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In diesem Bereich werden Grundeinstellungen für das Projektmanagement vorgenommen. Mit diesen Einstellungen sind Sie in der Lage Ihr System individuell anzupassen.


1. Grundlegende Moduleinstellungen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleProjekte ein.

1.1. Projektmanagement

Optionen Projektmanagement

FeldbezeichnungBeschreibung

Ordner und Dokumente kopieren von Vorlage

Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, werden die Standardrechte für jedes Projekt aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.

Zu Aktivitäten zusammenfassen

Möchten Sie Projektdaten zu Aktivitäten zusammenfassen, klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Diese Aktivitäten werden dann nicht mehr als eigenständige Registerkarten angezeigt, sondern auf einer Registerkarte tabellarisch zusammengefasst. Unsere Empfehlung ist die Zusammenfassung der Module Termine, Aufgaben, Anrufe und Notizen.

Symbolische Links im Projektordner erstellen

Diese Funktion kommt nur in TecArt Server-Systemen zur Anwendung. Dabei werden über den installierten Samba-Server die Projekte, beispielsweise über einen Laufwerksbuchstaben im Windows-Explorer, sichtbar gemacht und erhalten klare Namen für die Bearbeitung. Setzen Sie den Haken, werden die bereits vorhandenen Links (z.B. im Verzeichnis unter ../data/projects des TecArt-Systems) komplett gelöscht und anhand der vorhandenen Projekte neu erzeugt. Bitte beachten Sie, dass der Haken nach dem wieder entfernt wird und nicht dauerhaft gesetzt bleibt. Legen Sie neue Projekte an oder importieren Sie diese bzw. löschen Sie alte Projekte, werden die symbolischen Links automatisch erzeugt bzw. gelöscht. Diese Funktion ist somit nur notwendig, wenn Sie beispielsweise Projekte innerhalb Ihres Systems umbenennen. WebDav kann diese Funktion auch ersetzen.

Termine mitberechnen bei Ist-Kosten

Über Termine mitberechnen stellen Sie ein, ob eingetragene Zeiten aus Terminen mit den verbundenen Stundenlöhnen der betreffenden Mitarbeiters Einfluss auf das Projektbudget und die Ermittlung der Ist-Kosten haben. Die Stundenlöhne werden aus der Benutzerverwaltung oder dem Projektstundenlohn geholt. Bei ganztägigen Terminen wird nur die maximale Arbeitszeit des Mitarbeiters am Tag berechnet, da es keine Termine über 24 Stunden gibt. Andernfalls sind genaue Zeitangaben im Termin zu machen.

Anrufe mitberechnen bei Ist-Kosten

Mit Hilfe dieser Option stellen Sie ein, ob eingetragene Zeiten aus der Anrufverwaltung mit den verbundenen Stundenlöhnen der betreffenden Mitarbeiters Einfluss auf das Projektbudget und die Ermittlung der Ist-Kosten haben. Die Stundenlöhne werden aus der Benutzerverwaltung oder dem Projektstundenlohn geholt.

Rechte kopieren von Zugriffsliste

Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Projekte festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jedes Projekt die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.

Projekte ohne Leseberechtigung ausblenden

Projekte ohne Leseberechtigung können Sie an allen Stellen des TecArt-Systems ausblenden. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn andere Personen auch keine Anrufnotizen oder ähnliches erstellen dürfen. Durch die eingeschränkte Sichtbarkeit kann es passieren, dass manche Projekte doppelt erstellt werden. Diese Funktion schränkt auch nur die Suche für Verknüpfungen in Objekten oder Aktivitäten ein. Sollte eine Person ohne entsprechende Leserechte ein Aktivität öffnen, in welcher das Projekt bereits verknüpft ist, ist dieser durch den Link erkennbar. Bei Klick erhält die Person unzureichende Rechte angezeigt und keine Inhalte.

Blenden Sie diese Projekte nicht aus, können Personen ohne Berechtigung diese zwar suchen und für Termine, Aufgaben und Anrufe zuordnen, erhalten aber eine Meldung mit unzureichenden Zugriffsrechten beim Aufruf.

Projekte ohne Leseberechtigung werden dem Benutzer standardmäßig nicht angezeigt. Diese Option ermöglicht Ihnen auch Verknüpfungen ausblenden zu lassen. In nahezu jeder Aktivität und jedem Objekt ist eine Projektverknüpfung möglich. Ist  Projekte ohne Leseberechtigung ausblenden aktiviert, so wird bspw. in einer Aufgabe im Feld  Projekt das Projekt, auf das der Benutzer keinen Zugriff hat, nicht angezeigt. Es können also nur Projekte verknüpft werden auf die der Benutzer auch Leserechte besitzt. Deaktivieren Sie die Option, so wird das Projekt gefunden und kann verknüpft werden. Möchte der Benutzer im Anschluss das Projekt öffnen, wird ihm mitgeteilt, dass er unzureichende Rechte besitzt und er erhält somit keine weiteren Informationen.

  Projektnummer

Die Projektnummer ist in der Regel 5-stellig. Die beiden Freifelder davor und danach ermöglichen es, die Projektnummer durch freie Angabe eines Suffix bzw. Präfix eine Individualisierung durchzuführen. Die so geschaffene individuelle Projektnummer dient dann der automatischen Zuordnung von eingehenden und ausgehenden E-Mails mittels E-Mail-Filter. Der gesamte Teil ergibt die Projektnummer, nach welcher durch die Filter gesucht wird.

1.2. Massenbearbeitung

Massenbearbeitung für ausgewählte Gruppen einstellen

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


1.3. Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnenÜber die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnenFormeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird  Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten führen. Die Option  Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

 

Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.

1.4. Exportieren

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg-Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in ${Moduluebersicht} im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

1.5. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button  Konfigurieren und  Prüfung starten zur Verfügung.

1.5.1. Konfigurieren

Über  Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass FirmaPLZ und  Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit  Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

1.5.2. Prüfen

Beim Klick auf  Prüfung starten, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter  Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, ohne sie zu speichern. Nach dem Klick auf  Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

FeldbezeichnungBeschreibung

Öffnen

Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz auch geöffnet werden.

Löschen

Löschen des markierten Datensatzes. Es können auch mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.

Ansicht exportieren

Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht und führt Prüfung anhand der gemachten Einstellungen nochmals durch.

1.6. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und  . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten, Regel löschen und Neue Regel.

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnen ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

FeldbezeichnungBeschreibung

Name

Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.

Filter-Einstellungen

Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wieder die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.

Label

Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.

Benachrichtigung

Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreffen des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen).

Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.



Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen.