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1. Rechte und Berechtigungen in den verschiedenen Bearbeitungsständen

BearbeitungsstandBeschreibung
0 - in Bearbeitung

In diesem Bearbeitungsstand können Sie sich die Ausgangsrechnung ansehen, sowie Änderungen innerhalb der Mahnung vornehmen. Nach Fertigstellung kann auf den Button  Zur Prüfung geklickt werden. Danach besteht die Möglichkeit, den Bearbeitungsstand, je nach Schrittreihenfolge, in die Status 1 - Erstellt, 2 - Freigegeben oder 3 - Versendet zu wechseln. Gleichzeitig wird im Fall der automatischen Dokumentenerstellung bzw. bei Klick auf  Dokumentenvorschau die Mahnungsvorschau bzw. die Mahnung erzeugt.

1 - Erstellt

In diesem Status kann die erstellte Mahnung geprüft werden. Wurden falsche Daten eingetragen, können Sie mit Hilfe des Buttons Zurückweisen, wieder auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückspringen. Sind keine Änderungen mehr notwendig, erfolgt über den Button Geprüft die Übergabe zum nächsten Bearbeitungsstatus. Danach kann der Bearbeitungsstand, je nach Schrittreihenfolge, in den Status 2 - Freigegeben oder 3 - Versendet wechseln.

2 - Freigegeben

Die Mahnung und das Dokument können einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann die Mahnung mit Hilfe des Buttons Zurückweisen auf den Status 0 - In Bearbeitung zurückgesetzt oder über Verbuchen in die nächste Bearbeitungsstufe übergeben werden. Der Bearbeitungsstand wechselt in den Status 3 - Versendet.

3 - Versendet

Wenn Onlinerechnung im Rechnungskonto aktiviert und entsprechende Einstellungen in der Administration vorgenommen wurden, öffnet sich automatisiert eine neue E-Mail mit der erstellten PDF-Mahnung, adressiert an die im Rechnungskonto eingetragene E-Mail-Adresse. Über den Button  Dokument erstellen kann die Neuanlage des Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen. Der Versandvorgang kann im Anschluss manuell über den Button  Versenden ausgelöst werden oder Sie navigieren in das Unterregister Dokumente, markieren das Rechnungsdokument und wählen im Kontextmenü Aktionen > per E-Mail versenden. Im E-Mail Fenster können Sie nun eine Vorlage und einen oder mehrere Empfänger auswählen.
Da eine versendete Mahnung rechtskräftig ist, kann diese nicht mehr verändert werden. Über den Button  Stornieren verschieben Sie die Mahnung in den Status 8 - Storniert und die Ausgangsrechnung wechselt automatisch zurück in den Status 3 - Versendet und gebucht. Sollte bereits eine Teilzahlung auf die Rechnung bzw. Mahnung erfolgt sein und Sie führen den Storno aus, werden die auf Mahngebühren gebuchten Zahlungen auf die Rechnung umgebucht. Das Storno kann also auch Auswirkungen auf eine noch zum Teil offene Mahnung haben.
Über den Button Uneinbringlichwechselt die Mahnung in den Status 7 - Uneinbringlich. Gleichzeitig wird die Ausgangsrechnung in den Bearbeitungsstand 7 - Abgeschrieben gesetzt.
Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit eine Zahlung einzutragen. Sobald eine Anzahlung geleistet wurde, wird in der Ausgangsrechnung der Button Storno zu Gutschrift. Die Mahnung kann weiterhin storniert werden. Ist der Gesamtbetrag beglichen, wechseln Mahnung und Ausgangsrechnung in den Status 4 - Bezahlt.
Der Button  Nächste Mahnstufe erhöht die entsprechende Mahnstufe und setzt die Mahnung wieder in den Status 0 - In Bearbeitung. Über die Administration können bis zu drei Mahnstufen mit unterschiedlichen Gebühren hinterlegt werden. Auch kann die Anzahl der Mahnstufen verringert werden. Sobald die höchste Mahnstufe erreicht wurde, erscheint der Button  Inkasso.

4 - BezahltDie Ausgangsrechnung inkl. Mahngebühren bzw. die Mahnung wurden vollständig beglichen und im entsprechenden Rechnungskonto eingetragen. Sie haben in diesem Bearbeitungsstand die Möglichkeit über Versenden, das Rechnungsdokument noch einmal an den entsprechenden Empfänger zu schicken.
5 - Abgelöst durch Folgemahnung

Diesen Bearbeitungsstand Sie nur manuell über das freigeschaltete Feld  Bearbeitungsstand einstellen.

