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Im Rechnungsmodul existieren ein Workflow und verschiedene Automatismen, welche je nach Einstellungen auch parallel oder im Zusammenspiel mit Ihren Prozessen funktionieren können. Der Workflow an sich beschreibt das integrierte 2- bis 6-Augen-Prinzip innerhalb der Ausgangsrechnungen. Über diesen können in den verschiedenen Bearbeitungsständen individuelle Rechte dafür sorgen, dass Mitarbeiter nur bestimmte Stufen ausführen dürfen oder automatische Abläufe Stufen überspringen oder ausführen können. 

Weitere automatische Abläufe finden bei der Erstellung der Ausgangsrechnung anhand bestehender Verträge oder Aufträge statt.

Weiterhin gibt es Abläufe beim Zahlungsabgleich, welche manuell oder automatisiert durchgeführt werden können, bis hin zu daraus resultierenden Besonderheiten, wie der Überzahlung einer Rechnung. Darüber hinaus können weitere automatische Abläufe für Mahnungen greifen oder Daten an Gutschriften und Lieferscheine übergeben werden.


1. Rechte und Berechtigungen in den verschiedenen Bearbeitungsständen

BearbeitungsstandBeschreibung
0 - In Bearbeitung
  • Dieser Status ist der Erstellungsstatus für manuell erzeugte Ausgangsrechnungen. Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die Ausgangsrechnung wird in diesem Status bearbeitet, kalkuliert und strukturiert.
  • Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen oder verändern können.
  • Mehrere Rechnungen an denselben Empfänger und unter der Voraussetzung derselben Zahlungsbedingungen, können zu einer Rechnung zusammengefasst werden.
  • Nach der Fertigstellung wird die Rechnung in den nächsten Bearbeitungsschritt überführt. In der Regel ist dies  Zur Prüfung. Dadurch wechselt der Status zu 1 - Erstellt. Durch andere Abläufe kann der Bearbeitungsstand auch in die Status 2 - Geprüft oder 3 - Versendet und gebucht wechseln. Gleichzeitig wird je Folgeschritt, die Rechnungsvorschau bzw. die Rechnung erzeugt.
  • Sollte der Rechnungsbetrag negativ sein, erscheint ein Warnhinweis, welcher es Ihnen ermöglicht, die negative Rechnung in eine Gutschrift zu wandeln. Im Fall der Zusammenführung von mehreren Rechnungen könnte am Ende ein positiver Betrag herauskommen und daher sind diese in diesem Status möglich. Negative Rechnungen können später nur manuell verbucht werden.
1 - Erstellt
  • In diesem Status kann die erstellte Ausgangsrechnung geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich.
  • Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen können.
  • Werden falsche Daten festgestellt und sind entsprechende Anpassungen notwendig, können Sie mit Hilfe des Buttons  Zurückweisen, auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückspringen.
  • Sind keine Änderungen notwendig, können Sie die Ausgangsrechnung in den nächsten Bearbeitungsschritt überführen. In der Regel ist dies  Geprüft. Dadurch wechselt der Status zu 2 - Geprüft. Durch andere Schrittfolgen kann der Status auch 3 - Versendet und gebucht sein.
  • Weiterhin erscheint im Unterregister  Artikelliste der Button  Gutschrift, sodass auf Basis der Artikel dieser Rechnung neue Gutschriften erstellt werden können. Bei Rechnungskorrekturen, also Storno-Rechnungen, wird der Button nicht angezeigt.
2 - Geprüft
  • Die Ausgangsrechnung und das Dokument können einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann die Ausgangsrechnung mit Hilfe des Buttons  Zurückweisen auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückgesetzt werden.
  • Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen, damit diese abschließend prüfen und versenden können.
  • Der Automatismus für den automatischen Rechnungsversand von Onlinerechnungen wird nur in diesem Status ausgeführt. Dabei werden alle Rechnungen mit dem aktuellen oder zurückliegenden Rechnungsdatum versandt, die vor dem Start des Automatismus in diesem Status waren. Später in diesen Status überführte Rechnungen oder Rechnungen mit zukünftigem Rechnungsdatum, werden erst mit dem nächsten Lauf oder dem Erreichen des gewünschten Rechnungsdatums automatisch versandt. Papierrechnungen werden generell ignoriert und müssen von Ihnen versandt werden.
  • Auf der Registerkarte  Artikelliste werden zusätzlich die Button  GutschriftLieferschein und  Neue Rechnung angezeigt. Auf Basis der Artikel dieser Rechnung können, Gutschriften, Lieferscheine oder neue Ausgangsrechnungen erzeugt werden. Durch Markierung einzelner Artikel können Sie auch Teilgutschriften, -lieferscheine oder -rechnungen erstellen.
  • Das Rechnungsdatum wird beim Abschluss der Prüfung automatisch kontrolliert, sodass Rechnungen weder vor- noch zurückdatiert werden können.
 

