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1. Grundlagen Eingangsrechnungen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleRechnungen ein.

Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Eingangsrechnungen.

1.1. Arbeitsschritte

Über die festzulegenden Arbeitsschritte können Sie jeden einzelnen Vorgang vom 2- bis 6-Augen-Prinzip erstellen, prüfen und versenden. Sie sind nicht gezwungen alle Schritte durchzuführen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit zwischen den einzelnen Vorgangsarten Unterschiede einzustellen. Durch das 2- bis 6-Augen-Prinzip kann auch eine Person von der Erstellung bis zum Versand alles durchführen.

  • Erstellen: Im ersten Arbeitsschritt  Erstellen legen Sie die Gruppe fest, dessen Mitarbeiter generell einen neuen Vorgang anlegen dürfen. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter STRG-Taste auswählen. Ein neuer Vorgang befindet sich immer im Status 0 - In Bearbeitung. Der Mitarbeiter sieht einen Button Zur Prüfung, ein Vorschaudokument des Vorgangs wird erzeugt. Über die Dropdown-Liste  Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den Folgeschritt aus.
    • Wählen Sie hier 1 - Erstellt wird der Vorgang zur Prüfung übergeben (2- bis 6-Augen)
    • Wählen Sie hier 2 - Geprüft wird der Vorgang zum Versand bzw. bei Eingangsrechnungen zur Freigabe übergeben (2- bis 4-Augen)
    • Bei der Auswahl 3 - Freigegeben wird der Vorgang sofort nach Erstellung gebucht, eine Vorgangsnummer vergeben und ggf. der Versand via E-Mail eingeleitet.
  • Prüfen: Im zweiten Abschnitt  Prüfen werden erstellte Vorgänge zur Prüfung angeboten. Über die Festlegung der Gruppenauswahl bestimmen Sie, welche Mitarbeiter die Prüfung vornehmen dürfen. Diese Vorgänge befinden sich im aktuellen Status 1 - Erstellt. Über die Dropdown-Liste  Nächster Bearbeitungsstand wählen Sie den Folgeschritt 2 - Geprüft oder 3 - Freigegeben aus.
  • Versenden: Im letzten Arbeitsschritt  Versenden legen Sie die Gruppe der Mitarbeiter fest, welche die Vorgänge abschließend buchen und versenden dürfen. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Vorgangsnummern werden ebenfalls in diesem Schritt vergeben, die Dokumente erzeugt, im Vorgang wird der Status auf 3 - Freigegeben gewechselt.

Ein besonderes Recht können Sie über die Gruppenauswahl im Feld  Nutzer der Gruppe können den Vorgang immer bearbeiten festlegen. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit, bis zum Versand und der damit verbundenen Verbuchung des Vorgangs, Änderungen in jeder einzelnen Bearbeitungsstufe vornehmen zu können. Insbesondere an Daten des Vorgangs selber, Änderung von Einstellungen, bis hin zum Kontakt oder Rechnungskonto.

 

Sobald ein Vorgang verbucht und versendet wurde, hat kein Mitarbeiter oder Administrator mehr die Möglichkeit Änderungen an diesem vorzunehmen. Diese können dann nur noch storniert werden.

1.2. Massenbearbeitung

Massenbearbeitung für ausgewählte Gruppen einstellen

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


1.3. Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnenÜber die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnenFormeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird  Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten führen. Die Option  Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

 

Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.

1.4. Exportieren

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg-Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in ${Moduluebersicht} im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

1.5. Automatische Erzeugung

Über den Abschnitt Automatische Erzeugung können Sie für die Vorgangsart automatische Mechanismen auslösen.

Eingangsrechnungen können aus entsprechend eingestellten Verträgen automatisch erzeugt werden. Nur im Zusammenhang mit dem Rechnungsmodul können Sie Serien in einem Vertrag festlegen. Anhand dieser voreingestellten Serien werden die Eingangsrechnungen automatisch angelegt und den hier vorgenommenen Bedingungen abgearbeitet.

Haben Sie Verträge mit einer periodischen Rechnungslegung angelegt, so können Sie über das Feld Bearbeitungsstand für automatisch erzeugte Eingangsrechnungen die Stufe Ihrer Prüfungen festlegen. Diese beziehen sich auf die, im oberen Abschnitt festgelegten Stufen. Achten Sie darauf eine Stufe auszuwählen, welche durch entsprechende Mitarbeiter in den nächsten Bearbeitungsstand geführt werden können. In der Nacht werden alle Verträge mit Serien geprüft und sofern ein Serienkriterium eintritt, entsprechend angelegt. Wählen Sie die Einstellung 3 - Freigegeben, werden alle Eingangsrechnungen automatisch verbucht. Für jeden Einzelvertrag wird ein Einzelvorgang angelegt.

Über das Feld  Vor- und Nachlauf in Tagen für automatisch zu generierende Eingangsrechnungen haben Sie die Möglichkeit, Eingangsrechnungen anhand der Vertragsserie bereits mit bis zu -14 Tagen Vorlauf oder 7 Tagen Nachlauf zum Seriendatum zu erzeugen.

