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1. Allgemeine Einstellungen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleRechnungen ein.

Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Allgemein.

1.1. Allgemein

Auf der Registerkarte legen Sie zunächst die Versteuerungsart Ihres Unternehmens fest. Als Standard und in der Regel für kleine Unternehmen gilt die Ist-Versteuerung (Begriffserklärung). Sollten Ihnen das Finanzamt die Ist-Versteuerung genehmigt haben, so brauchen Sie an dieser Stelle keine Einstellung vornehmen. Sind Sie Soll-Versteuerer, so ändern Sie an dieser Stelle die Auswahl.

 

Füllen Sie alle Felder aus. Die hier eingetragenen Daten werden bei jedem Vorgang abgespeichert und stellen so die revisionssichere Speicherung sicher. Änderungen, die Sie hier vornehmen, werden später bei jedem neuen verbuchten Vorgang ebenfalls abgespeichert. Diese Daten sind Daten, welche auch später für den Datenaustausch mit Buchhaltungsprogrammen verwendet werden.

Das Geschäftsjahr legt den Start fest. Das neue Geschäftsjahr beginnt mit dem hier festgelegten Tag. Verändern Sie das Geschäftsjahr vom 01.01. auf den 01.03. ist das Geschäftsjahr zwischen Januar und ende Februar nur 2 Monate lang. Wird der Wechsel hingegen nach dem 01.03. durchgeführt, ist das Geschäftsjahr 14 Monate lang. Stimmen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab!

Für die einzelnen Vorgänge werden aus hinterlegten Systemvorlagen entsprechende Dokumente erzeugt. Über die Kontrollkästchen  Dokumentenformate für ODT oder PDF legen Sie fest, in welchen Formaten Sie Dokumente ausgegeben bekommen möchten. Sie können darüber hinaus auch immer Vorschau erstellen lassen. Dieser Punkt ist nicht unbedingt wichtig, denn eine manuelle Vorschau lässt sich in den Vorgängen auch bei Bedarf erzeugen.

Im Teilabschnitt Gebühren legen Sie allgemeine Gebühren fest, welche als Aufschlag auf zu stellende Rechnungen anzusetzen sind. Diese werden, sofern ausgewählt, auf das Ergebnis eines Vorgangs, z. B. Rechnung, der ebenfalls festzulegenden Reihenfolge angewandt. Diese Gebühren können z. B. Beträge für Papierrechnungen oder Überweisungsarten sein. Bitte verwechseln Sie diese Gebühren nicht mit eventuellen Mahngebühren. Bitte beachten Sie, dass bei der Festlegung der Reihenfolge alle Gebühren eine Nummer erhalten sollten bzw. müssen, auch wenn diese im Einzelfall nicht zur Anwendung kommen. Sollten alle Gebühren als Reihenfolge die 0 enthalten, so wird die Reihenfolge je nach gesetzten Checkfeld im Feld Gebühren des jeweiligen Vorgangs festgelegt und die Gebühr auf den Nettobetrag aufgerechnet.

Mit der Festlegung der Reihenfolge erreichen Sie so, dass auf den Rechnungsbetrag z.B. als erstes 2,00 € für eine Papierrechnung aufgeschlagen werden und damit die Gesamtsumme sich aus Rechnungsbetrag+Papierrechnung zusammensetzt. Als Zweites werden dann eventuell 2% für die Bezahlung mit Kreditkarte aufgeschlagen.

Neue Gebühren können Sie über das Kontextmenü über die Auswahl  Neu hinzufügen. Bearbeiten können Sie die Datensätze mittels Doppelklick auf die entsprechende Zeile.

 

Als Werte für die Gebühren können Sie sowohl Beträge in der Form 3 oder 3,00 für 3,00 € angeben, wie auch in der Form von 5% oder 5,12%.

1.2. Zugriffsrechte

Über die Zugriffsrechte regeln Sie verschiedene Sichtbarkeiten. Bitte beachten Sie den Abschnitt Grundlegende Rechtevergabe.

In der Gruppenauswahl des Feldes  Nutzer der Gruppe erhalten Leserecht auf Rechnungskonten, legen Sie die Benutzer fest, welche in den Kontakten die verschiedenen Rechnungskonten und das Saldo dieser sehen dürfen. Hilfreich ist diese Einstellung für den Vertrieb, um offene Beträge erkennen zu können. Die Benutzer mit diesen Leserechten erhalten keinen Zugriff auf die unterschiedlichen Vorgänge und können keine Rechnungskonten oder Vorgänge anlegen. Hierzu sind weitere Rechte notwendig.

Über das Feld  Nutzer der Gruppe erhalten Leserecht auf alle Vorgangsarten definieren Sie die Benutzer, welche auch Details zu den einzelnen Vorgängen, wie Rechnungen oder Gutschriften einsehen dürfen. Diese Möglichkeit besteht über die Kontakte nur dann, wenn das vorgelagerte Recht zur Einsicht der Rechnungskonten auch vorliegt.

1.3. E-Mail

Das TecArt-System ermöglicht Ihnen die automatische Erstellung und den automatischen Versand von Ausgangsrechnungen, Mahnungen und Gutschriften. Diese Datensätze werden jeweils in der Nacht erzeugt. Über die Einstellung  E-Mails automatisch versenden können Sie festlegen, wann die E-Mails verschickt werden sollen. Ist die Option deaktiviert, so wird die E-Mail direkt nach der Erzeugung des Vorgangs versendet. (warning) Diese Option ist nicht dafür verantwortlich, dass E-Mails erzeugt werden!

Folgende Voraussetzungen für den automatischen E-Mail-Versand müssen erfüllt sein:

  1. Im Rechnungskonto ist eine E-Mail-Adresse für Online-Rechnung hinterlegt
  2. Im Rechnungskonto ist der Haken für Online-Rechnung gesetzt
  3. In jedem gewünschten Vorgang (z.B. Ausgangsrechnung) muss das E-Mail-Konto für den Versand angegeben sein
  4. In jedem gewünschten Vorgang muss der automatische E-Mail-Versand angehackt sein
  5. Der Vorgang muss sich im Status 2 - Geprüft befinden. Ist dies der Fall, werden die E-Mails beim manuellen Überführen des Vorgangs zum Status 3 - Versand automatisch erzeugt oder das System überführt diese zum oben angegeben Zeitraum automatisch in den Status 3 - Versand und erzeugt damit die E-Mails im Hintergrund.