Über Versenden wird die Erstellung der Ausgangsrechnung buchhalterisch abgeschlossen. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Versendet und gebucht. Änderungen sind danach nur noch anhand buchhalterischer Abläufe möglich. Die Daten werden revisionssicher gespeichert.

3 - Versendet und gebucht
  • Beim Übergang des Bearbeitungsstands in diesen Status werden die Rechnungsdokumente auf Basis der vorher getätigten Einstellungen und Artikel erzeugt und unter dem Reiter  Dokumente abgelegt. Gleichzeitig wird die Rechnungsnummer automatisch vergeben, ggf. das Rechnungsdatum auf den aktuellen Tag und die damit verbundenen Zahlungsfristen angepasst sowie mögliche Buchungen durchgeführt.
  • Wenn  Onlinerechnung im Rechnungskonto aktiviert und entsprechende Einstellungen in der Administration vorgenommen wurden, öffnet sich automatisiert eine neue E-Mail mit der erstellten PDF-Rechnung im Anhang, adressiert an die im Rechnungskonto eingetragene E-Mail-Adresse.
  • Der Versandvorgang einer Onlinerechnung kann manuell über den Button  Versenden auch nachträglich ausgelöst werden, sollte sich das Fenster nicht manuell beim Erstversand öffnen, versehentlich weggeklickt werden oder Ihr Kunde eine erneute Zustellung wünschen.
  • Über den Button  Dokument erstellen kann jederzeit auf der Basis der Grunddaten der Ausgangsrechnung ein neues Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung mal fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen.
  • Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen. Diese wurden entweder aus dem Status 2 - Geprüft oder aufgrund der Einstellungen ohne weitere Prüfung versandt und gebucht. Papierrechnungen müssen Sie im Fall des automatischen Versands nachträglich versenden und drucken, im Fall des automatischen Erzeugens im Status 3 - Versendet und gebucht nur noch drucken..
  • Da eine versendete Ausgangsrechnung rechtskräftig ist, kann diese nicht mehr verändert werden. Im Unterregister  Artikelliste kann es anhand der Zahlungen entweder den Button  Storno oder  Gutschrift geben. Über  Storno erstellen Sie einen Vorgang zur Stornierung der gesamten Ausgangsrechnung. Sollte bereits ein Zahlungsfluss stattgefunden haben, können Sie über  Gutschrift Teile oder die gesamte Ausgangsrechnung gutschreiben. Beide Varianten können automatische Verrechnungen/Buchungen mit der Ausgangsrechnung erzeugen.
  • Weiterhin können  Lieferscheine oder neue  Rechnungen auf Basis der Artikeldaten erzeugt werden.
  • Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit, eine oder mehrere Zahlungen aus der Ausgangsrechnung heraus über den Button  Zahlung einzutragen.
  • Wurde der Gesamtbetrag beglichen, wechselt die Rechnung in den Status 4 - Bezahlt.
  • Ist der Zahlungsstichtag erreicht bzw. überschritten und es konnte kein vollständiger Zahlungsausgleich verzeichnet werden, erscheint im oberen Bereich der Button  Mahnen und die Ausgangsrechnung wird innerhalb dieses Status rot eingefärbt. Wurde die Ausgangsrechnung gemahnt, wechselt der Bearbeitungsstand in 5 - Angemahnt.
4 - Bezahlt
  • Die Ausgangsrechnung wurde vollständig beglichen.
  • Sie haben in diesem Bearbeitungsstand die Möglichkeit über  Versenden, im Fall einer Onlinerechnung, das Rechnungsdokument noch einmal an den entsprechenden Empfänger via E-Mail zu schicken.
  • Weiterhin können Sie Gutschriften, Lieferscheine oder neue Rechnungen aus der bezahlten Ausgangsrechnung erzeugen.
5 - Angemahnt
  • Der Zahlungsstichtag wurde überschritten und für die Ausgangsrechnung wurde eine Mahnung erstellt und versandt.
  • In diesem Status haben Sie die Möglichkeit, eine Zahlung oder Anzahlung analog dem Status 3 - Versendet und gebucht einzutragen. Es kann vorkommen, dass beim Ausgleich des gesamten Rechnungsbetrages auf die Ausgangsrechnung dennoch kein Ausgleich durchgeführt wird, wenn Sie die Rechnung mit Mahngebühren angemahnt haben. In diesem Fall wird automatisch die Mahngebühr abgezogen und der Restbetrag als Teilzahlung angezeigt. In der Mahnung selbst, wird der eingezahlte Betrag inkl. der Mahngebühr dargestellt.
  • Weiterhin können Lieferscheine und neue Rechnungen angelegt werden oder anhand des Zahlungsstandes ein Storno durchgeführt oder Gutschriften erstellt werden.
6 - Storniert
  • Ausgangsrechnungen können nur im Status 3 - Versendet und gebucht und 5 - Angemahnt storniert werden.
  • Die Ausgangsrechnung wechselt automatisch in den Status, sobald die Stornorechnung verbucht wird. Durch den automatischen Abgleich wechselt die Stornorechnung direkt in den Status 4 - Bezahlt.
  • In diesem Bearbeitungsstand ist die Anlage neuer Lieferscheine und Rechnungen möglich.
7 - Abgeschrieben
  • Die Ausgangsrechnung wechselt in den Bearbeitungsstand 7 - Abgeschrieben, wenn die dazugehörige Mahnung den Status 7 - Uneinbringlich erreicht hat.
  • In diesem Arbeitsschritt der Ausgangsrechnung ist nur noch die Erzeugung von Lieferscheinen und neuen Rechnungen möglich.
  • Sollten eventuelle Zahlungen erfolgen, sind die Eintragungen nur über die zugehörigen Mahnungen möglich.