1.6. Interne Belegnummer

Für die Nummerierung Ihrer Eingangsrechnungen müssen Sie eine Nummerierungsart festlegen. Dazu müssen Sie die Zählweise im Feld   Nummernkreis einstellen. Für die Verwendung dieser Variablen nutzen Sie bitte die allgemeinen Hinweise unter Nummernkreise. Optional legen Sie im Feld  Beginn einen Startwert fest. Der interne Zähler des TecArt-System zählt immer von der höchsten Zahl aus. Sollte der Startwert geringer sein, wird automatisch der höchste Wert genommen. Eine Nummerierung von Eingangsrechnungen ist Pflicht. Neben dem Feld  Nummernkreis finden Sie eine Vorschau der aktuellen Einstellung. Über  Speichern aktualisiert sich die Anzeige.

FeldvariableBedeutungBeispieleInformation
<#COUNT_ALL#>Zähler1, 2, 3 ... 10 ... 99, 100 ...Beginnt mit der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an.
<#COUNT_ALL:3#>Zähler mit mindestens 3 Stellen001, 002, 003 ... 010 ... 099, 100 ... 1000 ...
<#COUNT_MONTH#>Monatszähler1, 2, 3 ... 10, 99, 100 ... 1000 ...Beginnt jeden Monat neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#MONTH#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden.
<#COUNT_MONTH:5#>Zähler mit mindestens 5 Stellen00001, 00002, 00003 ... 00010, 00099, 00100 ... 01000 ...
<#COUNT_YEAR#>Jahreszähler1, 2, 3 ...Beginnt jedes Jahr neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen <#COUNT_ALL#>, <#YEAR#> oder <#year#> verwendet werden.
<#COUNT_YEAR:3#>Zähler mit mindestens 3 Stellen001, 002, 003 ...
<#PARENT#>Elternzähler1, 2, 3 ...Der Elternzähler übernimmt den Wert eines übergeordneten Objektes. Diese Variable findet nur Anwendung in den Modulen Angebote, Verträge und Artikel. Sie übernimmt bei Folgeobjekten die Zuordnung zum Elternobjekt und darf nicht allein ohne eine COUNT-Variable verwendet werden.
<#COUNT_PARENT#>Folgezähler1, 2, 3 ...Beginnt die Zählung unterhalb eines Elternobjektes und findet Anwendung bei Folgeangeboten, Folgeverträgen und untergeordneten Artikeln. Die Verwendung ist immer im Zusammenhang mit einer <#COUNT_ALL#> oder <#PARENT#>-Variable zu sehen.
<#DAY#>Tag01, 02 ... 30, 31Gibt den aktuellen Tag bei der Erzeugung des Objektes aus.
<#MONTH#>Monat01, 02 ... 11, 12Gibt den aktuellen Monat bei der Erzeugung des Objektes aus.
<#YEAR#>Jahr2019, 2020 ...Gibt das aktuellen Jahr bei der Erzeugung des Objektes aus. Die Schreibweise entscheidet darüber, ob das Jahr zwei- oder vierstellig ausgegeben werden soll.
<#year#>Jahr19, 20 ...

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Variablen

VariableErgebnis
Vertrag-<#COUNT_ALL:3#>
Startwert: keine Angabe
Vertrag-001, Vertrag-002, Vertrag-999, Vertrag-1000
<#COUNT_MONTH:3#><#COUNT_ALL:3#>
Startwert: keine Angabe
Januar: 001001, 002002, 299299
Februar: 001300, 002301, 003303 ...
Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#>
Startwert: keine Angabe
2019: Re-2019-001-00001 ... Re-2019-345-00345
2020: Re-2020-001-00346 ... Re-2020-456-00801
<#PARENT#>/<#COUNT_PARENT:3#>
Startwert: keine Angabe
Elternobjekt Vertrag-001: Vertrag-001/001, Vertrag-001/002
Elternobjekt Vertrag-1000: Vertrag-1000/001, Vertrag-1000/002
<#YEAR#>-<#MONTH#>-<#DAY#>:<#COUNT_MONTH#>Februar: 2019-02-10:01, 2019-02-10:02, 2019-02-11:03, 2019-02-12:04
März: 2019-03-01:01, 2019-03-05:02, 2019-03-11:03, 2019-03-11:04

1.7. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button  Konfigurieren und  Prüfung starten zur Verfügung.

1.7.1. Konfigurieren

Über  Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass FirmaPLZ und  Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit  Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

1.7.2. Prüfen

Beim Klick auf  Prüfung starten, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter  Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, ohne sie zu speichern. Nach dem Klick auf  Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

FeldbezeichnungBeschreibung

Öffnen

Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz auch geöffnet werden.

Löschen

Löschen des markierten Datensatzes. Es können auch mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.

Ansicht exportieren

Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht und führt Prüfung anhand der gemachten Einstellungen nochmals durch.

1.8. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und  . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten, Regel löschen und Neue Regel.

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnen ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

FeldbezeichnungBeschreibung

Name

Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.

Filter-Einstellungen

Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wieder die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.

Label

Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.

Benachrichtigung

Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreffen des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen).

Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.



Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen.