In diesem Bereich werden Grundeinstellungen für Kontakte und Personen vorgenommen. Mit diesen Einstellungen sind Sie in der Lage Ihr System individuell anzupassen.




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Werden Änderungen vorgenommen und neue Inhalte kommen zu der Seite hinzu, sind die Haken der Aufgaben gleichzeitig zu entfernen, damit so ein Anhaltspunkt an die Verantwortlichen des Handbuchs gegeben wird.

Aufgaben

  • Gib deine Aufgabe hier ein, verwende "@", um sie einem Benutzer zuzuweisen, und "//", um ein Fälligkeitsdatum auszuwählen





Abschnitt=Module
Modulname=Kontakte


Abschnitt=Module
Modulname=Personen



FeldbezeichnungBeschreibung

Haben Sie für dieses Modul Ordnervorlagen erstellt, können Sie an dieser Stelle eine Standardvorlage auswählen. Diese wird dann herangezogen, wenn ein Benutzer die Auswahl zwischen mehreren oder keinen vorgegebenen Strukturen hat. Wählen Sie an dieser Stelle Keine, so werden die Standardrechte für jeden Kontakt aus den Rechteeinstellungen der Dokumente übernommen.

Über die Option können Personen mit den in den Kontaktdaten eingetragenen Daten erstellt werden. Diese Funktion steht Ihnen dann über das Kontextmenü auf der Registerkarte Personen zur Verfügung und übernimmt die eingetragenen Adressdaten des Kontaktes. Im Normalfall benötigen Sie diese Daten nicht, da das TecArt-System und eventuelle Adressdaten für Vorlagen sowohl aus dem Kontakt, wie auch aus der Person verwendet werden können.

Möchten Sie Kontaktdaten zu Aktivitäten zusammenfassen, klicken Sie die gewünschten Auswahlfelder an. Diese Aktivitäten werden dann nicht mehr als eigenständige Registerkarten angezeigt sondern auf einer Registerkarte  tabellarisch zusammengefasst. Unsere Empfehlung ist die Zusammenfassung der Module Termine, Aufgaben, Anrufe und Notizen.

Möchten Sie die Standard-Sicherheitseinstellungen für neue Kontakte festlegen, so wählen Sie die entsprechende Zugriffsliste aus. Nur durch diese Einstellung stellen Sie sicher, dass jeder Kontakt Mindestrechte erhält. Ihr System wird an dieser Stelle mit der Standard-Zugriffsliste ausgeliefert. Diese besitzt die Rechte für alle Benutzer der vordefinierten Systemgruppe SYS Alle Mitarbeiter.

Kontakte ohne Leseberechtigung werden dem Benutzer standardmäßig nicht angezeigt. Diese Option ermöglicht Ihnen auch Verknüpfungen ausblenden zu lassen. In nahezu jeder Aktivität und jedem Objekt ist eine Kontaktverknüpfung möglich. Ist  aktiviert, so wird bspw. in einem Termin im Feld  der Kontakt, auf den der Benutzer keinen Zugriff hat, nicht angezeigt. Es können also nur Kontakte verknüpft werden auf die der Benutzer auch Leserechte besitzt. Deaktivieren Sie die Option, so wird der Kontakt gefunden und kann verknüpft werden. Möchte der Benutzer im Anschluss den Kontakt öffnen, wird ihm mitgeteilt, dass er unzureichende Rechte besitzt und er erhält somit keine weiteren Informationen.

Durch die eingeschränkte Sichtbarkeit kann es passieren, dass manche Kontakte doppelt erstellt werden oder bei der Erstellung mit den gleichen Daten Fehlermeldungen auftreten.




Wenn Sie die Serienbrief Funktion gebucht haben, können Sie über Serienbriefe für mehrere Kontakte oder Personen Dokumente und Serien-E-Mails, mit teilweise variablen Inhalten, erstellen. Bei  legen Sie fest, welche Gruppen die Serienbrief-Funktion nutzen dürfen. Um mehrere Gruppen zu markieren, halten Sie bitte die -Taste gedrückt. Zudem können Sie wählen in welchen Formaten die Serienbriefe erstellt werden sollen. Hierfür steht Ihnen die Auswahl PDF und ODT zur Verfügung.



Die Einstellungen zu den Personen hängen grundlegend mit den Einstellungen der Kontakte zusammen. An dieser Stelle nehmen Sie nur noch Einstellungen zu speziellen Rechten für die Personen vor. Da diese Abschnitte in den Beschreibungen dieselben sind, wie in den Kontakten, finden Sie diese nachfolgend.

Die Rechte für die Personen entsprechen den Rechten des übergeordneten Kontaktes. Eine Person kann also nur dann gelöscht werden, wenn auch entsprechende Löschrechte für diesen Kontakt existieren. Gleiches gilt für die Bearbeitung der Personen. Darf ein Benutzer einen Kontakt mangels Leserechten nicht sehen, sind die Personen ebenfalls nicht zugänglich.