2. Informationen aus anderen Modulen

In Aufträgen und Verträgen sowie indirekt in Angeboten, stellen Sie bereits die Grundlage für die Ausgangsrechnung ein. So legen Sie bspw. Artikel, Konditionen, Kontakt und Rechnungsempfänger anhand der Rechnungskontoauswahl fest, welche durch den weiteren Ablauf über die verschiedenen Module hinweg weitergereicht werden. Die Artikel, Kontakt- und Rechnungskontoinformationen können bis zur Rechnungserstellung noch geändert werden.

2.1. Rechnungen aus Aufträgen

Befindet sich ein Auftrag mit Artikeln im Status 3 - Erteilt oder 4 - Erledigt, können Sie über die Unterregister  Artikelliste oder  Vorgänge neue Ausgangsrechnungen erstellen. Wir empfehlen Ihnen grundlegend immer über die Artikelliste mit dem Button  Auftragsaktionen zu gehen. Dabei können Sie einzelne Artikel markieren, um diese in separate Ausgangsrechnungen zu übernehmen und abzurechnen. Werden keine Artikel markiert, werden alle eingetragenen Artikel in die Ausgangsrechnung übernommen.

Übergebene Artikel werden grau dargestellt und erhalten in der Spalte Abgerechnet einen waagerechten Strich innerhalb des Kästchens. Mit dem Versand der Ausgangsrechnung wird dieser automatisch in einen Haken geändert. Sollte die Rechnung vor dem Versand gelöscht werden, wird der Artikel wieder freigegeben und der waagerechte Strich wird wieder entfernt. Berechtigte Personen können auch manuell den Status der Abrechnung einzelner Artikel im Auftrag über die Kästchen ändern. Durch die so markierten Artikel ist jederzeit ersichtlich, welche Artikel noch nicht abgerechnet bzw. gebucht wurden. Nur diese lassen sich in weitere Rechnungen übernehmen. Somit wird eine ungewollte und mehrfache Rechnungslegung verhindert.

