Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

SystemvorlagenübersichtSystemvorlagen im TecArt-System sind eine besondere Art der Dokumentenvorlagen. Diese werden ausschließlich für die automatische Generierung von PDF-Dokumenten in einigen Modulen verwendet. Dabei handelt es sich um ODT-Dokumente (OpenDocument-Dateien), welche in Ordnerstrukturen je möglichem Modul verwaltet werden. Systemvorlagen stehen Ihnen aktuell nur in Verbindung mit der Buchung der Module Artikelverwaltung oder Rechnungen zur Verfügung. Verwenden können Sie diese in den Modulen Angebote, Aufträge, Verträge und Rechnungen zur Erstellung der Vorgänge Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Lieferscheinen.


1. Grundlagen für Systemvorlagen

Die nachfolgenden Inhalte stellen Sie unter Administration >  VorlagenSystemvorlagen ein.

1.1. Programm zur Erstellung von Vorlagen

Für die Erstellung von ODT-Dokumenten empfehlen wir Ihnen LibreOffice. Sie können selbstverständlich auch mit anderen geeigneten Programmen diese Vorlagen bearbeiten, jedoch hat sich bei der Bearbeitung mit MS Office 2010 herausgestellt, dass diese Vorlagen nicht immer fehlerfrei funktionierten.

1.2. Beispielvorlagen

In den Unterordnern auf der Registerkarte Systemvorlagen finden Sie jeweils einfache Beispieldateien namens sample.odt. Diese Vorlagen werden bei Änderungen oder fehlenden Dokumenten nach Updates immer wieder von uns aktualisiert.

 

Erstellen Sie Ihre Vorlage nie mit dem Namen sample.odt. Diese wird nach einem Update durch die TecArt überschrieben. Sie stellt nur ein Beispiel dar!

1.3. Feldvariablen

Für die Erstellung von Vorlagen benötigen Sie standardisierte Feldvariablen als Platzhalter. Im folgenden Abschnitt zeigen wir Ihnen die verschiedenen Standard-Feldnamen des TecArt-Systems, welche Sie z.B. in Vorlagen verwenden können. Die Feldnamen benutzerdefinierter Felder können in der Felderverwaltung der einzelnen Module entnommen werden.

Die spezifischen Einzelheiten für die Verwendung der Felder in Dokumentenvorlagen, E-Mail-Vorlagen, dem Startbildschirm, Textbausteinen, Systemvorlagen sowie Vorlagen anderer Module entnehmen Sie bitte den einzelnen Beschreibungen.

1.3.1. Grundlagen der Variablengestaltung

Die Variablen können je nach Verwendungszweck unterschiedliche aufgebaut sein.

  • Variablen in ein paar wenigen Dokumenten, Formeln und teilweise in Textbausteinen beginnen immer mit < # und enden immer mit  # >
  • Variablen in systeminternen Vorlagen, Systemvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Textbausteinen und Templates beginnen immer mit { $ und enden immer mit }
  • Bei der ausschließlichen Verwendung einer Variable innerhalb eines Moduls (z.B. in Formelberechnungen über ein Projekt) wird nur die Variable ohne weitere Zuordnungsangaben benötigt.
  • Werden aus anderen Modulen oder verschiedenen Modulen Variablen eingebaut, ist der Variablenaufbau eine Kombination aus Modul und Variable.
  • In seltenen Fällen, wie in Gruppen oder in Bezug auf ein weiteres verknüpftes Objekt kommt eine Kombination aus Modul, ID oder Verknüpfungsfeldvariable und Feldvariable zum Einsatz.
 

In allen oben genannten Fällen beachten Sie bitte die Beispiele der Variablen in den verschiedenen Anwendungsszenarien.

Inhaltlich baut sich eine Feldvariable immer aus den Kombinationen von Modulen, Gruppen, Feldnamen und Variablen auf. Nicht alle Variablen können in allen Bereichen der Vorlagen verwendet werden. Hierzu müssen Sie die einzelnen Besonderheiten innerhalb der Vorlagen beachten.

VerwendungBeispiele DateiendungSyntaxBeispieleBesonderheit

*.doc, *.docx
*.xls, *.xlsx
*.xml
*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CONTACT.CITY} - Stadt eines Kontaktes
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7

In Microsoft Office müssen die Variablen mit Hilfe der Feldfunktionen eingegeben werden.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingen werden jedoch normal geschrieben.

Systemvorlagen

*.odt

  • {$FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.VERKNÜPFUNG.FELDVARIABLE}
  • {$MODUL.ID.FELDVARIABLE}
  • {$ORIGINAL_DATA_MODUL.FELDVARIABLE}
  • {$BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Rechnungsanschrift 1. Zeile
  • {$OFFER.CID.CITY} - Stadt des Kontaktes, welcher im Feld Kontakt des Angebotes verknüpft wurde.
  • {$GROUP.7.CITY} - Stadt aus der Gruppe mit der ID 7
  • {$ORIGINAL_DATA_CLIENT_ACCOUNT.BILLING_ADDRESS_1} - Abgespeicherte Daten des Rechnungskontos zum Zeitpunkt der Verbuchung des Vorgangs, Rechnungsanschrift 1. Zeile

Systemvorlagen sind ODT-Dokumente, welche aktuell nur im Zusammenhang mit den Modulen Artikelverwaltung und Rechnungen zur Verfügung stehen, dann aber auch für Angebote und Verträge mit genutzt werden können.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass bei der Verwendung einiger Variablen die Schreibweisen unbedingt mit Modul angewendet werden müssen, da die Variablen mehrfach vorkommen können. REALNUMBER bezieht sich auf die aktuelle Vorgangsnummer. Daher müssen Sie zur Verwendung der Rechnungskontonummer im selben Dokument unbedingt CLIENT_ACCOUNT.REALNUMBER verwenden.

