Die Benutzerverwaltung regelt alle Zugriffe und Rechte für die unterschiedlichen Personen im Unternehmen. Über diesen Punkt nehmen Sie Einstellungen vor bzw. finden eine zusammenfassende Information über die zugeordneten Gruppen und Rollen. Unterschieden wird zwischen unterschiedlichen Arten von Benutzern.

Abschnitt=Benutzer


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TecArtModulMenüFür wen?




Neuen Benutzer anlegen

Wählen Sie den Ordner Benutzer oder einen angelegten Unterordner aus, so dass dieser farblich markiert ist. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche  und . In dem vorgesehenen Feld tragen Sie einen Namen (Login-Namen) für diesen Benutzer ein. Der neue Benutzer wird in Ihrer Ordnerstruktur eingefügt. Markieren Sie den neu angelegte Benutzer durch Klicken, um danach die individuellen Einstellungen vorzunehmen. Rechts oben im Hauptfenster wird Ihnen die aktive Anzahl der Benutzer sowie die maximale Anzahl an Lizenzen angezeigt. Sollten Sie bereits das Limit erreicht haben, ist es nicht möglich weitere Benutzer anzulegen.

Eindeutige Benutzerkennung

Eine Benutzerkennung (Login-Name) ist ein eindeutiger Name. Dieser kann nur einmalig vorkommen. Dabei ist es unabhängig, ob die Kennung intern, extern oder deaktiviert ist. Eine gleichlautende Benutzerkennung kann erst wieder vergeben werden, wenn eine bestehende gelöscht wurde.


Benutzer kopieren, Vorlage erstellen

Benutzer können Sie mit allen Rechten und Einstellungen kopieren. Achten Sie dabei jedoch auf genügend freie Lizenzen. Nach dem Kopieren brauchen Sie nur noch einen neuen Benutzernamen vergeben und die persönlichen Angaben des neuen Benutzers ändern. Eingerichtete E-Mail-Konten werden bei der Aktion nicht mit kopiert.

Weiterhin besteht die Möglichkeit über eine solche Funktion Muster-Benutzer zu erstellen. Diese können sie auch deaktivieren, damit sie keine Lizenz belegen. Kopierte Benutzer lassen sich dann schnell aktivieren, sofern freie Lizenzen vorhanden sind.


Organisation

Wir empfehlen Ihnen alle Rechte in Gruppen zu organisieren und diese den Benutzern durch Zuordnung von Rollen und Gruppen zuzuweisen. Vergeben Sie gleiche Rechte möglichst nicht doppelt, da Sie bei einer Änderung ggf. mehrere gleiche Einstellungen ändern müssen.

Externe Benutzer

Eine besondere Form von Benutzern sind Externe Benutzer. Die Einrichtung und Administration wird vorrangig über die Projektverwaltung vorgenommen. Lesen Sie hierzu die Seite Externe Benutzer.

Benutzerinformationen

Unter den  werden die gesamten Benutzerdaten administriert. Zu diesen zählen allgemeine Daten für die Anwendungen mit dem TecArt CRM genauso, wie mögliche Personaldaten. Die hier eingetragenen Daten können Sie dann individuell in Dokumentenvorlagen oder Signaturen verwenden. Beachten Sie dabei auch die Möglichkeit, verschiedene Daten in die Gruppeninformationen zu schreiben. Weitere Daten können Sie in der Registerkarte  einpflegen.

Grundlagen und Pflichtangaben

Pflichtangaben und besonders wichtige Angaben

Die rot unterlegten Zeilen sind sehr wichtige Angaben oder Pflichtangaben. Bitte schenken Sie diesen besondere Aufmerksamkeit.

FeldbezeichnungFunktion / Hinweise


Das Feld ist ein Pflichtfeld. Dieser dient der Anzeige des Benutzers im Firmen-Adressbuch, beim Schreiben von E-Mails oder beim Vergeben von Terminen und Aufgaben. Bitte schreiben Sie den angezeigten Namen immer in einer einheitlichen Schreibweisen, wie z.B. Vorname Nachname oder Nachname, Vorname, damit die Benutzer des Systems Ihre Mitarbeiter auch gezielt finden.

Feldbezeichnung

Funktion / Hinweise

Das Login ist der Anmeldename des Benutzers für die Anmeldung an das System. Dieser kann nach Bedarf gewechselt werden. Er darf nicht doppelt vorkommen. Den Benutzernahmen root können Sie nicht ändern. Er hat eine spezielle Bedeutung in der Benutzerverwaltung.

Das Passwort beschreibt das Startpasswort, welches Sie als Administrator festlegen. Die Anzahl der angezeigten Stellen, die Angabe keines Passwortes oder die Art des Passwortes unterliegen als Administrator keinen Regeln, wie sie unter der Systemsicherheit beschrieben und eingestellt sind.

Die im Feld angegebenen Punkte stellen keinen Bezug zu der tatsächlichen Länge des Passwortes dar. Sind allerdings keine Punkte in diesem Feld enthalten, wurde kein Passwort gesetzt. Vergeben Sie dringend aus Sicherheitsgründen ein Passwort.


Dieser Haken erzwingt eine Passwortänderung für den betreffenden Benutzer. Dieser wird nach Eingabe des alten Passwortes aufgefordert ein neues Passwort nach den in der Systemsicherheit festgelegten Regeln zu wählen. Wurde das Passwort durch den Benutzer geändert, wird der Haken automatisch wieder aus der Ansicht entfernt.

Die monatliche Passwortänderung erzwingt eine Änderung des bestehenden Passwortes nach jeweils 30 Tagen. Dieser Haken bleibt dauerhaft gespeichert.

Die Option ist in der heutigen Zeit nicht mehr zu empfehlen, da lieber längere und sicherere Passwörter eher zur Sicherheit beitragen. Bei häufigem Wechsel neigen Benutzer dazu einfachere Passwörter zu verwenden.

Mit diesem Haken erzwingen Sie die Überarbeitung oder generelle Festlegung der Sicherheitsfragen für den ausgewählten Benutzer mit der nächsten Anmeldung. Dieser Haken wird automatisch entfernt, sobald die Sicherheitsfragen überarbeitet wurden.

Das externe Passwort benötigen Sie in zwei Fällen. Wird kein Passwort vergeben, sperren Sie damit auch automatisch die beiden betreffenden Anwendungen.
  1. Im Fall der Nutzung der Ordner und Dokumente über WebDav, benötigen Sie dieses Passwort für die Anmeldung und Datenübertragung.
  2. Haben Sie den Zugriff auf bestimmte IP-Adressen in Ihrem System beschränkt (z.B. im Heimnetz) und wollen einigen Mitarbeitern einen zusätzlichen geschützten Zugang von abweichenden IP-Adressen gewähren, dann wird der Benutzer aufgefordert, vier Stellen des externen Passwortes anzugeben, um sich anzumelden. Eine Abfrage des externen Passwortes erfolgt nur, wenn die aktuelle IP-Adresse von den hinterlegten IP-Adressen abweicht.

Der Benutzer kann sich kein eigenes externes Passwort vergeben, wurde nicht zuvor ein Passwort durch Sie festgelegt.

Eine Aufforderung zum Wechsel des externen Passwortes, wie beim normalen Passwort, gibt es nicht.


FeldbezeichnungFunktion / Hinweise

Das Feld beschreibt den Benutzernutzernamen, welcher in der mit dem TecArt CRM verbundenen Telefonanlage verwendet wird. Setzen Sie keine Telefonanlage ein, bleibt das Feld leer.

In das Feld tragen Sie ein Standardtelefon des Benutzers, welches in der mit dem TecArt CRM verbundenen Telefonanlage verwendet wird. Werden mehrere Telefone genutzt, sind weitere Einstellungen und Angaben in der Registerkarte Click2Dial möglich.

In diesem Feld wird das Passwort des Benutzers, mit welchem er sich an der verbundenen Telefonanlage anmeldet, eingetragen. Diese Angaben kann der Benutzer über seine persönlichen Einstellungen auch ändern.

In diesem Feld können Sie die Nebenstellen Ihres Benutzers vermerken. Hat der Benutzer mehrere Nebenstellen, können Sie diese mit einem Komma trennen. Nutzen Sie die Click2Dial-Funktion, können Sie den Benutzer aus dem internen Telefonbuch oder dem Chat direkt über die Nebenstelle anrufen. Weiterhin wird bei einer automatischen Anrufprotokollierung, bei allen eingehenden Anrufen auf diese Nebenstelle, der zuständige Benutzer in der Anrufnotiz erfasst.