Bitte beachten Sie auch den nachfolgenden Abschnitt zu Verträgen, insbesondere dann, wenn Sie einmalig abzurechnende Artikel vor der Abrechnung bereits in Verträge übernehmen.

 

Eine Teilabrechnung eines Posten ist nicht möglich. Sollten Sie also nur 3 von 5 Teilen abrechnen wollen, Übernehmen Sie zunächst den Posten mit der Menge 5 in die Ausgangsrechnung und verändern manuell die Menge auf 3. Entfernen Sie später den Haken der Abrechnung wieder aus dem Auftrag und führen Sie den Schritt erneut durch, wenn Sie auch die restliche Menge von 2 noch abrechnen wollen.

2.2. Rechnungen aus Verträgen

Es besteht die Möglichkeit, diese ist im Fall von wiederkehrenden Abrechnungen zu favorisieren, automatisierte Ausgangsrechnungen anhand von Vertragsserien erzeugen zu lassen. Dafür muss im Vertrag eine Serie hinterlegt werden, über welche automatisiert die Ausgangsrechnungen im gewünschten Status zwischen 0 - In Bearbeitung bis 3 - Versendet und gebucht angelegt werden. Informationen zur Einstellung finden Sie unter Vertragsserien und automatisierte Rechnungserstellung.

Bei der Rechnungserstellung werden Intervalle, wie einmalig oder monatlich, quartalsweise, jährlich etc. berücksichtigt. Einmalig abzurechnende Artikel werden nur einmalig automatisiert in eine Ausgangsrechnung übernommen. Der Status der Abrechnung zeigt sich in der Spalte Abgerechnet durch einen waagerechten Strich (in Vorgang übernommen) oder einen Haken (abgerechnet und gebucht). Somit werden diese Artikel nicht mehrfach abgerechnet. Artikel mit anderen Abrechnungsintervallen erhalten ebenfalls das Abrechnungsmerkmal, werden aber anhand der Einstellung der Vertragsserie in weiteren Ausgangsrechnungen übernommen.

 

Überführen Sie Artikel aus Aufträgen in Verträge und Rechnungen, müssen Sie besondere Sorgfalt auf die Spalte Abrechnung legen. So könnten Artikel ggf. mehrfach abgerechnet werden, wenn z.B. einmalige Artikel aus den Verträgen durch automatische Ausgangsrechnungen und fehlendem Haken der Abrechnung übernommen werden. Markieren Sie in mindestens einem Objekt die Artikel bereits als abgerechnet.

 

Lassen Sie Ihre Rechnungen automatisiert erstellen, empfehlen wir Ihnen in der Anfangszeit, den Bearbeitungsstand zwischen dem Status 0 - In Bearbeitung und 1 - Erstellt zu setzen. Bis zu diesen Bearbeitungsständen können Sie Ausgangsrechnungen noch verändern bzw. löschen, gerade dann, wenn Sie auch den automatischen Versand eingeschaltet haben.

3. Übergabe von Informationen an andere Vorgänge

Aus den Ausgangsrechnungen können Sie Vorgänge, wie LieferscheineMahnungenGutschriften oder weitere Ausgangsrechnungen erstellen. Dabei können einzelne Artikel oder alle Artikel dieses Vorgangs über das Unterregister  Artikelliste ab dem Bearbeitungsstand 2 - Geprüft erstellt werden. Die Daten des Kontaktes, das zugehörige Rechnungskonto sowie die Daten der jeweiligen Artikel werden in den neuen Vorgang überführt.

Mahnungen können erst im Status 3 - Versendet und gebucht und bei überschrittenen Zahlungsstichtag aus der Ausgangsrechnung heraus angelegt werden. Sobald die Mahnung den Bearbeitungsstand 3 - Versendet erreicht hat, wechselt auch der Status der Ausgangsrechnung automatisch in 5 - Angemahnt. Mahnungen können auf der Basis der Ausgangsrechnungen auch automatisiert angelegt werden. Hierbei sind abweichende Einstellungen und Prozesse Ihres Unternehmens zu beachten.