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Modul=Rechnungen

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Über die festzulegenden Arbeitsschritte können Sie jeden einzelnen Vorgang vom 2- bis 6-Augen-Prinzip erstellen, prüfen und versenden. Sie sind nicht gezwungen alle Schritte durchzuführen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit zwischen den einzelnen Vorgangsarten Unterschiede einzustellen. Durch das 2- bis 6-Augen-Prinzip kann auch eine Person von der Erstellung bis zum Versand alles durchführen.

  • Erstellen: Im ersten Arbeitsschritt legen Sie die Gruppe fest, dessen Mitarbeiter generell einen neuen Lieferschein anlegen dürfen. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter -Taste auswählen. Ein neuer Vorgang befindet sich immer im Status 0 - In Bearbeitung. Der Mitarbeiter sieht einen Button , ein Vorschaudokument des Vorgangs wird erzeugt. Über die Dropdown-Liste wählen Sie den Folgeschritt aus.
    • Wählen Sie hier 1 - Erstellt wird der Vorgang zur Prüfung übergeben (2- bis 6-Augen)
    • Wählen Sie hier 2 - Freigegeben wird der Vorgang zum Versand übergeben (2- bis 4-Augen)
    • Bei der Auswahl 3 - Versendet wird der Vorgang sofort nach Erstellung erstellt, eine Vorgangsnummer vergeben und ggf. der Versand via E-Mail eingeleitet.
  • Prüfen: Im zweiten Abschnitt werden erstellte Vorgänge zur Prüfung angeboten. Über die Festlegung der Gruppenauswahl bestimmen Sie, welche Mitarbeiter die Prüfung vornehmen dürfen. Diese Vorgänge befinden sich im aktuellen Status 1 - Erstellt. Über die Dropdown-Liste wählen Sie den Folgeschritt 2 - Freigegeben oder 3 - Versendet aus.
  • Versenden: Im letzten Arbeitsschritt legen Sie die Gruppe der Mitarbeiter fest, welche die Vorgänge abschließend versenden dürfen. Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Vorgangsnummern werden ebenfalls in diesem Schritt vergeben, die Dokumente erzeugt, im Vorgang wird der Status auf 3 -Versendet gewechselt.

Ein besonderes Recht können Sie über die Gruppenauswahl im Feld festlegen. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit, bis zum Versand des Vorgangs, Änderungen in jeder einzelnen Bearbeitungsstufe vornehmen zu können. Insbesondere an Daten des Vorgangs selber, Änderung von Einstellungen, bis hin zum Kontakt oder Rechnungskonto.

Sobald ein Vorgang versendet wurde, hat kein Mitarbeiter oder Administrator mehr die Möglichkeit Änderungen an diesem vorzunehmen. Diese können dann nur noch storniert werden.







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