FeldbezeichnungFunktion / Hinweise

Dieses Feld kann genutzt werden, wenn Daten auf Grundlage einer eindeutigen Nummer mit anderen Systemen (z.B. Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung etc.) abgeglichen werden sollen. Es findet hauptsächlich im Bereich der Schnittstellen Anwendung.

Für jeden Benutzer kann ein Benutzerbild hinterlegt werden. Zum ändern laden Sie einfach ein neues Bild hoch oder löschen dieses ggf. über den Button unter dem Bild. Dieses wird bei einer Synchronisation mit mobilen Endgeräten mit synchronisiert.
FeldbezeichnungFunktion / Hinweise

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In diesen Feldern pflegen Sie die unternehmensinternen Daten Ihrer Mitarbeiter. Diese Daten können Sie ggf. für E-Mail-Vorlagen oder Dokumentenvorlagen verwenden. Statische Angaben, wie z.B. die Internetadresse, müssen Sie nicht befüllen. Pflegen Sie nur tatsächlich abweichende Daten, welche in den Vorlagen auch variabel verwendet werden sollen.

Sollen Daten der Mitarbeiter an mobile Endgeräte synchronisiert werden, müssen Sie die Felder befüllen, welche synchronisiert werden sollen.

Schreiben Sie Telefonnummern immer in internationaler Schreibweise, damit diese für Click2Dial im Startbildschirm oder Chat verwendet werden können.


Dieses Feld ist in der Regel kein Pflichtfeld, jedoch wird eine Adresse für die Zustellung von internen Systeminformationen benötigt. Dies könnten Hinweise auf einen Termin oder einen Anruf sein. Wurde keine Adresse eingetragen, können solche Nachrichten nicht zugestellt werden. Ein E-Mail-Konto ist keine Pflicht.

Die hier eingetragene E-Mail-Adresse wird auch als Standard-E-Mail-Adresse an die Registerkarte übergeben, bzw. ein als Standard festgelegtes E-Mail-Konto ergänzt im Fall eines leeren Feldes diese Adresse automatisch.

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In diesen Feldern pflegen Sie weitere Mitarbeiterdaten. Diese haben Auswirkungen in die Bereiche der Urlaubsplanung und Urlaubstageberechnung. Im Fall der Berufsbezeichnung können die Daten in Vorlagen verwendet werden.

Geburtstag, Eintrittsdatum und Austrittsdatum sowie die Regelarbeitszeit sind wichtig für die Module Urlaubsplanung und Dienstplanung. Aus diesen Daten werden automatische Funktionen, wie die Berechnung der Urlaubstage oder Überzeiten, generiert. Das hier eingetragene Geburtsdatum findet auch in der Geburtstagserinnerung auf dem Startbildschirm Anwendung.

Über den Schulblock können Sie Abwesenheiten von der Dienststelle bei Auszubildenden und Praktikanten definieren. Die Administration dieser Blöcke wird über Schulzeiten eingestellt.

Das Lehrjahr ist ein optionales Feld und muss händisch nachgepflegt werden. Der Wert wird, wie die Berufsbezeichnung, im Durchlaufplan angezeigt und bezweckt eine Sortierung anhand des Lehrjahres absteigend.
FeldbezeichnungFunktion / Hinweise

Der Arbeitstag in Stunden ist eine Angabe, welcher zur Gutzeitberechnung in der Dienstplanung benötigt wird. Diese Zeit ist jeweils auf eine 5-Tage-Woche in gleichen Abständen zu teilen. Darüber hinaus wird diese Angabe auch bei der Auswertung und Berechnung von Arbeitszeiten in verschiedenen Auswertungen verwendet. Im Fall von ganztägigen Terminen wird diese Angabe für die tatsächliche Arbeitszeit angenommen.

Stundenlohn in € ist die Angabe für einen generellen Stundenlohn des Mitarbeiters. Dieser wird bei allen Aktivitäten innerhalb des TecArt CRM angerechnet. In Projekten können Sie abweichende Stundenlöhne je Projekt angeben.
FeldbezeichnungFunktion / Hinweise

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Diese Angaben sind spezielle Angaben für die Anbindung der TecArt Software an einen Active Directory Server.