Bitte beachten Sie die generelle Großschreibung der Variablen. Bedingungen werden jedoch normal geschrieben.

*.tpl.html
*.tpl.txt
*.html.eml
  • {$city} - Stadt eines Benutzers ggf. auch Stadt eines Kontaktes/einer Person (nur in Templates)
  • {$group.1.city} - Stadt eines Benutzers der Gruppe mit der ID 1

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind möglich.

Formeln in Feldern
  • <#feldvariable#>
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#city#> - Stadt des aktuellen Kontaktes
  • <#call.time#> - Anrufdatum der mit dem Modul (z.B. Kontakte) verknüpften Anrufe

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

Textbausteine (nur Drop-Down-Listen)
  • <#Variable#>
  • <#Wert 1|Wert 2|Wert 3#>
  • <#Produkte#> - Globale Textliste mit eigenem Variablennamen
  • <#TecArt Business Cloud|TecArt Business Server|Sonstiges#> - Flexible Drop-Down-Liste ohne Variablen. Die Werte werden direkt mittels | getrennt
Die Schreibweise Ihrer vergebenen Variable bestimmt die Schreibweise.

Dokumentenvorlagen

(alte Vorlagen, kann noch verwendet werden)

*.rtf
*.xml
  • <#modul.feldvariable#>
  • <#group.id.feldvariable#>
  • <#user.feldvariable#>
  • <#address.feldvariable#>
  • <#contact.city#> - Stadt eines Kontaktes
  • <#group.7.city#> - Stadt der Gruppe mit der ID 7
  • <#user.city#> - Stadt eines Benutzers
  • <#address.city#> - Wahlweise Stadt aus einer Person oder des Kontaktes oder aus dem Kontakt

Bitte beachten Sie die generelle Kleinschreibung der Variablen.

Bedingungen sind nicht möglich.

1.3.2. Standard-Feldvariablen

Viele Standard-Feldvariablen haben wir Ihnen aufgelistet. Da ständig neue Variablen hinzukommen, lassen sich viele aus den Schnittstellen der TecArt ableiten. Eine wichtige Hilfe bieten den Administratoren der Mouseover-Effekt in den Benutzerinformationen und Gruppeninformationen. Dort werden Ihnen beim Überfahren und kurzem Verweilen mit der Maus die Feldbezeichnungen die Variablen angezeigt.

1.3.3. Benutzerdefinierte Felder

In vielen Modulen können Sie individuelle Felder anlegen, um das TecArt System auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anzupassen. Diese Felder werden benutzerdefinierte Felder genannt und über die Felderverwaltung im Administrationsmodul eingestellt. Jedes individuell generierte Feld erhält nach dem Speichern automatisch einen Feldnamen, wie z.B. user21, der im mittleren Einstellungsbereich sowie der Tabelle der Felder angezeigt wird. Diese eben erwähnten Feldnamen werden zusammen mit dem Modulnamen zu einer Variable aufgebaut.

 

Ist der Feldname bei Projekten user21, dann ist der Feldname für die Vorlage <#project.user21#> oder {$PROJECT.USER21}.

1.3.4. Programmspezifische Besonderheiten

VariablentypProgrammBesonderheiten
{ $MODUL.FELDVARIABLE }
  • MS Office

Verwenden Sie ausschließlich die Feldfunktionen. Neue Variablen fügen Sie mit der Tastenkombination Strg+ F9 ein.

Es kann sein, dass Felder nicht angezeigt werden. Diese Felder blenden Sie mit der Tastenkombination Alt+ F9 ein bzw. aus.

Die Leerzeichen, die beim Anlegen der Variablen vor bzw. nach den geschweiften Klammern verwendet werden sind nicht relevant und können bestehen bleiben. Die geschweiften Klammern werden durch einen gestrichelten Rahmen eingebunden. Ein Feld, welches markiert wird, ist immer grau unterlegt.

{$MODUL.FELDVARIABLE}
  • Open Office

Beim Schreiben der Variablen in OpenOffice-Anwendungen sind keine Besonderheiten bei den Variablen zu beachten. Sie können diese immer mit geschweiften Klammern einfügen.

Bitte beachten Sie dennoch die Schreibweisen der Variablen.

<#modul.feldvariable#>
  • MS Office
  • Open Office
Diese Variablen sind besonders anfällig für Formatierungsfehler und werden oft durch Änderungen oder Kopieren und Einfügen zerstört. Schreiben Sie diese Variablen unbedingt von Anfang bis Ende immer sauber und beginnen Sie von vorn, sollten Sie sich verschrieben haben. Kopieren Sie diese Variablen möglichst nicht!

1.4. Variablen für Systemvorlagen

Alle Variablen, die Verwendung in den verschiedenen Vorlagen, sowie praktische Tipps finden Sie in der Übersicht der Variablen.

Achten Sie dabei insbesondere auf folgende Symbole:

 

Gern erstellen wir als Service für Sie Ihre Vorlagen. Setzen Sie sich dazu bitte mit unserem Support in Verbindung.

1.5. Wann werden Dokumente erzeugt?

Dokumente aus Systemvorlagen werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten in den verschiedenen Modulen erstellt. Dies ist davon abhängig, ob man ggf. noch verschiedene Arbeiten an den Systemvorlagen vornehmen könnte. Unabhängig von der automatischen Erstellung ist es immer möglich über den Button Vorschau erstellen die Dokumente zu erzeugen. Diese werden bei der Fortführung des Workflows überschrieben! Überspringen Sie anhand vorgenommener Moduleinstellungen entsprechende Arbeitsschritte, werden die Dokumente ggf. nicht oder nur final erstellt.

  • In Angeboten werden die finalen Dokumente aus Systemvorlagen erzeugt, beim Übergang vom Status 0 - In Bearbeitung in den Status 1 - Erstellt.
  • In Verträgen werden die finalen Dokumente aus Systemvorlagen erzeugt, beim Übergang vom Status 0 - In Bearbeitung in den Status 1 - Erstellt.
  • In Aufträgen wird eine Vorschau vom Status 0 - In Bearbeitung in den Status 1 - Erstellt erzeugt. Das finale Dokumente aus Systemvorlagen entsteht beim Übergang in den Status 3 - Auftrag erteilen.
  • In Vorgängen, wie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Mahnungen etc., wird eine Vorschau vom Status 0 - In Bearbeitung in den Status 1 - Erstellt erzeugt. Das finale Dokumente aus Systemvorlagen entsteht beim Übergang in den Status 3 - Versenden. bzw. 3 - Versenden.

2. Namensgebung

Es wird zwischen zwei Möglichkeiten der Benennung von Systemvorlagen unterschieden. In der einfachen Nutzung verwenden Sie nur eine Systemvorlage je Modul. Es kann aber auch vorkommen, dass Sie für ein Modul auch unterschiedliche Dokumentenvorlagen verwenden wollen. In diesem Fall müssen Sie einige Einstellungen mehr vornehmen.

2.1. Einfache Nutzung einer Systemvorlage

Verwenden Sie nur eine Systemvorlage für die möglichen Module zur automatischen Erstellung von ODT- und/oder PDF-Dokumenten, so müssen Ihre Vorlagen ganz spezielle Namen erhalten. Benennen Sie Ihre Vorlagen wie folgt:

Name der VorlageVerwendung der Vorlage
offer.odtErstellung von Angeboten
order.odtErstellung von Aufträgen
contract.odtErstellung von Verträgen
invoice.odtErstellung von Ausgangsrechnungen
admonition.odtErstellung von Mahnungen
voucher.odtErstellung von Gutschriften
delivery.odtErstellung von Lieferscheinen
cash_journals_entry.odtErstellung von Eingangs- bzw. Ausgangsbeleg im Kassenbuch

2.2. Mehrere Systemvorlagen verwenden

Es kann vorkommen, dass Sie mehrere Vorlagen verwenden möchten. So könnten mögliche Anwendungsbereiche komplexe Angebote oder Nachtragsangebote darstellen oder Sie möchten Gutschriften und Provisionsgutschriften in verschiedenen Systemvorlagen mit unterschiedlichen Layout erstellen.

Bevor Sie mehrere Systemvorlagen erstellen, sollten Sie jedoch prüfen, ob durch Bedingungen in Ihren Vorlagen bereits eine Lösung möglich wird. Schauen Sie dazu in den Abschnitt der Bedingungen in Systemvorlagen.

Sind Sie zum Entschluss gekommen mehrere Systemvorlagen zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Erstellen Sie grundlegend eine Systemvorlage nach dem obigen Muster. Diese ist nicht zwingend vorgeschrieben, jedoch wird diese als Ausweichvorlage verwendet, sollte der Dokumentenname der gewünschten Systemvorlage nicht existieren oder keine Auswahl einer anderen Druckvorlage vorgenommen werden.
  2. Erstellen Sie weitere ODT-Systemvorlagen mit beliebigen Namen und fügen Sie diese ebenfalls in die entsprechenden Ordner mit den Modulbezeichnungen auf der Registerkarte Systemvorlagen ein.
  3. Sie benötigen in der Listenverwaltung eine Liste mit Ihren Druckvorlagen. Dafür erstellen Sie je Systemvorlage einen Eintrag. Wichtig ist, dass der Index dem Namen Ihrer Systemvorlage ohne der Endung .odt entspricht, also meine_vorlage statt meine_vorlage.odt. Als Wert können Sie beliebige Namen festlegen, wie sie in der Dropdown-Liste angezeigt werden sollen.
  4. Wechseln Sie nun in die Felderverwaltung und legen Sie im betreffenden Modul ein Feld mit dem  Typ Dropdown-Liste Drucklayout an und wählen Sie die eben erstellte Liste Ihrer Drucklayouts aus. Optional können weitere Einstellungen, wie Standardlayout etc. angegeben werden.

Haben Sie die notwendigen Einstellungen zur Auswahl der unterschiedlichen Drucklayouts vorgenommen, kann je Objekt im entsprechenden Modul die gewünschte Vorlage ausgewählt werden, welche verwendet werden soll. Außerdem ist es möglich gleichzeitig mehrere Dokumente mit verschiedenen Vorlagen erstellen zu lassen. Hierzu legen Sie einfach mehrere Felder vom  Typ Dropdown-Liste Drucklayout an.

3. Systemvorlagen erstellen

Systemvorlagen sind normale Dokumentenvorlagen im ODT-Format. Ihr Inhalt besteht im Wesentlichen aus einer allgemeinen Unternehmensvorlage mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Schriften und Ihren Anordnungen und Platzierungen. Es kann technisch bedingt vorkommen, dass sich einige Wünsche nicht umsetzen lassen oder nur über komplexe Lösungswege entstehen können. Sollten Sie bei der Erstellung an Ihre Grenzen kommen, können Sie gern im Rahmen eines Dienstleistungsauftrages unseren Support in Anspruch nehmen.

Sie benötigen für die Dokumentenvorlagen weiterhin Textmarken und die entsprechenden Variablen für Systemvorlagen. Darüber hinaus können Sie mit Bedingungen Ihrer Vorlagen mehr Flexibilität ermöglichen und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen.

3.1. Textmarken

Textmarken stellen bei der Erstellung des Dokumentes Schleifen dar, welche gesucht werden und so oft durchlaufen werden, bis alle auszugebenden Werte im Dokument eingefügt wurden. Beispielsweise können Sie bei den Artikeln nicht im Vorfeld wissen, ob Sie in der Vorlage 5 Zeilen oder 50 Zeilen mit Artikeln benötigen. Gibt es für Artikel eine Textmarke, die anhand Ihrer Anzahl der ausgewählten Artikel durchläuft, werden dabei immer alle Inhalte kopiert, die sich zwischen den Textmarken befindet.

