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Im Rechnungsmodul existieren ein Workflow und verschiedene Automatismen, welche je nach Einstellungen auch parallel oder im Zusammenspiel mit Ihren Prozessen funktionieren können. Der Workflow an sich beschreibt das integrierte 2- bis 6-Augen-Prinzip innerhalb der Eingangsrechnungen. Über diesen können in den verschiedenen Bearbeitungsständen individuelle Rechte dafür sorgen, dass Mitarbeiter nur bestimmte Stufen ausführen dürfen oder automatische Abläufe Stufen überspringen oder ausführen können. 

Weitere automatische Abläufe finden bei der Erstellung der Eingangsrechnung anhand bestehender Verträge oder Aufträge statt.

Weiterhin gibt es Abläufe beim Zahlungsabgleich, welche manuell oder automatisiert durchgeführt werden können, bis hin zu daraus resultierenden Besonderheiten, wie der Überzahlung einer Rechnung. Darüber hinaus können Daten an Gutschriften und Lieferscheine übergeben werden.


1. Rechte und Berechtigungen in den verschiedenen Bearbeitungsständen

BearbeitungsstandBeschreibung
0 -  in Bearbeitung
  • Dieser Status ist der Erstellungsstatus für manuell erzeugte Eingangsrechnungen. Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die Eingangsrechnung wird in diesem Status bearbeitet, kalkuliert und strukturiert.
  • Automatisch erzeugte Eingangsrechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen oder verändern können.
  • Mehrere Rechnungen vom selben Lieferanten und unter der Voraussetzung derselben Zahlungsbedingungen, können zu einer Eingangsrechnung zusammengefasst werden, gerade dann, wenn Sie den Betrag in einer Summe überweisen oder dieser in einer Summe eingezogen wird und sich z.B. aus mehreren Verträgen zusammensetzt.
  • Nach der Fertigstellung wird die Rechnung in den nächsten Bearbeitungsschritt überführt. In der Regel ist dies  Zur Prüfung. Dadurch wechselt der Status zu 1 - Erstellt. Durch andere Abläufe kann der Bearbeitungsstand auch in die Status 2 - Geprüft oder 3 - Freigegeben wechseln.
1 - Erstellt
  • In diesem Status kann die erstellte Eingangsrechnung geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich.
  • Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen können.
  • Werden falsche Daten festgestellt und sind entsprechende Anpassungen notwendig, können Sie mit Hilfe des Buttons  Zurückweisen, auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückspringen.
  • Sind keine Änderungen notwendig, können Sie die Eingangsrechnung in den nächsten Bearbeitungsschritt überführen. In der Regel ist dies  Geprüft. Dadurch wechselt der Status zu 2 - Geprüft. Durch andere Schrittfolgen kann der Status auch 3 - Freigegeben sein.
  • Über den Button Einwand können Sie den Einspruch gegen eine falsche Rechnung darstellen. Die Eingangsrechnung wechselt in den Status 7 - Einwand.
  • Weiterhin erscheint im Unterregister  Artikelliste der Button  Gutschrift, sodass auf Basis der Artikel dieser Rechnung neue Gutschriften erstellt werden können. Bei Rechnungskorrekturen, also Storno-Rechnungen, wird der Button nicht angezeigt.
2 - Geprüft
  • Die Eingangsrechnung kann einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann die Eingangsrechnung mit Hilfe des Buttons  Zurückweisen auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückgesetzt werden.
  • Automatisch erzeugte Eingangsrechnungen können diesen Status annehmen, damit diese abschließend prüfen und versenden können.
  • Über Verbuchen wechselt die Rechnung in die nächste Bearbeitungsstufe 3 - Freigegeben. Weiterhin kann auch hier ein Rechnungseinwand für den Status 7 - Einwand erfolgen.
  • Auf der Registerkarte  Artikelliste wird zusätzlich die Button Neue Rechnung angezeigt. Auf Basis der Artikel dieser Rechnung kann eine neue Eingangsrechnungen erzeugt werden. Durch Markierung einzelner Artikel können Sie auch Teilgutschriften oder -rechnungen erstellen.
 