Über  können bereits angelegte Benutzer mit einer späteren Anbindung an ein AD verbunden werden.

Erweiterte Benutzerinformationen

Auf der Registerkarte können Sie weitere Benutzerinformationen zu einem Benutzer speichern. Die Felder können dann beispielsweise in Dokumentenvorlagen oder E-Mail-Vorlagen eingebunden werden.

Darüber hinaus werden die Daten, sofern die Felder in einem mobilen Endgerät vorhanden sind und die Daten des Benutzers auch abgeglichen werden dürfen, synchronisiert.


Zugriffsrechte und ihre Bedeutung

Abschnitt=Gruppenmitgliedschaft
Typ1=Gruppen
Typ2=dem Benutzer
Typ3=der Gruppe


Prüfung der zugewiesenen Rechte durch Rollen und Gruppen

Um die gesetzten Rollen- und Gruppenrechte eines Benutzers anzeigen zu lassen, fahren Sie mit der Maus über jedes einzelne Modul im Abschnitt Allgemeine Zugriffsrechte. Als Quickinfo wird Ihnen eingeblendet, ob dieses Recht über Rollen und Gruppen gesetzt wurde und wie diese heißen. Alternativ wird gezeigt in keiner Gruppe gesetzt.


Abschnitt=Rollenmitgliedschaft
Typ1=Rollen
Typ2=dem Benutzer
Typ3=der Rolle

Optionen

Vergeben Sie Rechte möglichst nur über Rollen und Gruppen. Sie vereinfachen damit die Administration erheblich. Der Aufbau der Administration für die Gruppen und Benutzer ist identisch. Nur ein paar kleine wenige Ausnahmen sind ausschließlich über die Benutzer zu administrieren.

BeschriftungFunktion

Erst mit diesem Haken vererben Sie alle eingestellten Rechte der zugeordneten Rollen und Gruppen diesem Benutzer. Er ist elementarer Bestandteil für die rollen- und gruppenbezogene Rechtevergabe in Ihrem TecArt CRM.

Mit diesem Haken können Sie diesen Benutzer vorübergehend deaktivieren. Darüber hinaus wird der Haken vom System automatisch gesetzt, sobald der Benutzer sich, eventuell durch die falsche Eingabe seines Passwortes, selbst deaktiviert hat. Ein deaktivierter Benutzer belegt keine Lizenz. Die aktuell verfügbaren freien und verbrauchten Lizenzen sehen Sie rechts oben.


Addition der Rechte

Bitte beachten Sie, dass sich die Rechte immer addieren. Dies gilt auch für negierte Rechte. Ein einmal gesetzter Haken in den Rechten des Benutzers oder einer Gruppe, welcher ein Recht gibt oder nimmt, gilt.

Positivrecht: Es ist egal, in wie vielen Gruppen ein Benutzer etwas nicht darf, sobald Sie 1x einen Haken für ein Recht setzen, besitzt der Benutzer das Recht.

Negativrecht: Es ist egal, über wie viele Gruppen der Benutzer etwas darf, weil eine Funktion nicht ausgeschlossen wird, sobald 1x ein Haken für den Ausschluss des Rechts gesetzt wird, verliert der Benutzer das Recht.



IP Zugriffsschutz

Der IP-Bereich definiert die IP-Adresse oder einen festen IP-Bereich unter der sich dieser Benutzer anmelden darf. Diese sollte nur in den TecArt-Server-Systemen vergeben werden. In TecArt-Cloud-Systemen nur dann, wenn Sie eine feste IP-Adresse für den Standort haben und auch nur unter Angabe der externen IP-Adresse Ihres Internetzugangs. Eine Vergabe ist nicht sinnvoll, sobald Benutzer den Arbeitsplatz wechseln können oder sich die IP-Adresse ändern kann. In diesem Fall lassen Sie dieses Feld bitte frei. Über den Button  können Sie einfach die aktuelle IP-Adresse des Rechners (nur Lokal) eintragen. Mehrere IP-Bereiche trennen Sie bitte mit Komma und schreiben diese fortlaufend. Ein Stern definiert einen ganzen IP-Bereich.

