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Angebote sowie die darunter angehängten Dokumente können Sie durch die Vergabe von Rechten schützen. In der Regel müssen Sie als Anwender gar nicht so viel besonderes Wissen haben, denn meistens sind die Grundlagen der Rechtevergabe bereits von Ihrer Administration voreingestellt. Die nachfolgenden Punkte erklären Ihnen jedoch im Speziellen, wie Sie Einfluss auf die Rechtevergabe nehmen können.

 

Auf dieser Seite sind die allgemeinen Rechte zum Modul beschrieben. Aufgrund von möglichen Workflows können die Rechte zu bestimmten Zeitpunkten Bearbeitungen unterbinden oder erweitern.

1. Beschreibung der Objektrechte

1.1. Einleitung Objektrechte

Im TecArt-System unterscheiden wir Objekte und Aktivitäten. Zu den Aktivitäten gehören AnrufeAufgabenTermineNotizen und E-Mails. Die Objekte bilden die Module, wie bspw. KontakteProjekteTicketsAngebote und Verträge. Die Vergabe und Bearbeitung der Rechte ist weitestgehend gleich gestaltet und damit allgemein gültig. Lediglich für die Dokumentenrechte gibt es erweiternde Informationen.

Über das Register  Sicherheit bei Objekten und unter  Extras >  Sicherheit für Aktivitäten werden die möglichen Berechtigungen Lesen, Schreiben bzw. Bearbeiten und Löschen für jeden einzelnen Datensatz definiert.

Sichtbarkeit der Rechteeinstellungen

 

Bitte beachten Sie, dass Ihnen nicht in jedem Fall die Bearbeitung der Rechte zur Verfügung stehen. Diese sind im Fall der Aktivitäten aufpreispflichtig. Weiterhin können die Rechte individuell ein- bzw. ausgeblendet werden.

1.2. Grundlagen der Rechtevergabe

Als Benutzer des TecArt-Systems müssen Sie sich nicht direkt um die Zugriffsrechte für die einzelnen Datensätze kümmern. Meistens sind die grundlegenden Einstellungen durch Ihren Administrator über die Zugriffslisten vorgenommen worden. Es kann jedoch vorkommen, dass Sie einzelne Rechte aufgrund bestimmter Begebenheiten anpassen müssen. Diese Rechtevergabe beschreiben die nachfolgenden Abschnitte.

1.3. Zugriffslisten

Zugriffsliste am Beispiel eines Projektes

Eine Möglichkeit, entsprechende Rechte für ein Objekt zu vergeben, ist über Zugriffslisten. Zugriffslisten sind eine Art Schablone (Rechtemuster) von voreingestellten Benutzer- und Gruppenrechten. Damit Sie als Ersteller oder Bearbeiter eines Objektes nicht komplizierte Rechte vergeben müssen, können Sie hier die Rechte über ein Dropdown-Feld vergeben.

Erstellen Sie einen Datensatz neu oder haben Sie die Berechtigung ein Objekt bzw. eine Aktivität zu bearbeiten, befindet sich im Bearbeitungsmodus ein entsprechendes Dropdown-Feld an der Stelle, an der Sie sonst sehen, wer den Datensatz angelegt oder zuletzt bearbeitet hat. Bei neuen Objekten bzw. Aktivitäten vergeben Sie an dieser Stelle die generellen Rechte. Bei bereits vorhandenen Datensätzen können Sie zwischen aufgeführten Zugriffslisten und keine Änderung wählen.

1.4. Einzelrechtvergabe über Sicherheit

Sicherheit in einem TicketDie über die Zugriffslisten gesetzten Rechte können bei Bedarf durch den Ersteller eines Objektes über die Registerkarte  Sicherheit des Objektes bzw. unter  Extras >  Sicherheit bei den Aktivitäten geändert werden. Auf dieser Ansicht können Sie für jeden Benutzer oder ganze Gruppen individuelle Einstellungen vornehmen. Hier können Sie z. B. festlegen, dass Ihre Auszubildenden einen eingeschränkten Zugriff auf die Daten haben oder eine Abteilung diese nicht löschen darf.

Fügen Sie zunächst eine entsprechende Gruppe oder den gewünschten Kollegen hinzu. Wählen Sie diesen aus der entsprechenden Liste aus und verwenden Sie den Button  Hinzufügen. Markieren Sie danach den eben hinzugefügten Kollegen oder die Gruppe, so dass dieser farblich unterlegt ist und legen Sie rechts die entsprechenden Berechtigungen für LesenBearbeiten und Löschen fest. Sie müssen in der Spalte Verweigern keine Haken setzen, wenn Sie nicht wollen, dass ein Benutzer ein Objekt z.B. nicht löschen soll. Beachten Sie dazu die nachfolgenden Merksätze. Schließen Sie Ihre Einstellungen durch Übernehmen ab.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken über die Rechte Verweigern oder Sie  Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer, nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu  Übernehmen.

 

Benutzerrecht geht vor Gruppenrecht. Sie können einer Gruppe von Personen etwas erlauben und einem Benutzer aus derselben Gruppe dieses Recht untersagen.

 

Setzen Sie so wenig wie nötig Rechte je ausgewählter Gruppe. So gelingt es Ihnen, Konflikte zu vermeiden. Denken Sie immer daran, dass die Rechte aufeinander aufbauen. Nur wer ein Objekt lesen (sehen) kann, kann dieses auch bearbeiten. Und nur wer ein Objekt bearbeiten kann, kann dieses auch löschen. So können Sie einer Gruppe auch Löschrechte geben, von denen z.B. ein Benutzer nichts hat weil ihm ggf. die entsprechenden Lese- und Bearbeitungsrechte fehlen.

Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst diese Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie die entsprechenden Rechte. Wählen Sie jetzt den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie diesen zu den berechtigten Benutzer hinzu. Nun können Sie Ihm die selben Rechte verweigern. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie bitte auf den Button  Übernehmen.

1.5. Rechte bei einer Menge von Objekten ändern

Möchten Sie gleichzeitig die Rechte für eine Menge von Objekten ändern, können Sie dies direkt über die Listenansicht der verschiedenen Module durchführen. Voraussetzung für diese Funktion, ist die eingeschaltete Möglichkeit der Massenbearbeitung für Sie als Benutzer. Markieren Sie die angezeigten Objekte mit gedrückter Shift-Taste oder einzelne Objekte mit der Strg-Taste. Rufen Sie dann über das Kontextmenü den Punkt Sicherheit auf.

Es kann sein, dass Ihnen einige oder auch gar keine Rechte angezeigt werden. Die aktuellen Rechte der ausgewählten Objekte entsprechen nicht der angezeigten Sicherheitseinstellung, Ihnen werden nur die übereinstimmenden Benutzer und Gruppen dargestellt. Sie können nun die gewünschten Benutzer und Gruppen auswählen und spezifische Rechte setzen oder Sie entscheiden sich für die Auswahl vorgegebener  Zugriffsrechte am unteren linken Bildschirmrand. Durch  Übernehmen werden für die markierten Objekte die Rechte neu gesetzt.

 

Die Ihnen hier angezeigten Benutzer, Gruppen und zugehörigen Rechte überschreiben alle bisherigen Angaben der ausgewählten Objekte, gleich welche Benutzer und Gruppen in einzelnen Objekten gesetzt waren.

1.6. Berechtigungen anzeigen

In bestimmten Modulen gibt es die Möglichkeit über das Kontextmenü den Eintrag  Berechtigungen anzeigen anzeigen aufzurufen. Nach Klick auf den Eintrag öffnet sich ein Fenster. In diesen werden die aktuellen Rechte des Benutzer angezeigt. Dieser kann mittels Dropdown-Auswahl am unteren Fensterrand verändert werden. Im Detail ist die Übersicht wie folgt zu verstehen:

  • Lesen, Bearbeiten, Löschen - Mittels Haken wird dargestellt, ob ein Lese-, Bearbeitungs- und Löschrecht über eine Gruppe oder den jeweiligen Benutzer besteht. Ein X stellt dar, ob das Recht verweigert wurde.
  • Berechtigungen durch Gruppen - Es werden die entsprechenden Gruppen angezeigt, bei denen der Benutzer Mitglied ist sowie die entsprechenden Rechte aufgelistet.
  • Berechtigungen durch Benutzer - Es wird dargestellt, ob über den Benutzer ein Recht gesetzt wurde.
  • Kombinierte Berechtigungen - Dies ist als tatsächliches Recht zu sehen, was der Benutzer im Endeffekt erhält. Dabei zählt immer Benutzerrecht vor Gruppenrecht und im zweiten Schritt Genehmigung vor Verweigerung. Wurde beispielsweise über die Gruppe ein Leserecht gesetzt und dieses über den Benutzer verweigert, so erhält der Benutzer kein Leserecht auf das Objekt, was mittels eines X-Symbols dargestellt wird. Wurde beispielsweise nur über eine Gruppe ein Leserecht gewährt und dieses gleichzeitig über die Gruppe verweigert, so hat der Benutzer trotzdem ein Leserecht auf das Objekt oder die Aktivität.

1.7. Besonderheiten als Administrator

Als Administrator müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Sie haben über die klassische Einzelrechtvergabe hinaus die Möglichkeit festzulegen, ob die Rechte für alle Objekte gelten sollen. Bitte beachten Sie, dass es sich immer um alle Objekte des Moduls handelt, also auch jene, die Sie aktuell nicht gefiltert haben bzw. nicht sehen. Ihre Änderungen können demnach weitreichende Auswirkungen auf besonders geschützte Objekte haben.

2. Dokumentenrechte

Über die Schaltfläche Eigenschaften  oder die rechte Maustaste  Eigenschaften werden Ihnen für ein markiertes Objekt Informationen und Einstellungsmöglichkeiten angezeigt.

2.1. Dokumentensicherheit

Dokumentenrechte

Auf der Registerkarte  Sicherheit können Sie die Rechte der Ordner und Dokumente vergeben und bearbeiten. Neue Ordner oder Dokumente erhalten immer automatisch die Rechte des übergeordneten Ordners. Sie können sowohl Gruppen, als auch einzelnen Personen Rechte erteilen oder entziehen. Möchten Sie eine Person aus einer Gruppe ausschließen, fügen Sie zuerst die Gruppe zu den berechtigten Gruppen hinzu und vergeben Sie an diese Gruppe die entsprechenden Rechte. Wählen Sie anschließend den betreffenden Benutzer aus und fügen Sie ihn zu den berechtigten Benutzern hinzu. Nun können Sie ihm dieselben Rechte verweigern.

 

Benutzerrechte haben Vorrang vor Gruppenrechten.

Im Feld  Berechtigungen für... können Sie folgende individuelle Rechte einstellen.

  • Lesen – vergibt das Leserecht für einen Ordner oder ein Dokument. Dieses Recht setzt automatisch auch das Sichtrecht mit. Wer ein Dokument nicht lesen darf, kann es auch nicht sehen.
  • Bearbeiten – ermöglicht es, Elemente zu verändern oder in einem Ordner auch neue Dokumente zu erstellen.
  • Löschen – vergibt das Recht, entsprechende Elemente zu entfernen.

Die Änderungen für einen Benutzer oder eine Gruppe werden durch den Button  Übernehmen gespeichert. Wahlweise können Sie die eingestellten Rechte für alle untergeordneten Ordner und Dokumente übernehmen.

 

Vergeben Sie so viele Rechte wie möglich über Gruppen. Dies macht auch eine spätere Änderung der generellen Zugriffsrechte einfacher. So können Sie immer einem bestimmten Personenkreis Rechte einräumen. Sprechen Sie mit Ihrem Administrator über die Details.

Möchten Sie gegebene Berechtigungen einem Kollegen oder einer Gruppe wieder entziehen, können Sie die Rechte entweder einschränken, die Rechte  Verweigern oder Sie  Entfernen diesen Kollegen oder die Gruppe aus der Liste der berechtigten Benutzer, nachdem Sie die gewünschte Auswahl getroffen haben. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Angaben zu  Übernehmen.

2.2. Ordnervorlagen anwenden

Ordnervorlagen ist ein allgemeines Thema der Rechtevergabe und Erstellung von vordefinierten Ordnern für das Modul Angebote.

Je nach Konfiguration existiert bei der Erstellung eines neuen Objektes eine Auswahlliste mit der Bezeichnung Ordnervorlage. Ordnervorlagen sind komplette Verzeichnishierarchien mit ggf. darin enthaltenen Dateien, die beim Anlegen des Objektes von der Vorlage in das neu zu erstellende Objekt kopiert werden. Mit Hilfe der Liste wählen Sie eine Ordnervorlage aus, die beim Anlegen des Objektes verwendet wird. 

 

Ordnervorlagen können auch nachträglich zu einem Objekt hinzugefügt werden. Klicken Sie auf den Button Bearbeiten und wählen Sie die hinzuzufügende Ordnervorlage in der dazugehörigen Drop-Down-Liste aus. Nach einem Klick auf den Button Speichern werden die in der Ordnervorlage enthaltenen Verzeichnisse mit den dazugehörigen Dateien in das Objekt übernommen.
Beim nachträglichen Hinzufügen einer Ordnervorlage werden Dateien und Ordner, die sich sowohl im Objekt als auch in der Vorlage befinden, nicht neu hinzugefügt. Damit wird einem Datenverlust vorgebeugt. Gleichzeitig werden ggf. umbenannte Ordner wieder neu erzeugt.