Über Verbuchen wird die Erfassung der Eingangsrechnung buchhalterisch abgeschlossen. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Freigegeben. Änderungen sind danach nur noch anhand buchhalterischer Abläufe möglich. Die Daten werden revisionssicher gespeichert.

3 - Freigegeben
  • Da eine freigegebene Eingangsrechnung rechtskräftig ist, kann diese nicht mehr verändert werden. Über den Button  Storno, im Unterregister Artikelliste, erstellen Sie einen Vorgang zur Stornierung der erstellten Rechnung. Weiterhin können neue Eingangsrechnungen erzeugt werden.
  • Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit eine Zahlung einzutragen. Sobald zumindest eine Anzahlung geleistet wurde, wird der Button  Storno zu Gutschrift. Wurde der Gesamtbetrag beglichen, wechselt die Rechnung in den Status 4 - Bezahlt. Ist der  Zahlungsstichtag erreicht bzw. überschritten, wird die Eingangsrechnung rot eingefärbt ohne den aktuellen Status zu verlassen.
4 - Bezahlt
  • Die Eingangsrechnung wurde vollständig beglichen und im entsprechenden Rechnungskonto eingetragen. In diesem Bearbeitungsstand können weiterhin Gutschriften und neue Rechnungen aus der bezahlten Eingangsrechnung erzeugt werden.
6 - Storniert
  • Eingangsrechnungen können nur im Status 3 - Freigegeben, 5 - Angemahnt und 7 - Einwand storniert werden. In diesem Bearbeitungsstand ist die Anlage neuer Rechnungen möglich.
7 - Einwand
  • Die Eingangsrechnung wechselt in den Bearbeitungsstand 7 - Einwand, wenn im Status 1 - Erstellt oder 2 - Geprüft der Button Einwand betätigt wurde.
  • In diesem Bearbeitungsstand können Sie die Eingangsrechnung in den Bearbeitungsstand 0 - in Bearbeitung  Zurückweisen, die Rechnung über  Storno stornieren oder eine  Neue Rechnung im Unterregister  Artikelliste anlegen.

2. Informationen aus anderen Modulen

In Aufträgen und Verträgen sowie unter Umständen indirekt in Angeboten, stellen Sie bereits die Grundlage für die Eingangsrechnung ein. So legen Sie bspw. Lieferantenartikel, Einkaufskonditionen, Lieferant und Zahlungsbedingungen anhand der Rechnungskontoauswahl fest, welche durch den weiteren Ablauf über die verschiedenen Module hinweg weitergereicht werden. Die Artikel, Kontakt- und Rechnungskontoinformationen können bis zur Rechnungserstellung noch geändert werden.

2.1. Rechnungen aus Aufträgen

Sobald sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 3 - Erteilt oder 4 - Erledigt befindet, können im Unterregister  Artikelliste die benötigten Artikel markiert werden, um diese in eine Eingangsrechnung zu übernehmen. In den Bearbeitungsständen 3 - Erteilt4 - Erledigt und 5 - Abgerechnet werden im Unterregister  Vorgänge bei Klick auf  NeuEingangsrechnung alle Artikel in die Rechnung übernommen. Anhand des Rechnungskontos werden in der Eingangsrechnung die Felder  KontaktRechnungskontoGebühren und  Zahlungsziel automatisch befüllt. Die Eingangsrechnung befindet sich im Status 0 - In Bearbeitung. Somit können Feldangaben angepasst, weitere Artikel hinzugefügt und bearbeitet werden.

