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In diesem Bereich werden Grundeinstellungen für das Angebotsmanagement vorgenommen. Mit diesen Einstellungen sind Sie in der Lage Ihr System individuell anzupassen.

1. Grundlegende Moduleinstellungen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleAngebote ein.

1.1. Angebote

Einstellungen für Angebote

FeldbezeichnungBeschreibung

Ordner und Dokumente kopieren von Vorlage

Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann als Standard herangezogen, wenn ein Benutzer keine Auswahl von vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, so werden die Standardrechte für jedes Angebot aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.

Rechte kopieren von Zugriffsliste

Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Angebote festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jedes Angebot die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.

Angebote ohne Leseberechtigung ausblenden

Standardmäßig werden Angebote, auf die der Benutzer keine Leseberechtigung besitzt, ausgeblendet. Diese Option ermöglicht Ihnen auch Verknüpfungen nicht anzeigen zu lassen. Ein Beispiel: In der Ticket-Maske existiert ein Verknüpfungsfeld zu Angeboten. Ist die Option deaktiviert, kann der Benutzer ein Angebot, auf welches er keine Leserechte besitzt mit dem Ticket verknüpfen. Möchte er im Anschluss das Angebot öffnen, wird ihm mitgeteilt, dass er unzureichende Rechte besitzt und er erhält somit keine weiteren Informationen. Ist   Angebote ohne Leseberechtigung ausblenden aktiviert, kann der Benutzer nur Angebote mit dem Ticket verknüpfen, auf die er mindestens die Leseberechtigung hat.

1.2. Einstellungen

Weitere Einstellungen für Angebote

FeldbezeichnungBeschreibung

Nutzer der Gruppen können Angebote immer bearbeiten

Über diese Auswahl erteilen Sie den Benutzer der ausgewählten Gruppen das Recht, Angebote auch dann noch zu bearbeiten, wenn sich diese nicht mehr im  Status 0 - In Bearbeitung befinden. Die Bearbeitung einiger Felder kann dabei eingeschränkt sein, wenn entsprechende Funktionen des Workflows dies verhindern.

Artikelliste anzeigen

Über diese Option können Sie einstellen, welche Gruppen die Registerkarte Artikel innerhalb eines Angebotes einsehen dürfen, wenn für das jeweilige Angebot die Preisberechnung aktiviert wurde. Diese Option benötigen Sie bei der Verwendung der Artikelverwaltung.

Neue Ansicht verwenden

(warning) Veraltete Funktion (warning) Beim Einsatz der Artikelverwaltung werden neue Felder für Angebote freigegeben. Wir empfehlen Ihnen eine Anpassung der Ansicht über die Felderverwaltung vorzunehmen. Aktivieren Sie diese Option, so wird eine standardisierte Ansicht mit Feldern, wie Betrag und Ust Intervall, im Angebot vorgeschaltet. Die alte Ansicht bleibt als weitere Registerkarte vorhanden.

Nummernkreis

In diesem Feld werden die Nummernkreise für die Angebote definiert. Ein Standard ist dabei <#COUNT_ALL#>. Diese Variable ist für den Gesamtzähler da und erhöht die Angebotsnummer pro erstelltem Datensatz immer um eins. Hinweise zu weiteren möglichen Variablen finden Sie unten. Neben diesem Feld sehen Sie die Vorschau Ihrer Angebotsnummer. Betätigen Sie  Speichern um die Anzeige zu aktualisieren und Ihre eingetragenen Werte zu speichern.

Unterschiedlicher Zählvarianten für verschiedene Mandanten oder unterschiedliche Vertragstypen sind im Standard nicht möglich.

Beginn

Geben Sie z.B. 10400 ein, startet die Hochzählung mit dem eingegebenen Wert, sofern der im System hinterlegte Zähler nicht bereits einen höheren Wert hat. Das Rücksetzen des Zählers ist nicht ohne Support möglich.

Nummernkreis Folgeangebote

Für Folgeangebote können Sie einen anderen Nummernkreis definieren als bei neuen Angeboten. Auch ist eine Kombination aus beiden Nummernkreisen möglich. Hinweise zu den verschiedenen Variablen und Kombinationen finden Sie unten. Dieses Feld wird Ihnen nur bei Buchung der Artikelverwaltung angezeigt.

