzw. welche Spalten Sie im Projekt ausgeben möchten. In diesem Fall wählen Sie die Datenquelle Verträge. Sie erhalten eine Auswahl von Feldern, der eben eingestellten Datenquelle. Wählen Sie das Standard-Kontaktverknüpfungsfeld (Kontakt). Im nächsten Schritt treffen Sie die Auswahl enthält Objekt ID. Als letztes legen Sie fest, mit welchem Feld Sie das Kontaktfeld (Verträge) in den Projekten abgleichen wollen. In unserem Beispiel ist es das Feld user24 aus den Projekten. Der Filter gleicht demzufolge die Kontaktverknüpfung aus den Verträgen mit der Kontaktverknüpfung im Projekt ab und gibt alle zugehörigen Verträge des Kontaktes aus. Die Feldbezeichnungen zu den jeweiligen Feldern finden Sie in der Felderverwaltung.

Zusammenfassend lautet die Bedingung:  Kontakt -  enthält Objekt ID -  user24

Sollten Sie Hilfe bei komplexen Filterstrukturen benötigen, ist dies in Form eines WebinarsCustomizings oder Online-Schulung möglich. Melden Sie sich hierzu gerne beim Support.

2.2.6.4. Neue Verknüpfung

Durch den Klick auf  können Sie neue Verknüpfungen zu Objekten und Vorgängen erstellen. Dies ist z. B. vorteilhaft, um gewisse Beziehungen oder Strukturen zwischen Kontakten, Verträgen, Rechnungen etc. aufzubauen.

Haben Sie das Fenster für eine neue Verknüpfung geöffnet, können Sie einen Titel, das Modul, die Sortierung, die angezeigten Felder festlegen sowie die Gruppen auswählen, die eine entsprechende Einsicht auf die Verknüpfung erhalten sollen.

Wurde die Registerkarte mit  Speichern und Schließen erstellt, erhalten Sie die folgenden Buttons:

  • Verknüpfung hinzufügen - Sie können eine Verknüpfung von einem Objekt oder Vorgang zu einem anderen vornehmen.
  • Verknüpfungen kopieren zu - Sie können bestehende Verknüpfungen aus dem aktuellen Objekt oder Vorgang zu einem anderen kopieren.
  • Verknüpfung kopieren von - Sie kopieren bestehende Verknüpfungen von einem Objekt oder Vorgang zu dem aktuellen geöffneten Objekt oder Vorgang.
 

Sie haben nur die Möglichkeit, immer eine Verknüpfung je Modul anzulegen. Beispielsweise ist es nicht möglich, zwei Mal das Kontaktmodul als Verknüpfungsreiter zu erstellen.

2.2.6.5. Neuer Ordner

Über den Button  können Sie neue Ordner für Dokumente in den jeweiligen Modulen erstellen. Im Detail legen Sie einen Titel, einen Ordnernamen und den Zugriff auf den Ordner fest. Geben Sie keine Ordnerbezeichnung an, wird die Standard-Dokumentenregisterkarte gespiegelt.

2.2.6.6. Registerkarte löschen

Möchten Sie einen vorhanden Eintrag entfernen, wählen Sie die Registerkarte in der linken Box an und bestätigen Sie den Löschvorgang über den Button .

2.2.7. Untere Objektregisterkarten auf Basis von Custom-Templates

Umschaltung des Templates

Nutzen Sie für Ihre Objekte oder Vorgänge Custom-Templates, so ist es möglich, je Template eine andere Auswahl der unteren Registerkarten laden zu lassen. Wechseln Sie zunächst in ein Modul, für dessen Objekte Sie die unteren Registerkarten verändern wollen. Öffnen Sie nun ein beliebiges Objekt dieses Moduls, es ist unerheblich welches. Öffnen Sie innerhalb dieses Objektes nun über den Pfeil  und  Anpassen die Einstellungen für die Objektregisterkarten. Oben neben der Bezeichnung Register anpassen können Sie das Template über die Templateauswahl verändern. Haben Sie ein entsprechendes Template gewählt, können Sie über die Buttons auf der rechten Seite, neue Registerkarten erstellen und diese positionieren. Die Auswahl  Bitte Wählen steht für das Standard-Template des TecArt-Systems. Wird kein Custom-Template in dem jeweiligen Objekt oder Vorgang ausgewählt, lädt das System immer den Standard. Haben Sie alle entsprechenden Einstellungen für Ihr ausgewähltes Template festgelegt, wählen Sie  Speichern und Schließen.

2.3. Massenbearbeitung in Listenansichten anwenden

Steht Ihnen die Funktion der Massenbearbeitung zur Verfügung, haben Sie die Möglichkeit, gleichzeitige Änderungen an mehreren Datensätzen vorzunehmen. Die Massenbearbeitung ist in allen Objekten, wie Kontakten, Projekten, Rechnungen etc. sowie in den Aktivitäten wie Termine, Aufgaben, Anrufen und Notizen verfügbar. In der Dokumentenverwaltung und in den E-Mails ist diese Funktion nicht implementiert.

Um eine Information an mehreren Objekten gleichzeitig zu ändern/ zu ergänzen, gehen Sie in die Übersicht des entsprechenden Moduls. Solche Änderungen können nur für Objekte gleicher Art durchgeführt werden. Bitte beachten Sie den unten stehenden Hinweis! Mithilfe der Ausführung eines Filters kann die Auswahl bereits präzisiert werden. Halten Sie die  Strg-Taste bzw. Shift-Taste  gedrückt um mehrere Datensätze in der Listenansicht zu markieren. Öffnen Sie nun das Kontextmenü über einen Rechtsklick und wählen Sie  Bearbeiten... aus. Das sich öffnende Fenster zeigt die Felder der oberen Registerkarten an. Im Fall einer Datenübereinstimmung aller ausgewählten Datensätze, wird Ihnen immer der entsprechende Feldwert angezeigt. Gibt es unterschiedliche Feldinhalte der ausgewählten Objekte, wird Ihnen je Feld Mehrfachwert... angezeigt. Um einen Feldinhalt zu ändern, aktivieren Sie den Haken vor dem gewünschten Feld und fügen Sie Ihre Information ein. Sobald Sie alle gewünschten Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf den Button Übernehmen und beantworten die Sicherheitsabfrage.

Wichtige Anmerkung

 

Die vorgenommenen Änderungen werden auf alle ausgewählten Objekte angewandt und überschreiben bei einer Änderung alle vorherige Werte.

Bearbeitung gleicher Inhalte

 

Werden in Ihrem System ggf. verschiedene Ansichten (Templates) für Objekte verwendet (z. B. andere Felder für Lieferanten und Kunden), müssen Sie darauf achten, dass die gewählten Datensätze immer in der gleichen Ansicht sind. Andernfalls erhalten Sie eine Hinweismeldung.

3. Weitere Seiten zu Kontakten