Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Über die Ressourcenverwaltung managen Sie Ihre Materialien, Räume, Fahrzeuge etc. in Ihrem Unternehmen. An dieser Stelle, über die  AdministrationModule > Ressourcen, nehmen Sie grundlegende Einstellungen für die Ressourcen sowie den automatischen E-Mails vor. Die Ressourcenplanung ist nicht für Human Resources geeignet.

1. Grundlegende Moduleinstellungen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  ModuleRessourcen ein.

1.1. Ressourcen

FeldbezeichnungBeschreibung

Ordner und Dokumente kopieren von Vorlage

Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, so werden die Standardrechte für jede Ressource aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.

Rechte kopieren von Zugriffsliste

Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Ressourcen festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jede Ressource die gewünschten Rechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.

Buchungsinformationen ohne Leseberechtigung anzeigen

Diese Einstellung schaltet die Informationen mit dem Betreff, dem Verantwortlichen sowie der Dauer der Buchung für alle Mitarbeiter ein, um diese Daten in der Ressourcenverfügbarkeit einzublenden. Andernfalls sieht man diese Informationen nur bei entsprechender Berechtigung.

Einzelbuchung von Ressourcen ohne Termin

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Sie Buchungen von Ressourcen auch ohne Termin erlauben möchten. Wenn Sie dies zulassen erscheint in der Ressourcenverfügbarkeit ein zusätzlicher Button  Neue Buchung. Andernfalls können Ressourcen nur im Zusammenhang mit Terminen gebucht werden.

1.2. Massenbearbeitung

Massenbearbeitung für ausgewählte Gruppen einstellen

In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppe mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten darf. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern.


1.3. Formeln in Übersichten berechnen

Formeln in Übersichten berechnenÜber die Liste können Sie Gruppen festlegen, die auf der Übersicht unten links den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl Alle Formeln neu berechnenFormeln gefilterter Objekte neu berechnen und Abbrechen. Wird  Alle Formeln neu berechnen ausgewählt, so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten führen. Die Option  Formeln gefilterter Objekte neu berechnen berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten.

 

Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter.

1.4. Exportieren

Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg-Taste auswählen.

Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in ${Moduluebersicht} im Kontextmenü den Eintrag Export eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt.

1.5. E-Mail-Vorlagen für die interne Kommunikation

1.5.1. E-Mail bei neuer Ressourcenbuchung

Wird eine neue Ressource gebucht, wird diese E-Mail an den Ressourcenverantwortlichen gesendet. Voraussetzung ist jedoch, dass in der entsprechenden Ressource eine Eintragung vorgenommen wurde, dass diese Information gesendet werden soll. Das Feld {$subject} im E-Mail-Text ist dabei ein automatischer Link.

Ressourcen E-Mail neu

1.5.2. E-Mail bei geänderter Ressourcenbuchung

Bei der Änderung einer Buchung wird diese E-Mail an den Ressourcenverantwortlichen gesendet. Voraussetzung ist, dass in der entsprechenden Ressource eine Eintragung vorgenommen wurde, um diese Information zu senden.

Ressourcen E-Mail geändert

1.5.3. E-Mail bei gelöschter Ressourcenbuchung

Wird die Buchung gelöscht, erhält der Ressourcenverantwortliche eine Mitteilung über die Löschung der Buchung. Sollte es sich um eine Verbrauchsressource gehandelt haben, wird die gebuchte Menge wieder freigegeben.

Ressourcen E-Mail gelöscht

1.5.4. E-Mail bei neuer genehmigungspflichtiger Ressourcenbuchung

Handelt es sich um eine genehmigungspflichtige Ressource, wird an den Genehmiger diese E-Mail gesendet. Es kann vorkommen, dass eine weitere E-Mail mit der Buchung an den Ressourcenverantwortlichen gesendet wird. Dies geschieht dann, wenn Verantwortlicher und Genehmiger nicht die gleichen Personen sind.

Ressourcen E-Mail genehmigungspflichtig

1.5.5. E-Mail bei Genehmigung

Wird in der E-Mail des Genehmigers oder in der Buchung selbst die Buchung genehmigt, wird diese E-Mail an den Bucher der Ressource versendet.

Ressourcen E-Mail genehmigt

1.5.6. E-Mail bei Ablehnung

Wird in der E-Mail des Genehmigers oder in der Buchung selbst die Buchung abgelehnt, wird diese E-Mail an den Bucher der Ressource versendet.

Ressourcen E-Mail abgelehnt

1.6. Dublettenprüfung

Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button  Konfigurieren und  Prüfung starten zur Verfügung.

1.6.1. Konfigurieren

Über  Konfigurieren können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass FirmaPLZ und  Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zulassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit  Speichern Ihre gemachten Änderungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für über externe Anwendungen mittels Schnittstellen angewendet.

1.6.2. Prüfen

Beim Klick auf  Prüfung starten, wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter  Konfigurieren getätigt haben. Diese können Sie für die Prüfung verändern, ohne sie zu speichern. Nach dem Klick auf  Ausführen werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt.

Über das Kontextmenü, welches Sie über einen Rechtsklick aufrufen können, stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

FeldbezeichnungBeschreibung

Öffnen

Anzeigen des markierten Datensatzes. Über einen Doppelklick kann der Datensatz auch geöffnet werden.

Löschen

Löschen des markierten Datensatzes. Es können auch mehrere Datensätze markiert und gelöscht werden.

Ansicht exportieren

Aktuell angezeigte Datensätze können als CSV-Datei exportiert werden.

Aktualisieren

Aktualisiert die Ansicht und führt Prüfung anhand der gemachten Einstellungen nochmals durch.

1.7. Benachrichtigungen und Labels

Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt.

Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und  . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht.

Unter der Tabelle für Regeln befinden sich die Button Regel bearbeiten, Regel löschen und Neue Regel.

Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus.

Neue Regel und Regel bearbeiten öffnen ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten.

Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Sie entscheiden, ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder nur Benachrichtigungen verschickt werden sollen oder beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters.

FeldbezeichnungBeschreibung

Name

Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden.

Filter-Einstellungen

Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wieder die sonstigen Filtereinstellungen auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen.

Label

Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text.

Benachrichtigung

Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreffen des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen).

Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von Sofort über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu 1x täglich oder 1x wöchentlich.



Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend Prüfen und die gemachten Einstellungen sichern Sie über Speichern und Schließen.