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Für Angebote gibt es innerhalb des TecArt-Systems die Möglichkeit auf Workflows zurückzugreifen. Diese Option steht Ihnen in automatisierter Form, nur im Zusammenspiel mit den gebuchten Modulen Artikelverwaltung oder Rechnungen, zur Verfügung. Manuell können Sie auch ohne diese Module Workflows durch die Nutzung der Felder  Status und  Bearbeitungsstand abbilden.

Nutzen Sie in einem Angebot die Artikelverwaltung, können Dokumente automatisch erstellt werden. Über eingebundene Button können die Daten eines Angebotes in Folgeangebote, Aufträge sowie Verträge überführt werden, um im weiteren Verlauf bis zur Erstellung von Rechnungen genutzt zu werden.

1. Bearbeitungsstände und Button

Im Angebotsmodul unterscheiden wir zwischen fünf Bearbeitungsstatus. Davon sind 1 - Erstellt2 - Geprüft und 3 - Versendet als individuelle Arbeitsschritte definiert und können so vom 2- bis 6-Augen-Prinzip durch Berechtigungen abgebildet werden. Als Beispiel, erstellt ein Mitarbeiter ein Angebot, übergibt dieses an den Abteilungsleiter, der prüft es und abschließend wird es durch einen Vertriebsmitarbeiter an den Kunden versandt. So können Aufgabenbereiche und Befugnisse der Mitarbeiter genau definiert werden.

BearbeitungsstandBeschreibung
0 - In Bearbeitung

Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Das Angebot wird in diesem Status bearbeitet, kalkuliert und strukturiert. Nach Fertigstellung kann auf den Button Zur Prüfung geklickt werden. Danach kann der Bearbeitungsstatus, je nach Schrittreihenfolge, in die Status 1 - Erstellt, 2 - Geprüft oder 3 - Versendet wechseln. Gleichzeitig wird im Fall der automatischen Dokumentenerstellung das Angebot erzeugt.

1 - Erstellt

In diesem Status kann das erstellte Angebot geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich. Bei möglichen Fehlern und notwendigen Anpassungen kann das Angebot mit Hilfe des Buttons  Zurückweisen wieder auf den Status 0 - in Bearbeitung zurückgesetzt werden. Sind keine Änderungen mehr notwendig, erfolgt über den Button  Geprüft die Übergabe zum nächsten Bearbeitungsstatus. Danach kann der Bearbeitungsstand, je nach Schrittreihenfolge, in die Status 2 - Geprüft oder 3 - Versendet wechseln.

2 - Geprüft

Angebot und Dokument können nun einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Das Angebot kann mit Hilfe des Buttons  Zurückweisen wieder auf den Status 0 - in Bearbeitung zurückgesetzt oder über  Versenden in die nächste Bearbeitungsstufe übergeben werden. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Versendet.

3 - Versendet
Im oberen Bereich des Angebotes wird nun der Button  Status mit den verfügbaren Status angezeigt. Gleichzeitig wird auf der Registerkarte  Artikelliste die Option Folgeangebot ermöglicht. Ein versendetes Angebot ist rechtskräftig und kann daher nur durch ein Folgeangebot verändert werden.

Über die Änderung des Status oder das Erzeugen eines Folgeangebotes, welches verschickt wird, wird der Bearbeitungsstand des Angebotes in 4 - Beantwortet geändert.

4 - Beantwortet

Artikel beantworteter Angebote können nun weiter verwendet werden. Sie haben in diesem Bearbeitungsstatus die Möglichkeit für Vertrag erstellenZu Vertrag hinzufügen, Auftrag erstellen und  Zu Auftrag hinzufügen. Der Bearbeitungsstatus ändert sich nicht mehr. Alle angegebenen Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Das System schränkt Sie nicht in der Verwendung ein. Sie können selbst bei einem abgelaufenen und durch ein Folgeangebot abgelösten Angebot, Artikel in Aufträge oder Verträge überführen.

2. Folgeangebot erstellen

Artikel mit Verträgen und Aufträgen

Im Bearbeitungstand 3 - Versendet erscheint in der Artikelliste unten links der Button  Folgeangebot. Sie haben die Möglichkeit, aus allen Artikeln des Angebotes oder nur aus ausgewählten Artikeln, ein oder mehrere Folgeangebote zu erstellen.