Bauen Sie sich eine Tabelle und platzieren Ihre Textmarke vor und nach der Tabelle, so wird der gesamte Abschnitt inkl. der Tabelle kopiert. Werden die Textmarken in der ersten Zelle Ihrer Tabelle (links oben) und in der letzten Zelle der Tabelle (rechts unten) gesetzt, wird die gesamte Tabelle kopiert. Setzen Sie hingegen die Textmarke am Anfang und Ende einer Zeile innerhalb einer Tabelle, dann wird nur die Zeile kopiert. Setzen Sie die Textmarken hingegen versehentlich in eine Zelle, würde nur die Zelle kopiert werden und diese dann mehrmals nebeneinander stehen.

 

Schleifen werden generell nur in Tabellen ausgeführt. Diese müssen zwingend aus mindestens 2 Tabellenspalten bestehen, da ansonsten die Schleife nicht ausgeführt wird. Setzen Sie den Start der Schleife in die erste Tabellenspalte und das Ende der Schleife beispielsweise in die letzte Tabellenspalte.

Das Kopieren von Spalten ist nicht möglich.

3.1.1. Textmarken und Ihre Bedeutung

In der nachfolgenden Tabelle finden Sie die möglichen Textmarken, welche entsprechende Schleifen definieren und in den Dokumenten eingebaut werden können. Es kann vorkommen, dass Sie manche Abschnitte ggf. mehrfach verwenden möchten. So möchten Sie ggf. auf der ersten Seite Ihrer Rechnung eine Zusammenfassung aller Nettobeträge der Artikel, Steuern und das Brutto ausgeben. Auf den Folgeseiten möchten Sie dann die Details Ihrer Artikel ausgeben und abermals am Ende mit Steuern und Brutto. Hier würden Sie die Textmarken mehrmals benötigen. Da dieselben Textmarken jedoch nicht mehrfach verwendet werden können, können Sie diese durch beliebige Zwischenabschnitte erweitern.

Beispiele: FEES_START ist der Start der Ausgabe der Gebühren und FEES_END die Textmarke am Ende der Zeile. Sie können für weitere Abschnitte mit den Gebühren auch FEES_1_START und FEES_1_END oder FEES_A_START und FEES_A_END oder FEES_95_START und FEES_95_END verwenden. Wichtig ist dabei nur, dass es zu jedem START einer Textmarke auch ein entsprechendes END gibt.

TextmarkennameBedeutung der Textmarke als Schleife in Ihrem Dokument
ARTICLE_START
ARTICLE_END
Erzeugt eine Schleife für alle Artikel eines Objektes. Dabei ist es unerheblich, ob die einzelnen Artikel einmalig oder wiederholend verwendet werden. Innerhalb dieser Schleife können Sie die Variablen der Artikel verwenden.
OTARTICLE_START
OTARTICLE_END
Diese Textmarke erzeugt eine Schleife nur für alle einmaligen Artikel (One-Time-Artikel). Bitte beachten Sie mögliche Besonderheiten in der Ausgabe, wenn Sie monatliche Artikel und eine einmalige Gruppenzeile verwenden würden. Innerhalb dieser Schleife können Sie die Variablen der Artikel verwenden.
INTARTICLE_START
INTARTICLE_END
Diese Textmarke erzeugt eine Schleife nur für alle Intervall-Artikel. Bitte beachten Sie mögliche Besonderheiten in der Ausgabe, wenn Sie monatliche Artikel und eine einmalige Gruppenzeile verwenden würden. Innerhalb dieser Schleife können Sie die Variablen der Artikel verwenden.
OPARTICLES_START
OPARTICLES_END
Diese Textmarke erzeugt eine Schleife nur für alle optionalen Artikel. Bitte beachten Sie mögliche Besonderheiten in der Ausgabe, wenn Sie monatliche Artikel und eine einmalige Gruppenzeile verwenden würden. Innerhalb dieser Schleife können Sie die Variablen der Artikel verwenden.
GROUPSUMS_START
GROUPSUMS_END
Definiert eine Schleife über die verwendeten Artikelgruppen. Artikel, welche keiner Artikelgruppe zugeordnet wurden, werden als zusätzliche Zeile ausgegeben. Innerhalb dieser Schleife können Sie die Variablen der Artikelgruppen verwenden.
TAXES_START
TAXES_END
Ist die Schleife für die Ausgabe der möglichen Steuern. Hierbei wird jede Steuerart einmalig durchlaufen und nur dann ausgegeben, wenn diese auch verwendet wurde. Innerhalb dieser Schleife können Sie die Variablen der Steuern verwenden.
FEES_START
FEES_END

Über diese Schleife werden alle möglichen Gebühren eines Vorgangs ausgegeben, welche auf der Registerkarte  Allgemein in der Administration der Rechnungen angelegt wurden. Sofern eine Reihenfolge festgelegt wurde, wird diese entsprechend eingehalten, andernfalls ist die Reihenfolge der Ausgabe zufällig. Innerhalb dieser Schleife können Sie die Variablen der Gebühren verwenden.

TOTALS_START
TOTALS_END
Die Schleife TOTALS vereint in einer Schleife das Gesamt-Netto sowie die Schleifen für die Gebühren und Steuern. Dabei erfolgt die Ausgabe in der Reihenfolge Gesamt-Netto, mögliche Gebühren und mögliche Steuern. Eine optische Trennung der ausgegebenen Werte ist nicht möglich. Innerhalb dieser Schleife können Sie die verschiedenen Variablen der Gebühren, Steuern und Summen verwenden.
 

