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Textbausteine bieten Ihnen die Möglichkeit, formell äquivalent ablaufende Kommunikationsprozesse zu strukturieren und zu beschleunigen. Erfahrungsgemäß werden solche Bausteine im technischen Service/Support genutzt oder im Kundendienst, um eine standardisierte Formulierung bzw. erste Erklärungen abzugeben oder dem Gegenüber in professioneller Weise darzustellen, dass man aktiv an einer Lösung arbeitet.

Sie können die Textbausteine an allen Stellen innerhalb des gesamten TecArt-Systems, in Textfeldern oder Textbereichen, wie E-Mails oder Notizen nutzen.



1. Aufruf von Textbausteinen

Die in Ihrem TecArt-System hinterlegten eigenen und globalen Textbausteine werden mit der Tastenkombination  Alt+ V aufgerufen. Zusätzlich zur Tastenkombination finden Sie in einer E-Mail, die Sie schreiben, im rechten Randbereich den Button  Textbausteine.... Durch das Betätigen des Buttons gelangen Sie ebenfalls in die Auswahl der Textbausteine. Ihre persönlichen Vorlagen werden in diesem Fenster kursiv dargestellt. Weiterhin kann der Administrator, anhand von Zugriffslisten, Textbausteine für die Benutzer freigeben. So sieht, bspw. das Verkaufsteam, nur die vertrieblich relevanten Textbausteine.

 

Mit ALT + T können Sie Ihre benutzereigenen Textvorlagen von jeder Stelle aus bearbeiten.

2. Textbausteine erstellen und pflegen

2.1. Ordnerstruktur

Sie sind in der Anzahl Ihrer Textbausteine nicht begrenzt. Die Erstellung, das Verschieben und Umbenennen sowie das Erstellen von Ordnern erfolgt genauso, wie es im Dokumentenmanagement des Benutzerhandbuchs beschrieben ist. Mit Hilfe der Ordner, ist es sehr einfach möglich, eine geeignete Struktur zur Erzeugen. Die Vergabe von individuellen Rechten ist nicht möglich.


2.2. Anlegen von Textbausteinen

Eine Vorlage kann aus einem festen Textbereich bestehen. Darüber hinaus ist die Möglichkeit geschaffen, auch verschiedene Bereiche individuell durch Drop-Down-Listen zu ergänzen oder mit Hilfe benutzerbezogener Felder zu individualisieren. Zu Beginn erzeugen Sie einen Ordner . Im Anschluss markieren Sie den Ordner mit einem Mausklick und können nun innerhalb des Ordners über das Icon  einen neuen Textbaustein hinzufügen erstellen.

2.2.1. Einfache Textbausteine ohne Listen

Möglich sind einfache Texte ohne Listen oder einfache Auswahlfelder. Dazu tragen Sie nach der Auswahl des gewünschten Textbausteins den einfachen Text in das vorgesehene Feld ein. Drücken Sie danach bitte immer auf Speichern.

BeispielErgebnis
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
{$firstname} {$surname}
{$company}
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

2.2.2. Einfache Listenfelder

Sie können die einfachen Texte durch kleine individuelle Dropdown-Listen erweitern. Dazu nutzen Sie die Kombination zum Öffnen einer Liste die <# und zum Schließen #>. In Verbindung mit einem senkrechten Strich | (Pipe) trennen Sie die einzelnen Variablen. Diese "Pipes" sind Spaltentrennungen und erzeugen so automatisch eine Liste. <#option1|option2|option3#>

BeispielErgebnis
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen <#die Erstellung von Textbausteinen|alle Module#> des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
{$firstname} {$surname}
{$company}
Variante 1:

Dieses Handbuch beschreibt Ihnen die Erstellung von Textbausteinen des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 2:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-Systems und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

2.2.3. Globale Textlisten

Textbausteine - Globale Listen

Globale Textlisten ergänzen die kleineren Listen für einen Textbaustein und können so auch in mehrere Textbausteine und in die persönlichen Textbausteine integriert werden. Um globale Textlisten zu erstellen, klicken Sie rechts unten auf  Neu.

  1. Vergeben Sie im Feld Nameeinen prägnanten Listennamen. (z.B. Produkte)
  2. Im Feld  Platzhalter Platzhalter setzen Sie den Namen, welcher in den Textbausteinen eingebunden werden soll. (z.B. Produkte)
  3. Legen Sie final die  Listenwerte an, die Sie dann auswählen möchten. Vergeben Sie je Zeile einen Wert nach folgendem Beispiel:
    TecArt-CRM Mobile
    TecArt-CRM Company
    TecArt-CRM Enterprise
  4. Zum Abschluss drücken Sie bitte auf Speichern.

Zum Einfügen Ihrer globalen Textliste platzieren Sie den Cursor in Ihrem Textbaustein an der Stellen, an der Sie die Liste einfügen wollen. Dann klicken Sie doppelt auf die gewünschte Liste oder wählen diese aus und nutzen das Pfeilsymbols  >>.


BeispielErgebnis
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen <#die Erstellung von Textbausteinen|alle Module#> des <#Produkte#> und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
{$firstname} {$surname}
{$company}

Variante 1:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen die Erstellung von Textbausteinen des TecArt-CRM Mobile und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 2:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen die Erstellung von Textbausteinen des TecArt-CRM Company und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 3:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen die Erstellung von Textbausteinen des TecArt-CRM Enterprise und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 4:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-CRM Mobile und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 5:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-CRM Company und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Variante 6:
Dieses Handbuch beschreibt Ihnen alle Module des TecArt-CRM Enterprise und darüber hinaus noch viele andere nützliche Dinge.
Mit freundlichen Grüßen
Max Schmidt
MEINE GmbH

Möchte Sie eine globale Textliste bearbeiten, so markieren Sie die gewünschte Liste im rechten Fenster und klicken danach auf Bearbeiten und vollziehen Sie Ihre Änderungen.

2.3. Bearbeiten von Textbausteinen

Markieren Sie in der Baumstruktur den entsprechenden Baustein. Danach können Sie diesen im mittleren Fenster wie gewohnt verändern.Im Anschluss bitte immer Speichern.

Für den Fall, dass Sie einen Textbaustein in einem weiteren Ordner leicht abgeändert verwenden wollen oder diesen verschieben möchten, können Sie die Kopierfunktion  oder auch die Funktion Ausschneiden nutzen. Wechseln Sie danach in den gewünschten Ordner und fügen Sie den Textbaustein mit Hilfe des Buttons  Einfügen ein.

2.4. Löschen von Textbausteinen

Sollten Sie einen erstellten Textbaustein nicht mehr benötigen oder diesen aus einem anderen Grund löschen wollen, so markieren Sie das Objekt mit einem Mausklick und drücken danach das Icon  Löschen. Bitte bestätigen Sie dann das Löschen mit  OK.

2.5. Aufruf von Textbausteinen aus der Vorlagenverwaltung

Die unterschiedlichen Arten von Textbausteinen werden mittels einer Tastenkombination bzw. Tastenkürzel Alt + V aufgerufen. Zusätzlich zur Tastenkombinationen finden Sie in einem E-Mail-Fenster im rechten Randbereich auch den Button  Textbausteine ... Durch das Betätigen dieses Button gelangen Sie ebenfalls in die Auswahl der Textbausteine. Ihre persönlichen Vorlagen werden in diesem Fenster in blauer Schriftfarbe gekennzeichnet.