Markieren Sie zunächst die gewünschten Artikel der Artikelliste, die Sie in ein Folgeangebot überführen möchten. Um alle Artikel überführen zu können, müssen Sie alle oder keine Artikel markieren. Befindet sich in Ihrer Markierung eine Gruppenzeile, wird immer die gesamte Gruppe inkl. aller darin befindlichen Artikel in das Folgeangebot übernommen. Werden hingegen nur einzelne Artikel einer oder mehrerer Gruppen markiert, werden diese als Einzelartikel übernommen.

Klicken Sie nach der Markierung auf  Folgeangebot. Nun öffnet sich ein neues Angebot mit den Angaben des Ursprungsangebotes. Dabei werden Daten, wie Kontakt, Projekt, Datum, Ablaufdatum, Fälligkeit, Angebotsart und Preisberechnung sowie allen markierten Artikeln übernommen. Das neue Angebot befindet sich sofort im Bearbeitungsmodus und im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung. Der Status des Ursprungsangebot wird mit dem Versandt des neuen Angebotes automatisch auf abgelöst durch neues Angebot gesetzt und der Bearbeitungsstand wechselt zu 4 - Beantwortet. Sobald Sie das neue Angebot gespeichert haben, können Sie die Artikel der Artikelliste anpassen.

3. Auftrag oder Vertrag erstellen

Im Bearbeitungsstand 4 - Beantwortet erscheinen in der unteren Taskleiste des Angebotes bis zu vier weitere Button, abhängig von Ihren gebuchten Modulen. Wenn Sie das Vertragsmodul nutzen, stehen Ihnen die beiden Button

Vertrag erstellen und  Zu Vertrag hinzufügen zur Verfügung. Beim Auftragsmodul erscheinen die Button  Auftrag erstellen und  Zu Auftrag hinzufügen.

Markieren Sie zunächst die gewünschten Artikel der Artikelliste, die Sie überführen möchten. Um alle Artikel zu überführen, können Sie alle oder keine Artikel markieren. Befindet sich in Ihrer Markierung eine Gruppenzeile, wird immer die gesamte Gruppe inkl. aller darin befindlichen Artikel übernommen. Werden hingegen nur einzelne Artikel einer oder mehrerer Gruppen markiert, werden diese als Einzelartikel übernommen.

Wenn Sie auf den Button  Vertrag erstellen bzw.  Auftrag erstellen klicken, öffnet sich ein neuer Vertrag bzw. Auftrag. Dieser übernimmt automatisch die Angaben aus dem Angebot, wie bspw. Kontakt, Projekt, Preisberechnung und die markierten Artikel. Informationen zur weiteren Bearbeitung finden Sie in den verlinkten Kapiteln der Verträge und Aufträge.

Über die Button Zu Vertrag hinzufügen bzw.  Zu Auftrag hinzufügen wird ein Auswahlfenster geöffnet, in dem Ihnen alle verfügbaren Verträge bzw. Aufträge des Kontakts angezeigt werden, unabhängig vom Status. Markieren Sie nun einen gewünschten Vertrag bzw. Auftrag und gehen auf  Auswählen. Es öffnet sich der ausgewählte Datensatz und die markierten Artikel werden zu den bestehenden Artikeln des Objektes hinzugefügt.

Wichtig zur Beachtung ist in diesem Fall, die unterschiedliche Vorgehensweise in den verschiedenen Bearbeitungsstatus

  • Die Artikel werden im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung1 - Erstellt und 2 - Geprüft dem aktuellen Vertrag/Auftrag hinzugefügt. Es wird kein neuer Vertrag/Auftrag angelegt.
  • Befindet sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 3 - Erteilt, werden die Artikel dem Auftrag hinzugefügt. Es wird kein neuer Auftrag angelegt.
  • Die Artikel eines Vertrages werden im Bearbeitungsstand 3 - Aktiviert nicht hinzugefügt, sondern es wird automatisch ein Folgevertrag im Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung erzeugt. Der Ursprungsvertrag erhält mit der Aktivierung des Folgevertrages den Bearbeitungsstand 5 - Abgelöst.
  • Befindet sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 4 - Erledigt, werden die ausgewählten Artikel in Form eines neuen Unterauftrages angelegt.

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Bitte achten Sie darauf, dass in bestehenden Verträgen und Aufträgen das Feld  Preisberechnung auf Ja gestellt wurde, da ansonsten die Artikel und Preise nicht übergeben werden können.