Werden in einzelnen Fällen keine Ergebnisse zurück geliefert, können Sie Zeilen über entsprechende Bedingungen automatisch entfernen lassen.

3.1.2. Beispiele für die Verwendung von Textmarken

Zeilenweiser Aufbau eines ArtikelsAufbau von Artikeln über TabellenAufbau von Artikeln über Abschnitte

3.2. Bedingungen in Systemvorlagen

Mit der Verwendung von Funktionen und Bedingungen können Sie Ihrer Vorlagen mehr Flexibilität verleihen und vermeiden so den Aufwand mehrere Vorlagen zu pflegen. Gern möchten wir Sie in diesem Zusammenhang auf die grundlegende Arbeit mit der Erstellung solcher Vorlagen hinweisen und empfehlen Ihnen folgende Webseiten für eine genaue Beschreibung aller Möglichkeiten.

3.2.1. Häufige Bedingungen in den Systemvorlagen

FunktionFunktionsbeschreibung
{if} {/if}Beginn einer Überprüfungsfunktion nach der Regel Wenn-Dann. Jedes {if} muss mit einem {/if} abgeschlossen werden.
{elseif}Der {if}-Bedingung können beliebig viele {elseif}-Bedingungen vor dem Abschluss mit {/if} folgen.
{else}{else} stellt einen bedingungslosen Abschluss dar und kann verwendet werden. Lässt man diese Bedingung weg und keine der oberen Bedingungen trifft zu, wird nichts geschrieben.
OperatorOperator 2Bedeutung
==
ist gleich
!=
ist ungleich
>
größer als
<
kleiner als
>=
größer oder gleich
<=
kleiner oder gleich
===
identisch
&&ANDUnd
||OROder
!
Negierung des Wertes. Z. B. {if !$ARTICLES.IS_PART_OF_GROUPLINE}. In dem Fall steht:

* !$ARTICLES.IS_PART_OF_GROUPLINE für "false = 0". Der Artikel ist kein Teil einer Gruppenzeile.
* $ARTICLES.IS_PART_OF_GROUPLINE für "true = 1". Der Artikel ist ein Teil einer Gruppenzeile.

 

Werden in einzelnen Fällen keine Ergebnisse zurück geliefert, können Sie Zeilen über entsprechende Bedingungen automatisch entfernen lassen.

3.2.2. Beispiele für die Verwendung von Bedingungen in den Systemvorlagen

BeispielBeschreibung
{$BILLING_NAME_1}
{if $BILLING_NAME_2}{$BILLING_NAME_2}
{/if}{if $BILLING_NAME_3}{$BILLING_NAME_3}
{/if}{$BILLING_ADDRESS_1}
{if $BILLING_ADDRESS_2}{$BILLING_ADDRESS_2}
{/if}{$BILLING_POSTCODE} {$BILLING_CITY}
{if $BILLING_COUNTRY!='Deutschland'}{$BILLING_COUNTRY}{/if}
Dieser Textblock liefert feste und variable Werte in der Anschrift aus. Dabei wird immer die erste Zeile der Firma, die erste Adresszeile sowie PLZ und Ort ausgegeben. Alle anderen Felder sind Variabel zu verstehen. Somit ergeben sich nachfolgende Möglichkeiten:

Zeile 1: TecArt GmbH
Zeile 4: Fischmarkt 5
Zeile 5: 99084 Erfurt

oder

Zeile 1: TecArt GmbH
Zeile 2: Niederlassung Dresden
Zeile 4: Meißner Str. 30
Zeile 5: 01445 Radebeul

oder

Zeile 1: Musterfirma
Zeile 2: Buchhaltung
Zeile 3: Frau Viola Moritz
Zeile 4: Stephansplatz 9
Zeile 5: 1010 Wien
Zeile 6: Österreich

{if $REALNUMBER}Rechnungsnummer: {$REALNUMBER}{else}VORSCHAUDOKUMENT{/if}
Erzeugen Sie Ihre Rechnung in der Vorschau, enthält das Dokument noch keine Rechnungsnummer. Hier bietet sich an, an der Stelle einen alternativen Text auszugeben und beispielsweise Fett und rot zu markieren um deutlich zu machen, dass es sich nur um ein Vorschaudokument handelt.


Dieser Textblock liefert die Rechnungsnummer, sobald diese vergeben wurde. Alternativ wird der Text "Vorschaudokument" ausgegeben. Sie haben die Möglichkeit einzelne Bereiche auch innerhalb der Vorlage zu formatieren. So wird hier bereits der Begriff eingefärbt und Fett dargestellt, damit auch die Ausgabe so erfolgt. Hingegen wird die Rechnungsnummer normal ausgegeben.

Ohne Rechnungsnummer: VORSCHAUDOKUMENT

oder

Mit Rechnungsnummer: Rechnungsnummer: 12345

{if $BILLING_COUNTRY!='Deutschland'}Ihre USt-ID/Steuernr.:
{if $CLIENT_ACCOUNT.UST_ID}{$CLIENT_ACCOUNT.UST_ID}{else}Liegt nicht vor{/if}
{/if}

 

Die Zeilenumbrüche stimmen nicht mit den tatsächlichen Zeilenumbrüchen überein.

Liefern Sie Waren und Dienstleistungen ins Ausland, müssen Sie auf der Rechnung, wenn vorhanden, die Umsatzsteuer-ID eines Firmenkunden ausweisen. Da dies nur dann erforderlich ist, haben wir Ihnen eine Alternativzeile aufbereitet, wenn es sich um einen Auslandskunden handelt.


Dieser Textblock liefert die Zeile der USt-ID nur dann, wenn es sich um einen Auslandskunden handelt. Liegt die ID nicht vor, wird darüber hinaus noch ein alternativer Text ausgegeben.