Beispiele:

  • 192.168.56.123
  • 192.168.56.123,192.168.56.234
  • 192.168.56.*,192.168.67.*

Wurde der IP-Bereich eines Benutzers ermittelt bzw. eingetragen, so kann er sich nur über diese Adresse anmelden. Dies gilt auch in dem Fall, wenn der Benutzer mit einem mobilen Endgerät synchronisieren möchte. Der Login des mobilen Endgerätes ist ebenfalls nur noch über die angegebenen IP-Adressen möglich.

Eigene Dokumente

Über den Bereich Eigene Dokumente können Sie die Zugriffsrechte für die eigenen Dokumente eines Benutzers neu , sollten diese aus Versehen durch den Benutzer verloren gegangen sein. Dabei öffnet sich nach dem Klick auf den Button die Rechtevergabe der Dokumente für diesen Benutzer. Andere Rechte als für diesen Benutzer können Sie zwar setzen, haben aber auf die Nutzung durch weitere Benutzer keine Auswirkung. Die Rechte bleiben auf den Benutzer beschränkt - dies gilt auch für Administratoren.



E-Mail-Konten verwalten

Auf der Registerkarte der gliedert sich in der Administration in mehrere Bereiche. Diese wurden kompakt gestaltet und weichen von der klassischen Bedienung für Benutzer ab. Die detaillierten Beschreibungen für die Einrichtung von neuen E-Mail-Konten, Filtern und Abwesenheitsnotizen finden Sie im Abschnitt E-Mail. Nachfolgend werden Hinweise, Tipps und Tricks genannt wie Sie die Administration beschleunigen und welche zusätzlichen Einstellungen wichtig sind.

Die generelle Administration ist vor allem von Bedeutung, wenn Sie die E-Mail-Konten-Einstellung für die Mitarbeiter in den Zugriffsrechten einschränken.

Einstellungen in den Bereichen E-Mail-Einstellungen, E-Mail-Ordner und Tickets können erst vorgenommen werden, wenn es bereits eingerichtete E-Mail-Konten oder zugewiesene Gruppen-E-Mail-Konten gibt.

Schneller mit der TAB-Taste

Haben Sie in den  im Feld eine E-Mail-Adresse hinterlegt, können Sie mit Hilfe der TAB-Taste schneller die Angaben ergänzen. Dies funktioniert sogar für das Passwort im Bereich der Ausgangsserver-Authentifizierung.

Konto wählen

Über den Bereich Konto wählen, wählen Sie die Einstellungen bereits eingetragener Konten des Abschnitts E-Mail-Konto aus, um diese zu bearbeiten. Sollten Sie noch kein Konto angelegt oder Gruppen-E-Mail-Konto zugewiesen haben, ist dieses Feld noch leer und wird erst nach dem Anlegen des ersten Kontos befüllt.

Haben Sie ein neues E-Mail-Konto angelegt, können Sie über den Button das aktuell ausgewählte Konto testen. Änderungen an einem Konto und an den E-Mail-Ordnern nehmen Sie auch immer nach der Auswahl des jeweiligen Kontos vor. Gleiches gilt für das Setzen eines Kontos oder

Daten in POP3-Konten

Bei der Löschung eines POP3-Kontos bleiben alle E-Mails im lokalen Posteingang erhalten, da diese bei Auswahl von POP3 vollständig vom E-Mail-Server heruntergeladen werden. Bitte beachten Sie daher, ggf. nicht mehr benötigte E-Mails bzw. E-Mail-Ordner vor Entfernung oder Deaktivierung des Benutzers entsprechend zu löschen, da diese ebenfalls Speicherplatz Ihres Systems einnehmen.

E-Mail-Konto

Die hier aufgeführten Einstellungen der E-Mail-Konten sind die des im oberen Abschnitt ausgewählten E-Mail-Kontos des Benutzers. Sollten Sie Gruppen-E-Mail-Konten angelegt, zugewiesen und ausgewählt haben, sind alle Felder bis auf für dieses Konto gesperrt. Alle Einstellungen können Sie nur über die Gruppe selbst vornehmen.

Ein neues Konto können Sie erst anlegen, sobald Sie auf den Button geklickt haben. Sobald Sie dieses gespeichert haben, erscheint es ebenfalls im Abschnitt Konto wählen.