Beginn

Geben Sie z.B. 2 ein, dann startet die Hochzählung mit dem eingegebenen Wert, sofern der im System hinterlegte Zähler nicht bereits einen höheren Wert hat. Sofern mit den Parent-Variablen gearbeitet wird, beginnt die Zählung bei jedem Folgeangebot ab diesem Wert. Dieses Feld wird Ihnen nur bei Buchung der Artikelverwaltung angezeigt.

Dokumentenformate

Hierbei haben Sie die Möglichkeit zwischen  ODT und  PDF zu wählen. Diese Option legt das jeweilige Format fest, welches bei der Erstellung der Angebotsdokumente ausgegeben werden soll. Um die automatische Dokumentenerstellung zu verwenden, benötigen Sie die Artikelverwaltung.

FeldvariableBedeutungBeispieleInformation
<#COUNT_ALL#>Zähler1, 2, 3 ... 10 ... 99, 100 ...Beginnt mit der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an.
<#COUNT_ALL:3#>Zähler mit mindestens 3 Stellen001, 002, 003 ... 010 ... 099, 100 ... 1000 ...
<#COUNT_MONTH#>Monatszähler1, 2, 3 ... 10, 99, 100 ... 1000 ...Beginnt jeden Monat neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#MONTH#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden.
<#COUNT_MONTH:5#>Zähler mit mindestens 5 Stellen00001, 00002, 00003 ... 00010, 00099, 00100 ... 01000 ...
<#COUNT_YEAR#>Jahreszähler1, 2, 3 ...Beginnt jedes Jahr neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden.
<#COUNT_YEAR:3#>Zähler mit mindestens 3 Stellen001, 002, 003 ...
<#PARENT#>Elternzähler1, 2, 3 ...Der Elternzähler übernimmt den Wert eines übergeordneten Objektes. Diese Variable findet nur Anwendung in den Modulen Angebote, Verträge und Artikel. Sie übernimmt bei Folgeobjekten die Zuordnung zum Elternobjekt und darf nicht allein ohne eine COUNT-Variable verwendet werden.
<#COUNT_PARENT#>Folgezähler1, 2, 3 ...Beginnt die Zählung unterhalb eines Elternobjektes und findet Anwendung bei Folgeangeboten, Folgeverträgen und untergeordneten Artikeln. Die Verwendung ist immer im Zusammenhang mit einer <#COUNT_ALL#> oder <#PARENT#>-Variable zu sehen.
<#DAY#>Tag01, 02 ... 30, 31Gibt den aktuellen Tag bei der Erzeugung des Objektes aus.
<#MONTH#>Monat01, 02 ... 11, 12Gibt den aktuellen Monat bei der Erzeugung des Objektes aus.
<#YEAR#>Jahr2019, 2020 ...Gibt das aktuellen Jahr bei der Erzeugung des Objektes aus. Die Schreibweise entscheidet darüber, ob das Jahr zwei- oder vierstellig ausgegeben werden soll.
<#year#>Jahr19, 20 ...

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Variablen

VariableErgebnis
Vertrag-<#COUNT_ALL:3#>
Startwert: keine Angabe
Vertrag-001, Vertrag-002, Vertrag-999, Vertrag-1000
<#COUNT_MONTH:3#><#COUNT_ALL:3#>
Startwert: keine Angabe
Januar: 001001, 002002, 299299
Februar: 001300, 002301, 003303 ...
Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#>
Startwert: keine Angabe
2019: Re-2019-001-00001 ... Re-2019-345-00345
2020: Re-2020-001-00346 ... Re-2020-456-00801
<#PARENT#>/<#COUNT_PARENT:3#>
Startwert: keine Angabe
Elternobjekt Vertrag-001: Vertrag-001/001, Vertrag-001/002
Elternobjekt Vertrag-1000: Vertrag-1000/001, Vertrag-1000/002
<#YEAR#>-<#MONTH#>-<#DAY#>:<#COUNT_MONTH#>Februar: 2019-02-10:01, 2019-02-10:02, 2019-02-11:03, 2019-02-12:04
März: 2019-03-01:01, 2019-03-05:02, 2019-03-11:03, 2019-03-11:04

1.3. Arbeitsschritte

Arbeitsschritte für AngeboteDer automatisierte Workflow der Arbeitsschritte ist nur bei Nutzung der Artikelverwaltung einstellbar.

Über die festzulegenden Arbeitsschritte können Sie jedes einzelne Angebot vom 2- bis 6-Augen-Prinzip erstellen, prüfen und versenden. Sie sind nicht gezwungen alle Schritte durchzuführen. Durch das 2- bis 6-Augen-Prinzip kann auch eine Person von der Erstellung bis zum Versand alles durchführen.