Übergebene Artikel werden grau dargestellt und erhalten in der Spalte Abgerechnet einen waagerechten Strich innerhalb des Kästchens. Mit dem Verbuchen der Eingangsrechnung wird dieser automatisch in einen Haken geändert. Sollte die Rechnung vor dem Verbuchen gelöscht werden, wird der Artikel wieder freigegeben und der waagerechte Strich wird wieder entfernt. Berechtigte Personen können auch manuell den Status der Abrechnung einzelner Artikel im Auftrag über die Kästchen ändern. Durch die so markierten Artikel ist jederzeit ersichtlich, welche Artikel noch nicht abgerechnet bzw. gebucht wurden. Nur diese lassen sich in weitere Rechnungen übernehmen. Somit wird eine ungewollte und mehrfache Abrechnung verhindert.

Bitte beachten Sie auch den nachfolgenden Abschnitt zu Verträgen, insbesondere dann, wenn Sie einmalig abzurechnende Artikel vor der Abrechnung bereits in Verträge übernehmen.

 

Eine Teilrechnung eines Posten ist nicht möglich. Sollten Sie also nur 3 von 5 Teilen abrechnen wollen, Übernehmen Sie zunächst den Posten mit der Menge 5 in die Eingangsrechnung und verändern manuell die Menge auf 3. Entfernen Sie später den Haken der Abrechnung wieder aus dem Auftrag und führen Sie den Schritt erneut durch, wenn Sie auch die restliche Menge von 2 noch abrechnen wollen.

2.2. Rechnungen aus Verträgen

Es besteht die Möglichkeit, diese ist im Fall von wiederkehrenden Eingangsrechnungen zu favorisieren, automatisierte Eingangsrechnungen anhand von Vertragsserien erzeugen zu lassen. Dafür muss im Vertrag eine Serie hinterlegt werden, über welche automatisiert die Eingangsrechnungen im gewünschten Status zwischen 0 - In Bearbeitung bis 3 - Freigegeben angelegt werden. Informationen zur Einstellung finden Sie unter Vertragsserien und automatisierte Rechnungserstellung.

Bei der Rechnungserstellung werden Intervalle, wie einmalig oder monatlich, quartalsweise, jährlich etc. berücksichtigt. Einmalig abzurechnende Artikel werden nur einmalig automatisiert in eine Eingangsrechnung übernommen. Der Status der Abrechnung zeigt sich in der Spalte Abgerechnet durch einen waagerechten Strich (in Vorgang übernommen) oder einen Haken (abgerechnet und gebucht). Somit werden diese Artikel nicht mehrfach abgerechnet. Artikel mit anderen Abrechnungsintervallen erhalten ebenfalls das Abrechnungsmerkmal, werden aber anhand der Einstellung der Vertragsserie in weiteren Ausgangsrechnungen übernommen.

 

Möchten Sie zukünftig Ihre Rechnungen automatisiert erstellen lassen, empfehlen wir Ihnen in der Anfangszeit, den Bearbeitungsstand in der Administration maximal auf 2 - Geprüft zu setzen. Bis zu diesem Bearbeitungsstand können Sie Eingangsrechnungen, die bspw. aufgrund einer falschen Vertragsserie angelegt wurden, noch verändern bzw. löschen.

3. Übergabe von Informationen an andere Vorgänge

Aus einer Eingangsrechnung heraus können Gutschriften erstellt werden. Ausgehend von der Rechnung werden Gutschriften ab dem Status 1 - Geprüft über das Unterregister  Artikelliste erzeugt. Im Bearbeitungsstand 3 - Freigegeben wird der Button angezeigt, sobald eine Teilzahlung des offenen Rechnungsbetrages erfolgt.

Sobald Sie den Button  Gutschrift bzw.  Neue Rechnung betätigen, werden Daten wie der  Kontakt, das  Rechnungskonto und die Artikel übertragen. Markieren Sie einen oder mehrere Artikel vor dem Klick auf den entsprechenden Button in der Artikelliste, so werden nur diese dem entsprechenden Vorgang übergeben. Sind keine Artikel ausgewählt, übernimmt das TecArt-System alle Artikel in den neuen Vorgang.