Tickets

Das E-Mail-Konto, welches Sie standardmäßig für den Versand von E-Mails aus dem Modul Tickets nutzen möchten, legen Sie über die Drop-Down-Liste fest. Dies wird damit als abweichendes Standard-E-Mail-Konto nur für den Bereich der Tickets genutzt.

Wird die Zuordnung eines hier ausgewählten Gruppen-E-Mail-Kontos beim Benutzer entfernt und ggf. auch später wieder zugewiesen, wird die vorgenommene Einstellung zurückgesetzt. Sie müssen dann ggf. eine erneute Zuordnung vornehmen.

E-Mail Einstellungen

Die Einstellungen sind die Standard-Einstellungen des Benutzers, welcher dieser, sofern zugelassen, über das Modul E-Mail und den dort verankerten E-Mail-Optionen ebenfalls vornehmen kann.

E-Mail Ordner

Über die Auswahl , , , und können Sie Ihre Ordnerzuordnungen im TecArt CRM verändern. Möchten Sie beispielsweise, dass alle E-Mails des ausgewählten Kontos nicht in den Posteingang gehen, sondern in einen Unterordner, so können Sie die Auswahl bei Posteingang aufklappen und den gewünschten Ordner wählen.

Weitere Funktionen und Button

In der Ansicht dieser Registerkarte finden Sie weitere Button für den Aufruf weiterer Funktionen, wie Abwesenheitsnotiz und E-Mail-Filter.

Zusätzliche Benutzereinstellungen und Benutzerrechte aus den persönlichen Einstellungen des Benutzers

Die nachfolgenden Themen sind im Bereich der Benutzeradministration angesiedelt, da es teilweise notwendig sein kann, bestimmte Einstellungen oder pflegende Maßnahmen vorzunehmen. Auf diese Bereiche haben die Mitarbeiter ebenfalls Sicht und können Einstellungen über die persönlichen Einstellungen selber ändern.

Papierkorb

Auf der Registerkarte  werden alle vom Benutzer gelöschten Dokumente angezeigt. Sie als Administrator können den  oder Dokumente und Ordner an beliebiger Stelle innerhalb des TecArt CRM wiederherstellen.

Termine und Aufgaben

Über die speziellen Zugriffsrechte konnten Sie die generellen Einstellungen für das Lesen und Erstellen von Aufgaben und Terminen für den Benutzer im Unternehmen regeln. Gibt es keine generelle Freigabe oder abweichende Freigaben, können auf der Registerkarte bzw. individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Der Benutzer kann diese Einstellungen über seine persönlichen Einstellungen jederzeit selbst anpassen und verändern. Über die generellen Lese- und Schreibrechte aus den speziellen Zugriffsrechten, werden hier eventuelle Änderungs- und Löschrechte individuell erweitert. Die Ansicht in der Administration ist also eine Kopie der persönlichen Einstellungen des Benutzers. 

Globale vor persönlichen Einstellungen

Die speziellen Zugriffsrechte haben Vorrang vor den individuellen Einstellungen. Wird in den speziellen Rechten die generelle Sicht auf die Terminkalender oder Aufgaben erlaubt, spielt ein Verbot in den persönlichen Einstellungen keine Rolle.

Click2Dial

Auf der Registerkarte  können abweichende Telefonapparate/Softphones oder weitere Bedingungen für den Rufaufbau mit anderen Telefonanlagen für diesen Benutzer hinterlegt werden. Diese Einstellungen ergänzen die globalen Telefon- und CTI-Einstellungen.

Haben Sie dem Benutzer über die speziellen Zugriffsrechte das Recht entzogen, kann dieser keine eigenen Einstellungen vornehmen. Andernfalls sehen Sie als Administrator auch die Einstellungen des Benutzers bzw. der Benutzer Ihre Einstellungen.

Einen neuen Eintrag können Sie über das Kontextmenü und den Punkt erzeugen. Die weiteren Details und Beispiele für die Integration finden Sie in den globalen Telefon- und CTI-Einstellungen.



  • hat Auswirkungen auf Screenshots
  • Option "Gruppenrechte übernehmen" muss umbenannt werden > Feedback am aufgegeben > Austausch des Screenshots unter Optionen erforderlich