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OrdnervorlagenMit Hilfe von Ordnervorlagen können feste Verzeichnishierarchien inklusive darin enthaltener beliebiger Dateien definiert werden, die anschließend bei der Neuerstellung von Objekten ausgewählt werden können. Die festgelegten Ordnerstrukturen und Dateien werden dann innerhalb des neu angelegten Objektes mit den in der Vorlage festgelegten Zugriffsberechtigungen erstellt.

 

Die Zugriffsberechtigungen auf die Verzeichnisse und Dateien dürfen nicht mit den jeweiligen Zugriffsberechtigungen auf die eigentlichen Objekte (z.B. Projekte, Kontakte etc.) verwechselt werden. Diese können über die Zugriffslisten eingestellt werden. Die Rechte für die Ordner, Unterordner und enthaltenen Dokumente stellen Sie wie die üblichen Dokumentenrechte ein.

1. Neue Ordnervorlage erstellen

Neue Vorlage

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenOrdnervorlagen ein.


Mit Hilfe des Button  Neu ist es möglich, neue Ordnervorlagen anzulegen. Achten Sie auf einen eindeutigen und aussagekräftigen Namen, da der Benutzer die Ordnervorlage später nur anhand des Namens auswählt.
Im linken Teil des Dialogfensters wählen Sie die Module aus, für welche die zu erstellende Ordnervorlage später angewendet werden kann. Die Option Alle wählt alle zur Verfügung stehende Module und kann dann in allen Objekten, also Kontakten, Projekten, Tickets, Ressourcen etc., ausgewählt werden. Zur Auswahl mehrerer Module halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie nacheinander die gewünschten Module aus.

Im rechten Teil sehen Sie die verfügbaren Gruppen in Ihrem System. Abhängig von der Auswahl steht die Ordnervorlage später den Benutzern zur Verfügung, die Mitglied von mindestens einer der gewählten Gruppen sind. Ist ein Benutzer kein Mitglied in einer der gewählten Gruppen, dann kann er die Ordnervorlage später nicht auswählen. Auch hier können Sie mit Hilfe der  Strg-Taste mehrere Gruppen auswählen. Mit dem  Speichern und Schließen wird die Ordnervorlage angelegt und erscheint in der unteren Auswahlliste.

 

Für jedes der gewählten Module besteht die Möglichkeit, eine Standardvorlage zu wählen. Bei einer Standardvorlage eines Moduls ist es nicht erforderlich, dass der Benutzer, der ein neues Objekt anlegt, Mitglied in mindestens einer der gewählten Gruppen ist. Bitte beachten Sie die Hinweise in den Moduleinstellungen zu den einzelnen Modulen.

2. Bearbeiten einer Ordnervorlage

Vorlagenübersicht

Klicken Sie zunächst im oberen Bereich die gewünschte Ordnervorlage an, welche Sie bearbeiten wollen. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen von Ordnern sowie das Setzen von Zugriffsberechtigungen von Ordnern und Dateien erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordnervorlagen und einer geeigneten Rechtevergabe der Verzeichnisse ist es sehr einfach möglich, eine Hierarchie von Verzeichnissen aufzubauen, welche den jeweiligen Sicherheitsaspekten der einzelnen Gruppen Ihres Unternehmens genügt.

Rechte ab der obersten Ebene setzen

 

Die Rechte der Vorlage sowie der untergeordneten Ordner werden bereits von den Grundeinstellungen der obersten Ordnerebene her vererbt. Beginnen Sie daher unbedingt mit der Rechtevergabe, bevor Sie den ersten Unterordner erstellen. In der obersten Ebene nutzen Sie den Button und stellen die Sicherheits ein. Danach fahren Sie mit den Unterordnern fort und passen auch hier die Sicherheitseinstellungen nach Ihren Wünschen an.

 

Beispiel:
Ihr TecArt-System besteht aus den Gruppen Mitarbeiter, Buchhaltung und Geschäftsführung. Eine Ordnervorlage enthält z.B. neben den Verzeichnissen Bilder und Dokumente auch ein Verzeichnis Protokolle. Mit Hilfe der Sicherheitseinstellungen auf letzteres Verzeichnis wird der Gruppe Geschäftsführung und Buchhaltung voller Zugriff gewährt, die Gruppe Mitarbeiter erhält keinerlei Rechte.

Bei der Verwendung der Ordnervorlage, z.B. für das Erstellen eines neuen Kontakts durch ein Mitglied der Gruppe Mitarbeiter, wird durch diese Ordnervorlage auch das Verzeichnis Protokolle erstellt, obwohl der Mitarbeiter dieses weder sehen noch irgendwelche Rechte anpassen kann.

Ordnervorlagen sind somit ein mächtiges Werkzeug für den Aufbau von standardisierten Verzeichnisstrukturen sowie für eine vereinfachte Administration.

3. Module sowie Gruppenzugehörigkeit einer Ordnervorlage anpassen

Ordnervorlagen bearbeiten

Es ist möglich, nachträglich die zugeordneten Module einer Ordnervorlage sowie die Gruppen, die die Ordnervorlage nutzen dürfen, zu bearbeiten. Klicken Sie dazu doppelt auf den zugehörigen Eintrag der anzupassenden Ordnervorlage im oberen Teil des Fensters.

In dem sich öffnenden Fenster können Sie, wie bei der Erstellung der Ordnervorlage, im linken Teil die Modulzugehörigkeit und im rechten Teil die für die Nutzung der Vorlage berechtigten Gruppen festlegen. Eine Mehrfachauswahl erfolgt mittels gedrückter Strg-Taste und einem Klick auf den gewünschten Eintrag.

4. Löschen einer Ordnervorlage

Zum Löschen einer Ordnervorlage klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Vorlage und wählen im Kontextmenü die Funktion  Löschen. Bestätigen Sie mit OK.