6 - InkassoEine Mahnungen kann in den Status 6 - Inkasso gesetzt werden, wenn die maximale Anzahl an Mahnstufen erreicht wurde. Der Vorgang kann nun an einen entsprechenden Dienstleister weitergegeben werden. Die Ausgangsrechnung verbleibt im Status 5 - Angemahnt. Innerhalb der Mahnung können Sie weiterhin eine Zahlung eintragen oder die Mahnung in den Bearbeitungsstand 7 - Uneinbringlich setzen.
7 - UneinbringlichBefindet sich die Mahnung in diesen Status, so wechselt die Ausgangsrechnung automatisch in den Bearbeitungsstand 7 - Abgeschrieben. In diesem Arbeitsschritt kann nur noch eine Zahlung eingetragen werden. Wurde die Rechnung inkl. Mahngebühren komplett bezahlt, so werden Mahnung und Ausgangsrechnung in den Status 4 - Bezahlt gesetzt.
8 - StorniertMahnungen können ab dem Bearbeitungsstand 3 - Versendet storniert werden. Die Stornierung betrifft nur die Mahnung. Die Ausgangsrechnung wird lediglich vom Status 5 - Angemahnt zurück in den Bearbeitungsstand 3 - Versendet und gebucht geschoben.

2.  Zusammenspiel von Ausgangsrechnung und Mahnung

Mahnungen können generell nur auf Grundlage einer Ausgangsrechnung geschrieben werden, daher existiert in anderen Modulen, wie Aufträge oder Verträge, kein Button zur Anlage einer Mahnung. Jedoch können Sie sich über Filterfunktionen entsprechende Unterregister zur Ansicht erstellen.

Mahnungen können aus einer Ausgangsrechnung im Status 3 - Versendet und gebucht und überschrittenen Zahlungsstichtag manuell oder automatisch erstellt werden. Bitte achten Sie darauf, dass stets ein Rechnungskonto zugewiesen ist. Voraussetzung für den automatischen Mahnlauf sind die Einstellungen in der Administration. Hier können u.a. Einstellungen für den Bearbeitungsstand und Vor-oder Nachlaufzeit der erzeugten Mahnung getätigt werden. Die automatische Erstellung findet immer in der Nacht des Zahlungsstichtags bzw. der eingestellten Vor- oder Nachlaufzeit statt. Unabhängig, ob die Mahnung per Klick auf den Button Mahnen oder automatisch erstellt wurde, werden Kontaktdaten und das Rechnungskonto. Weiterhin wird die Ausgangsrechnung verknüpft und die Summe aus dieser im Mahnungsfenster angezeigt. Es ist somit nicht möglich, nur einzelne Artikel zu mahnen. Weiterhin werden die in der Administration angegeben Mahngebühren, abhängig von der Mahnstufe, dargestellt. Sobald die manuell erstellte Mahnung das erste Mal gespeichert wird, wechselt die Ausgangsrechnung in den Status 5 - Angemahnt. Durch die automatisch erzeugte Mahnung wird der Status der Ausgangsrechnung sofort gewechselt.

Je nach Einstellung des Systems und im Rechnungskonto können Mahnungen per E-Mail versendet werden. Dazu muss die Mahnung den Status 3 - Versendet erreichen. Wird die Mahnung im Anschluss vollständig gezahlt, wechseln Ausgangsrechnung und Mahnung in den Status 4 - Bezahlt. Existieren in Ihrem TecArt-System drei Mahnstufen und der im Mahnlauf gesetzte dritte Zahlungsstichdatum ist abgelaufen, so erscheint der Button Inkasso. Die Mahnung wechselt in den Status 6 - Inkasso und der Vorgang kann einem entsprechenden Dienstleister übergeben werden. Die Ausgangsrechnung verbleibt im Status 5 - Angemahnt. Stellt sich während des Inkasso-Verfahrens bzw. direkt im Mahnlauf heraus, dass Ihre Forderungen aufgrund Insolvenz o. Ä. nicht erfüllt werden können, klicken Sie auf den Button  Uneinbringlich. Die Mahnung wechselt in den Bearbeitungsstand 7 - Uneinbringlich. Automatisch wird dabei auch der Status 7 - Abgeschrieben in der Ausgangsrechnung gesetzt. Wird der Betrag über die Mahnung dennoch irgendwann bezahlt, wechseln Ausgangsrechnung und Mahnung in den Bearbeitungsstand 4 - Bezahlt.

Mahnungen können ab dem Status 3 - Versendet storniert werden. Sobald in der Mahnung auf Stornieren geklickt wird, wechselt der Bearbeitungsstand in 8 - Storniert und in der Ausgangsrechnung auf 3 - Versendet und gebucht. Dadurch kann eine neue Mahnung über die Ausgangsrechnung erstellt werden. Wenn eine Ausgangsrechnung storniert wird, wechselt auch die Mahnung in Storniert-Status.