Deutscher Kunde:

oder

Kunde mit USt-ID: Ihre USt-ID/Steuernr.: AU12345678

oder

Kunde ohne USt-ID: Ihre USt-ID/Steuernr.: Liegt nicht vor

{if $CLIENT_ACCOUNT.SALDO_CURRENT_RAW>0}Ihr Rechnungskonto weist ein Guthaben
von {$CLIENT_ACCOUNT.SALDO_CURRENT} € aus.
{if $CLIENT_ACCOUNT.SALDO_CURRENT_RAW<$SUMS.TOTALS.BRUTTO_RAW}
{if $CLIENT_ACCOUNT.PAYMENT_TYPE=='Lastschrifteinzug'} Der Differenzbetrag von
{$CLIENT_ACCOUNT.SALDO} wird von Ihrem Konto mit der IBAN
{$CLIENT_ACCOUNT.BANK_ACCOUNT_IBAN} eingezogen.{else}Bitte überweisen Sie den
Differenzbetrag von {$CLIENT_ACCOUNT.SALDO} bis spätestens {$PAYMENT_APPOINTED}.{/if}
{else}Der Rechnungsbetrag wird mit Ihrem Guthaben verrechnet. Es ergibt sich ein neues
Guthaben von {$CLIENT_ACCOUNT.SALDO}.{/if}{else}
{if $CLIENT_ACCOUNT.PAYMENT_TYPE=='Lastschrifteinzug'}Der Rechnungsbetrag von
{$SUMS.TOTALS.BRUTTO} wird von Ihrem Konto mit der IBAN
{$CLIENT_ACCOUNT.BANK_ACCOUNT_IBAN} eingezogen.{else}Bitte überweisen Sie den
Rechnungsbetrag von {$SUMS.TOTALS.BRUTTO} bis spätestens {$PAYMENT_APPOINTED} unter
Angabe der Rechnungsnummer.{/if}
{/if}


 

Die Zeilenumbrüche stimmen nicht mit den tatsächlichen Zeilenumbrüchen überein.

Solche Bedingungen lassen sich auch in Fließtexte einer Rechnung einbauen und entsprechende Alternativen ausgeben. Bei einem Lastschriftmandat geben Sie dem Kunden die Information, dass der Betrag abgebucht wird. Hingegen muss der Kunde bei der Zahlungsart Überweisung den Betrag bis zu einem bestimmten Zahlungsziel überweisen.


Das Rechnungskonto weist ein positives Saldo aus und ist nach der neuen Rechnung kleiner 0,00 € und es wurde Lastschrifteinzug vereinbart: Ihr Rechnungskonto weist ein Guthaben von 7,25 € aus. Der Differenzbetrag von 17,35 € wird von Ihrem Konto mit der IBAN DE32123456789012345678 eingezogen.

oder

Das Rechnungskonto weist ein positives Saldo aus und ist nach der neuen Rechnung kleiner 0,00 € und es wurde nicht Lastschrift vereinbart: Ihr Rechnungskonto weist ein Guthaben von 7,25 € aus. Bitte überweisen Sie den Differenzbetrag von 17,35 bis spätestens 07.04.2019.

oder

Das Rechnungskonto weist ein positives Saldo aus und ist nach der neuen Rechnung immer noch größer als 0,00 €: Ihr Rechnungskonto weist ein Guthaben von 7,25 € aus. Der Rechnungsbetrag wird mit Ihrem Guthaben verrechnet. Es ergibt sich ein neues Guthaben von 3,12 €.

oder

Der Saldo war vor der neuen Rechnung 0,00 € oder kleiner und es wurde Lastschrifteinzug vereinbart: Der Rechnungsbetrag von 17,35 € wird von Ihrem Konto mit der IBAN DE32123456789012345678 eingezogen.

oder

Der Saldo war vor der neuen Rechnung 0,00 € oder kleiner und es wurde nicht Lastschrift vereinbart: Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag von 17,35 € bis spätestens 07.04.2019 unter Angabe der Rechnungsnummer.

3.2.3. Beispiele für die Verwendung von verschachtelten if-Bedingungen in den Systemvorlagen

Es besteht die Möglichkeit auch komplexe If-Bedingungen aufzubauen bzw. diese miteinander zu verschachteln. Dies erfolgt über mathematische Klammerlogik ( ). In der folgenden Tabelle erhalten Sie ein entsprechendes Beispiel.

BeispielBeschreibung
{if $CONTACT.COUNTRY=='Deutschland' and 
($CONTACT.REGION=='Baden-Württemberg' or $CONTACT.REGION=='Bayern')}
Der Kirchensteuersatz beträgt 8 %.
{elseif $CONTACT.COUNTRY!='Deutschland'}
{elseif $CONTACT.REGION!='Baden-Württemberg' or $CONTACT.REGION!='Bayern'}
Der Kirchensteuersatz beträgt 9 %.{/if}


Im ersten Schritt wird abgefragt, ob das Feld COUNTRY den Wert Deutschland enthält. An dieses angeschlossen folgt eine UND-Verknüpfung (and). Es wird nun eine Abfrage mittels einer ODER-Verknüpfung (or) gestellt, ob das Feld REGION Baden-Württemberg oder Bayern beinhaltet. Sind die Kombinationen Deutschland UND Baden-Württemberg ODER Deutschland UND Bayern erfüllt, so wird der Kirchensteuersatz 8 % ausgegeben.


Im zweiten Teil erfolgt wieder eine Abfrage (!= ungleich) auf das Feld COUNTRY. Über diese fragen Sie ab, ob ein anderer Wert als Deutschland gewählt wurde. Wenn dies der Fall ist, wird im Dokument nichts ausgegeben.


Nachdem im zweiten Teil alle Länder außer Deutschland schon ausgeschlossen wurden, erfolgt im dritten und letzten Teil die Abfrage auf die Werte Bayern und Baden-Württemberg. Werden andere Werte als Bayern oder Baden-Württemberg in der Datenbank gespeichert, erfolgt die Ausgabe von 9 % Kirchensteuer für alle anderen Bundesländer.

3.2.4. Die Verwendung von SKIPTHISLINE

In den verschiedenen Schleifen und Bedingungen kann es immer wieder vorkommen, dass Sie in Tabellenkonstrukten als Ergebnis eine Leerzeile erhalten. Diese sind das Ergebnis, wenn als Wert nichts zurück geliefert werden kann. Da diese Leerzeilen unschön aussehen, können Sie diese durch eine Anweisung und der Verwendung des Begriffes SKIPTHISLINE entfernen lassen. SKIPTHISLINE funktioniert nur innerhalb einer Schleife, daher wird nach Ausführung dieser Funktion die komplette Tabellenzeile entfernt.

BeispielBeschreibung
{if $ARTICLES.IS_PART_OF_GROUPLINE}SKIPTHISLINE{else}{$ARTICLES.NAME_RECHNUNG}{/if}
Als Ergebnis wird jede Artikelzeile aufgeführt, solange es sich nicht um eine Teil einer Artikelgruppierung handelt. Ist dies der Fall wird die gesamte Zeile entfernt und bleibt nicht als Leerzeile bestehen. Diese Anweisung muss nur in einem Bestandteil der Zeile enthalten sein, damit die gesamte Zeile gelöscht wird. Es ist also nicht notwendig auch noch die Bedingung für die Menge, Netto- oder Brutto-Wert anzugeben, wenn diese in derselben Zeile stehen.

3.3. Formatierungen in den Vorlagen

In den Vorlagen haben Sie die Möglichkeit Texte und Abschnitte anhand Ihrer Vorlagen zu erstellen und zu formatieren. Es gibt bei der Erstellung einige Besonderheiten zu beachten, welche wir Ihnen in diesem Abschnitt näher bringen wollen. Einige Besonderheiten sind aus technischer Sicht nicht umsetzbar, andere aus Lizenzgründen.

3.3.1. Schriftarten

In unseren gehosteten Systemen in der Cloud läuft im Hintergrund für die Erzeugung Ihres Dokumentes eine Software. Damit Sie nicht zusätzlich Office-Lizenzen erwerben müssen oder die Dienstleistung zur Erzeugung der Dokumente bezahlen müssen, wurde auf Freeware zurückgegriffen um Ihnen diesen Dienst anbieten zu können. Genau wie dieser Dienst, sind auch die verwendeten Schriftarten an Lizenzen gebunden. Aus diesem Grund können Sie die nachfolgenden Schriftarten für Ihre Vorlagengestaltung verwenden.

  • Fengardo
  • Andale Mono
  • Arial Black
  • Arial (Bold, Italic, Bold Italic)
  • Comic Sans MS (Bold)
  • Courier New (Bold, Italic, Bold Italic)
  • Georgia (Bold, Italic, Bold Italic)
  • Impact
  • Times New Roman (Bold, Italic, Bold Italic)
  • Trebuchet (Bold, Italic, Bold Italic)
  • Verdana (Bold, Italic, Bold Italic)
  • Webdings
 

Möchten Sie andere Schriftarten verwenden, sind diese ggf. an Lizenzbedingungen gebunden. Die Einspielung in Server-Systeme ist dabei problemlos möglich. Eine Einspielung für die gehosteten Systeme ist von der Art der Schriftartenlizenz abhängig und kann nicht garantiert werden. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit unserem Support in Verbindung.

3.3.2. Ausgabe von Spalten oder Zeilen in Tabellen

AufgabenstellungLösungsvorschläge

Sie möchten eine Tabellen ausgeben, welche neben den Artikeln, Netto- und Brutto-Preisen bei Bedarf eine weitere Spalte enthält, die den Rabatt je Artikel enthalten soll. Dies lässt sich in dieser Form nicht realisieren und ist nur über verschiedene Alternativen möglich.

ArtikelNetto-PreisBrutto-Preis
BeispielBeispielBeispiel
BeispielBeispielBeispiel
ArtikelRabattNetto-PreisBrutto-Preis
BeispielBeispielBeispielBeispiel
BeispielBeispielBeispielBeispiel
Folgende Alternativen stehen Ihnen zur Verfügung:
  1. Bilden Sie eine Bedingung um die Tabellen aus, in der Sie einen Rabatt in der Rechnung ermitteln. Ist dieser nicht vorhanden wird die Tabelle mit nur drei Spalten verwendet. Gibt es Rabatte, wird die Tabelle mit den vier Spalten verwendet.
  2. Geben Sie den Originalpreis und den Rabatt in einer weiteren Zeile durch einen Zeilenumbruch oder im Fließtext des Artikels aus. Dabei können Sie diesen durch Veränderung der Schriftgröße und -farbe formatieren.

Sie können in den Artikeln eines Objektes Gruppenzeilen über eine bestimmte Anzahl von Artikeln bilden. Diese sollen auch farbig in Ihrem Dokument ausgegeben werden.

ArtikelNetto-PreisBrutto-Preis
Artikel 1BeispielBeispiel
Artikel 2BeispielBeispiel
Gruppe 1BeispielBeispiel
Artikel 3BeispielBeispiel
Artikel 4BeispielBeispiel
Solch eine Einfärbung bestimmter einzelner Zeilen ist nicht möglich. Hintergrund hierbei ist, dass Sie für die Artikel anhand der Bedingungen nur eine Zeile definiert haben. Diese wird dann von Artikel 1 bis Artikel N durchlaufen. Auch die Gruppenzeile selbst stellt ein "Artikel" dar, welche nur die enthaltenen Artikel zusammenfasst. Es ergibt sich dabei folgende Alternative:
  1. Unterscheiden Sie Gruppenzeilen in der Schriftgröße, -farbe, -form oder durch Texthervorhebungsfarben.

Sie haben sehr viele Artikel, welche nicht alle auf eine Seite passen. Am Ende der Seite möchten Sie daher eine Zwischensumme ausgeben und am Anfang der kommenden Seite einen Übertrag.

ArtikelNetto-PreisBrutto-Preis
BeispielBeispielBeispiel
BeispielBeispielBeispiel
ZwischensummeBeispielBeispiel

ArtikelNetto-PreisBrutto-Preis
ÜbertragBeispielBeispiel
BeispielBeispielBeispiel
BeispielBeispielBeispiel
Leider gibt es für diesen Fall keine passende Lösung in der Vorlage. Bei der Generierung eines Dokumentes ist es nicht möglich vorherzusehen, wie viele Zeilen auf eine Seite passen und wann der Seitenumbruch geschehen wird. Passen auf die erste Seite 10 Zeilen, können es auf der zweiten Seite nur 5 sein. Damit lässt sich auch kein fester Platz für eine Zwischensumme festlegen. In Ihrer Tabelle der Vorlage können Sie über Gestaltungsmöglichkeiten zumindest Kopfzeilen wiederkehrend einfügen. Alle anderen Varianten können auch nur Möglichkeiten aus der Systemvorlage sein. Verwenden Sie dazu ggf. diese spezielle Google Suche.

3.3.3. Rohdaten und Formatierung in Ihrer Systemvorlage

In den Variablen finden Sie sehr häufig Variablen mit der Endung RAW. Dabei handelt es sich um die Ausgabe unformatierter Werte, also Rohwerte, die Sie in Ihren Systemvorlagen unterschiedlich weiterverwenden können.

Beispielsweise kann jeder Benutzer über seine persönlichen Einstellungen die Ausgabe eines Datums beeinflussen, welches u.a. als Rechnungsdatum verwendet wird. Bei Benutzer A wird 01.03.2020 und bei Benutzer B 2020-03-01 ausgegeben. Verwenden Sie nun die Variable {$PAYMENT_APPOINTED} wird in Ihrer Vorlage das Datum also in der Form ausgegeben, wie der Benutzer es sieht. Lassen Sie sich das Datum in der Rohfassung ausgeben, müssen Sie die Variable {$PAYMENT_APPOINTED_RAW} verwenden und das Format selbst definieren. Die notwendigen Grundlagen finden Sie ebenfalls auf der Webseite von http://www.smarty.net.

Für Ihr Datum bedeutet dies {date format='d.m.Y' time=$PAYMENT_APPOINTED_RAW}. Somit erfolgt immer die Ausgabe 01.03.2020, unabhängig der Einstellung des Datenformats der unterschiedlichen Mitarbeiter.

3.4. Häufige Anwendungsfehler in den Systemvorlagen

Wird nach dem Klick auf  zur Prüfung kein Dokument erstellt und der Vorgang mit einer Fehlermeldung abgebrochen, dann kann dies mehrere Gründe haben. In den meisten Fällen finden Sie eine Hilfestellung unter Administration > Systeminformationen > Ereignisanzeige.

In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Hilfestellung zu häufig auftretenden Fehlern.

Beschreibung des FehlerbildesFehler in der EreignisanzeigeLösung
Das Dokument wird nicht erstellt.Unexpected "<"In der Vorlage befindet sich ein unerwartetes Zeichen "<". Entweder besteht dieses Zeichen in der Vorlage oder die Vorlage hat einen Formatierungsfehler. Hierzu können Sie einzelne Absätze markieren und via Rechtsklick > Standardformatierung die ursprüngliche Formatierung des Dokuments wiederherstellen. Dadurch verschwinden alle nicht zulässigen Zeichen die ggf. durch Copy & Paste in die Vorlage integriert wurden.
Das Dokument wird nicht erstellt.*unclosed {if} tag"In der Vorlage befindet sich eine nicht geschlossene Bedingung oder Tag. Bitte prüfen Sie die Vorlage auf alle Bedingungen und Tags. Diese müssen korrekt geöffnet {if} und geschlossen {/if} werden.
Das Dokument wird nicht erstellt."unexpected closing tag" "Unexpected {/if}"In der Vorlage befindet sich eine nicht geschlossene Bedingung oder Tag. Bitte prüfen Sie die Vorlage auf alle Bedingungen und Tags. Diese müssen korrekt geöffnet {if} und geschlossen {/if} werden.
Die Variable wird nicht ausgefüllt
Bitte überprüfen Sie die Variable auf die richtige Schreibweise. In einigen Fällen sind es falsche Klammern, Punkte oder Kommas.
Dokument wird nicht erstellt. Es werden keine Artikel, Steuern, Gebühren, Summen ausgegeben.
Bitte prüfen Sie, ob die Textmarken in dem Dokument richtig gesetzt wurden. Es muss immer ein entsprechender START- und END-Tag vorhanden sein. Wird die Schleife zu früh abgebrochen oder zu spät beendet, kann dies zu Fehlern bei der Erstellung des Dokuments führen.
Dokument wird nicht erstellt. Es werden keine Artikel, Steuern, Gebühren, Summen ausgegeben.
Bitte achten Sie auf die einheitliche Groß- und Kleinschreibung aller Bedingungen und Variablen. Falsch wäre beispielsweise {IF $Articles.NAME}. Die Bedingung wird hierbei immer klein geschrieben {if} und die Variable immer groß {$ARTICLES.NAME}.
Dokument wird korrekt erstellt. Jedoch steht in der Vorlage nur SKIPTHISLINE
Es wurde die Funktion SKIPTHISLINE außerhalb einer Schleife verwendet und dadurch ignoriert. Bitte führen Sie diese Funktion in einer Bedingung innerhalb einer Schleife aus oder entfernen Sie das Wort bzw. die Funktion aus dem Dokument.