  • Erstellen: Im ersten Arbeitsschritt  Erstellen legen Sie die Gruppe fest, dessen Mitarbeiter generell ein neues Angebot anlegen dürfen. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter Strg-Taste auswählen. Ein neues Angebot befindet sich immer im Status 0 - In Bearbeitung. Der Mitarbeiter sieht den Button  Zur Prüfung und bei Betätigung wird das Angebotsdokument erzeugt und der nächste Bearbeitungsstand aktiviert. Über die Dropdown-Liste  Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den gewünschten Folgeschritt aus.
    • Wählen Sie hier 1 - Erstellt wird das Angebot zur Prüfung übergeben (2- bis 6-Augen)
    • Wählen Sie hier 2 - Geprüft wird das Angebot zum Versand übergeben (2- bis 4-Augen)
    • Bei der Auswahl 3 - Versendet steht das Angebot direkt zum Versand zur Verfügung. (2-Augen)
  • Prüfen: Im zweiten Arbeitsschritt Prüfen werden die erstellten Angebote geprüft. Über die Festlegung der Gruppenauswahl bestimmen Sie, welche Mitarbeiter die Prüfung vornehmen dürfen. Die Angebote befinden sich im aktuellen Status 1 - Erstellt. Über die Dropdown-Liste  Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den Folgeschritt 2 - Geprüft oder 3 - Versendet aus.
  • Versenden: Im letzten Arbeitsschritt  Versenden legen Sie die Gruppe der Mitarbeiter fest, welche die Angebote abschließend versenden dürfen. Eine nachträgliche Bearbeitung ist danach nicht mehr möglich. Im Angebot wird der Status auf 3 - Versendet gewechselt.

Weitere Informationen zu den Bearbeitungsständen finden Sie auch im Benutzerhandbuch.


1.4. Massenbearbeitung

Massenbearbeitung für ausgewählte Gruppen einstellen

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


1.5. Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnenÜber die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnenFormeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird  Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten führen. Die Option  Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

 

Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.

1.6. Exportieren

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg-Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in ${Moduluebersicht} im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

1.7. E-Mail

Sie können für die Angebote einen automatischen Versand via E-Mail einrichten. Für den Versand via E-Mail muss ein Kontakt, besser der Kontakt inkl. dem Ansprechpartner mit dem Objekt verknüpft sein und es muss eine E-Mail-Adresse im Feld E-Mail beim Kontakt bzw. der Person eingetragen sein. Verwendet wird dabei als Absender-Konto das Standard-E-Mail-Konto des Benutzers. Er kann es nach Bedarf wechseln.

Sollen Ihre Angebote in einer einfachen Text-E-Mail oder aufbereiteten HTML-E-Mail versandt werden, so nehmen Sie im Feld  E-Mail versenden als die entsprechende Einstellung vor. Diese entscheidet auch dann über die gewählte E-Mail-Vorlage, welche zum Versand herangezogen wird. Bearbeiten können Sie die Vorlagen über den Button Templates bearbeiten. Ein entsprechender  Betreff rundet die E-Mail-Einstellungen ab. Sowohl im Betreff, wie auch in den E-Mail-Vorlagen können Sie auf alle Daten des Vorgangs zurückgreifen, die Sie auch in Ihrem Dokument verwenden können. Damit könnten Sie Ihren Vorgang sogar komplett als Text- oder HTML-E-Mail erzeugen.

 

Diese E-Mail-Vorlage ist nicht als EML-Vorlage möglich.

1.8. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button  Konfigurieren und  Prüfung starten zur Verfügung.

1.8.1. Konfigurieren

Über  Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass FirmaPLZ und  Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit  Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

1.8.2. Prüfen

Beim Klick auf  Prüfung starten, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter  Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, ohne sie zu speichern. Nach dem Klick auf  Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

FeldbezeichnungBeschreibung

Öffnen

Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz auch geöffnet werden.

Löschen

Löschen des markierten Datensatzes. Es können auch mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.

Ansicht exportieren

Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht und führt Prüfung anhand der gemachten Einstellungen nochmals durch.

1.9. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und  . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten, Regel löschen und Neue Regel.

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnen ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

FeldbezeichnungBeschreibung

Name

Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.

Filter-Einstellungen

Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wieder die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.

Label

Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.

Benachrichtigung

Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreffen des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen).

Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.



Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen.